管理信息系统案例--某化工厂开发管理信息系统的经验教训

某化工厂开发管理信息系统的经验教训某化工厂是一个生产硼化物的企业。该厂占地面积10万平方米，在册职工500人。改革开放以来，建立了厂长负责制，改变了经营方式，搞活了企业，经济效益明显增长。1990年作为全国知名企业家的厂长，为了进一步提高企业管理水平，决定与某大学合作，以委托开发方式为主研究管理信息系统。接受委托单位进行了可行性分析，认为根据当时企业条件，还不适于立即开始管理信息系统的全面开发，最好先研制一些子系统。原因是该厂技术力量薄弱，当时只能从车间中抽调出三名中专生和一名大专程度的技术人员组成计算机室，管理人员对于应用微型计算机也缺乏认识，思想上的阻力较大。但是，厂长决定马上开始中等规模的MIS开发。他认为，做个试验，即使失败了也没有关系，于是开发工作在1991年1月就全面上马了，学校抽调了教师和研究生全力投入。整个项目的研制工作开展得较有条理。首先是系统调研，人员培训，规划了信息系统的总体方案，并购置了以太局域网软件和五台IBM-PC机。在系统分析和系统设计阶段绘制数据流程图和信息系统流程图的过程中，课题组和主要科室人员在厂长的支持下多次进行了关于改革管理制度和方法的讨论。他们重新设计了全厂管理数据采集系统的输入表格，得出了改进成本核算，将产量、质量、中控指标由月末统计改为日统计核算。整个系统由生产管理、供销及仓库管理、成本管理、综合统计和网络公用数据库五个子系统组成。各子系统在完成各自业务处理及局部优化任务的基础上，将共享数据和企业高层领导所需数据通过局域网传送到服务器，在系统内形成一个全面的统计数据流，提供有关全厂产量、质量、消耗、成本、利润和效率等600多项技术经济指标，为领导做决策提供可靠的依据。在仓库管理方面，通过计算机掌握库存物资动态，控制最低、最高储备，并采用ABC分类法，试图加强库存管理。原计划从1991年1月开始用1年时间完成系统开发，但实际上课题组日以继夜地工作，软件设计还是一直延续到1992年9月，才开始进入系统转换阶段（即人工系统和基于计算机的信息系统并行运行阶段）。可以说，系统转换阶段是系统开发过程最为艰难的阶段。许多问题在这个阶段开始暴露出来，下面举一些具体的表现：1.手工系统和计算机应用系统同时运行，对于管理人员来说，是加重了负担，在这个阶段，管理人员要参与大量原始数据的输入和计算机结果的校核。特别是仓库管理系统，需要把全厂几千种原材料的月初库存一一输入，工作量极大，而当程序出错、修改时间较长时，往往需要重新输入。这就引起了管理人员的极大不满。2.仓库保管员不愿意在库存账上为每一材料写上代码，他们认为这太麻烦，而且理解不了为什么非要这样做。3.计算机打印出来的材料订购计划比原来由计划员凭想象编写的订购计划能产生明显的经济效益，计划员面子上过不去，到处说计算机系统不好使，而且拒绝使用新的系统。4.厂长说：“我现在要了解本厂欠人家多少钱，人家欠我厂多少钱，系统怎么显示不出来？”以上这些问题，经过努力，逐一得到解决，系统开始正确运行并获得上级领导和兄弟企业的好评。但同时企业环境却发生了很大的变化。一是厂长奉命调离；二是厂外开发人员移交后撤离，技术上问题时有发生；三是原来由该厂独家经营的硼化物产品，由于原材料产地崛起不少小厂而引起市场变化，不仅无暇顾及信息系统发展中产生的各种问题。与此同时，新上任的厂长认为计算机没有太大用，不再予以关心。这时，原来支持计算机应用的计划科长也一反常态，甚至在工作调整中不给计算机人员提工资，结果是已掌握软件开发和维护技术的主要人员调离工厂，整个系统进入瘫痪状态，最后以失败而告终。试根据上述问题结合所学知识回答下列问题：1）该厂关于开发项目规模的决策是否符合诺兰阶段模型？为什么？2）系统开发比原计划拖延较长时间，说明了什么问题？3）只开发成本管理系统而不进行整个财务系统的开发，对不对？4）企业管理人员的素质对系统开发有何种影响？5）通过这个案例，你认为企业一把手在开发MIS中的作用是什么？6）试用本案例说明MIS系统不仅是一个技术系统，而且还是一个社会技术系统。1．不符合。