医院人事档案管理的探讨

医院人事档案管理的探讨848000新疆和田地区人民医院赵文红摘要医院人事档案管理工作是医院人力资源工作的重要基础，是实施医院人才战略的重要保障。只有在认识上、制度上、配置上、来源上着力完善医院人事档案管理制度，才能充分发挥医院人事档案的重要作用。关键词医院；人事档案；管理人事档案管理是医院人力资源管理的重要组成部分。当前我国医院的人事档案管理制度已经初具模型，在实践的摸索中也形成了一些值得借鉴的制度和做法，但是总体而言，医院的人事档案制度还存在许多亟待解决的问题，人事档案制度的系统化和成熟化程度和档案制度在医院人力资源工作中的重要地位还极为不吻合，完善医院的人事档案管理制度任重而道远。因此，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为医院选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。1医院人事档案管理的现状人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件组成的，其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。1.1人事档案管理及归档意识相对淡薄。医院的主要中心工作是医疗，作为公共医疗服务机构，为广大的公众提供高质量的医疗服务是整体医务人员的职责所在，据此，管理人员也积极重视医疗的服务质量的提高，为医院的事业发展而努力，后勤行政人员需要积极配合临床一线业务，从而忽视了后勤行政人员在积极影响医院工作发展的能动性。上述医务人员的意识也就成为制约人事档案业务发展和高效利用的主要因素。也就形成了人事档案管理普遍存在“重管理、轻利用”的特征，普遍形成了本职工作基本完成，人事档案资料不丢失的工作意识，而缺乏积极主动构建人才信息库的意识和行为，更没有形成主动为医院发展建设提供人力资源信息的参考和建议，利用档案信息和数据，推动医院业务中的管理高效发展。也就造成当前许多医院人事档案管理职工档案管理意识淡薄，没有档案利用的认识，工作观念陈旧。1.2档案管理人员业务水平需进一步提高。档案管理人员业务水平是档案管理及服务整体水平的关键所在，当前医院档案管理的人员结构中，首先表现出来知识结构不平衡的状体，学历和知识体系构成的层次较低;其次是部分档案管理人员是调离和中途转行，对从事的档案管理工作研究和认识不深;最后，管理人员多数只安于现状，没有良好的积极心态来继续学习和努力提高，本来知识体系就存在欠缺之处，在没有主动学习提高的状况下，很难促进档案管理的水平发展。由于管理人员本身水平，严重影响了档案管理工作的提高。1.3人事档案管理方式和手段相对落后人事档案。管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作，人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室一直和人事办公室在一起，由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。长时间来，医院对于人事档案管理的重视程度低，也造成了在投入资金和人力的相对欠缺，表现出了基础设施差，设备更新慢，信息化程度低，管理手工作业，纸质文件材料是工作的对象的特点。因此，造成了医院人事档案管理的管理档案质量不高，利用率低，不利于档案科学化，系统化、标准化的管理。2医院人事档案管理的设想随着医院规模的不断扩大，人事制度改革和人员模式改变，给医院带来了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理(含档案)的整体管理水平。2.1增强对人事档案管理目的和意义的认识医院。人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。2.2加强和完善人事档案管理制度实行人事档案的社会化管理制度，制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。2.3加强干部人事档案管理，有效利用人才资源。干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。2.3.1建立卫生技术人员业务档案建立卫生技术人员档案，对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括:①基础材料:个人基本情况;学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证明、证书;专业技术工作总结;参加卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格任职材料:专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表;专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料:著作专题研究报告，学术论文(分级)，专业技术成果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料:“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料;参加专业学术会议的证书、证明;优秀医务工作者的材料、证书和奖状;专业技术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立，为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。2.3.2建立以人力资源信息为基础的医院信息管理，实现档案管理的信息化系统建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院人力资源管理一体化的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性，是保证信息准确可靠的基础，是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源，达到一方收集，多方共享。以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，如通过人事信息系统，完善财务工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益，如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。计算机技术的发展和网络的普及使得医院人事档案工作也有了新发展和新要求，加强医疗人事档案管理的信息化，注重高科技在医院人事档案管理中的应用，是医院人事档案管理制度的趋势。我国目前的医院人事档案已经逐步实现了电子化，即一些重要的档案已经以电子的方式予以保存，但是我国医院人事档案中的信息化建设还远不足够，还需要在实践中积极开发针对医院人事的系统和软件，并对档案管理人员进行相应的专业培训，使其掌握必备的计算机技术，另外，要积极探索医疗人事档案的查询制度，对于一些重要且可予以公开的涉及公共利益的医疗人事档案应该借助互联网或者其他计算机设备予以公开查询，要通过开展网上服务业务,如网上查询、搜索和评价等公开查询的方式以满足社会公众对医疗资源的知情权。2.4提高档案管理人员的素质。新形式下要提高档案管理的水平，必须提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式，使用科学的管理方法，通过全面的人力资源开发计划和医院文化建设，充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性，从而提高工作效率，创造新的工作业绩，为医院发展目标做出最大的贡献。③引入竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。2.5加强人事档案管理的现代化手段。增加资金投入，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。2.6注重收集，实现档案管理的动态性。我国目前的医院档案管理制度是静态的，千篇一律的，缺乏个性和特色的。很多医院中的医疗人事档案有固定的格式，所有的人的档案大同小异，缺乏自身的特性，也无法从档案中体现出个人的政治思想、道德素质、业务能力等综合反应个人能力和素质的指标，由此医院的人事档案在医院人才流动、人才发掘、人才培养方面的作用就比较有限，人事档案成为了一纸空文，人事档案工作也缺乏实效。因此，我们必须改变医院人事档案工作流于形式，医院人事档案空洞化的局面就必须拓宽医院人事档案的来源渠道，强化归档意识，对于能够反应医疗人员的综合素质的资料要及时归档，要强化个人和部门的归档义务，使大家认识到档案管理涉及每一个人的切身利益，关系到每一个人的职业生涯。档案工作不是静态化的，而是动态性的，只有不断拓宽档案的来源渠道，从不同的渠道丰富档案的内容，才能使医院人事档案真正成为医院人才工作的信息支持，另外，要丰富档案的内容和形式就必须构建完备的人才考核体系，要根据岗位职责的不同，设定科学的考核体系，对医务人员进行定期考核并将考核结果入档，只有这样才能实现医院人事档案的动态化管理。3体会医院作为公共服务机构，其服务质量是公共认同的关键，而决定服务质量的高低在于医院的人力资源的多少与利用率高低。医院人事档案管理的目的就是逐渐构建能够为医院管理层提供人力资源信息支持的服务工作，不仅仅是日常人事管理政策的制定，更多是为医院的整体发展水平的提高服务，充分调动人力资源的生产力作用，培养高素质的医务人员，进一步提高医院的竞争力。参考文献：[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].第二版.北京：中国人民大学出版社，2006年1月[2]唐微微，李秀艳.医院专业技术人员业务档案管理初探[J].中国医院管理，2006,21(4):50.[3]许剑波，姚云华.医院档案管理信息化建设的现状及对策[J].中国现代医生，2010,1：56