因为按照诺兰阶段模型，目前该厂的现状还处在诺兰阶段模型中的初装阶段，尽管有利用信息系统提高企业管理水平的愿望，但企业的内部环境还不成熟。匆匆决定上马中等规模的MIS开发是不合适的。2．从案例中列出的一些具体表现中，可以看出系统开发比原计划拖延较长时间的主要原因：一是由于该厂的信息基础、技术力量薄弱；二是中层、基层有阻力；三是对用户的需求分析不够充分；四是对各项开发活动的工作量估计不足。3．根据MIS发展的经验和规律，从目前企业所处的系统成长阶段，只开发成本管理系统而不进行整个财务系统的开发是有一定道理的。主要原因是：开发整个财务系统要求企业的信息管理水平上升到一定程度；二是基础数据要达到一定规模。4．管理信息系统的开发和应用是一种企业变革的努力，企业管理的传统思想和陈旧方法与MIS有着巨大的差距，如果企业管理人员对MIS的管理思想和方法不甚了解，同时又缺乏一定的信息技术素质，则在行动上可能对系统开发工作形成较大阻力。5．通过这个案例，可以看出企业一把手握有MIS开发与应用的生杀大权，滥用会招致失败。6．MIS全面使用计算机、网络通讯、数据库等技术。从这个方面看，它是一个技术系统。但另一方面，MIS作为一个人机系统，它的根基是组织，而组织是一个社会技术系统。因MIS是面向组织并为组织服务的系统，因此，MIS不仅是一个技术系统，而且还是一个社会技术系统。从这个案例中可以明显看出，MIS与组织结构之间的相互影响。2.案例讨论题：1)该厂关于开发项目规模的决策是否符合诺兰阶段模型?为什么?2)系统开发比原计划拖延较长时间，说明了什么问题?3)如果你是一把手,你会怎么做?1,根据案例介绍的情况，该企业属于初装阶段。该企业过去从来没有人接触过计算机。一点基础也没有，一下子就要开发比较大的项目，违背了诺兰的阶段模型总结的规律。2，说明了该企业的基础条件很差，在管理方面和人力方面都不到位。3，从该案例中领导的变化对系统成败的影响可以看出，企业一把手在开发MIS中具有举足轻重的作用。提供一点相关资料，你可以自己总结添加一下。系统开发比原计划拖延较长时间，说明什么问题？系统开发比原计划拖延较长时间说明开发管理信息系统是一项十分复杂的系统工程，MIS不仅是一个技术系统，而且是一个社会系统。开发MIS，不仅要解决技术问题，更要解决好管理问题。在开发过程中往往会发生许多事前难以预料到的因素，如：1．领导支持不够。例如原来支持系统开发的企业领导调走，新来的领导并不支持MIS开发。MIS是一个人机结合的系统，人和机不配合，显然，难以运行好。2．没有做好前期的可行性研究、系统分析等工作，没有弄清系统的需求，造成一再返工；3．管理需求发生了变化，设计要返工；4．信息系统的开发问题的解决还有赖于企业管理模式的规范化，系统开发的标准化等问题的解决。如果这些跟不上，也会影响系统进度；5．管理业务流程的改变遇到了实施上的困难。MIS开发涉及管理思想、管理制度、管理方法、权力结构和人们习惯的变化。例如重组工作流程、重新分工、重新划分职权，重新进行企业的组织设计，这方面可能会遇到困难；6．管理人员产生消极对抗情绪而没有很好地配合，不能及时提供和输入原始数据；7．经费超支，不能及时投入。8．人员培训工作没有及时做好。企业一把手在开发MIS中具有举足轻重的地位。国内外的实践证明，管理信息系统失败的主要原因往往是高层领导支持不力，主要管理者不是积极参加系统开发，而是站在旁观者，甚至反对者的立场上。这是因为开发管理信息系统是一项投资大、周期长的复杂的系统工程，它涉及机构调整、管理程序变更等许多带全局性的工作。新系统的运行还不可避免地会导致一些机构和人员的地位、作用及工作内容的变化，从而引起有关人员的抵制和不配合。如果没有主要领导和管理者的坚决支持和得力的措施作保证，开发工作很少有不失败的。实现管理信息系统首先要求管理方法科学化。对于计算机来说，只有输入数据十分可靠，才能获得有用的管理信息。如果原始数据十分混乱，计算机瞎算一通，当然算不出什么结果来。如果企业本身没有建立符合大生产客观要求的制度方法，管理人员自己还不懂得怎样解决企业管理问题，那末又怎么能教会计算机正确工作呢？企业一把手的重要任务之一是抓好管理科学化。只有这样，管理信息系统才能得到真正的应用。