零售连锁物流的系统分析(doc5)(1)

零售连锁物流的系统分析配送中心采购计划管理系统采购计划管理系统是配送中心的辅助管理系统之一，与其它业务系统无缝联结，以物流流为核心反映企业的采购管理过程，可实现计划的自动生成，比价管理、采购订单的管理等。与采购管理无缝连接，可自动生成仓库接货通知。计划的自动生成，可根据库存最低限量、月平均调拨量，自动生成采购计划。或者根据分公司或门店上报计划汇总量，或请货计划的不满足量生成采购计划。当然也可人为增加、删除、修改采购计划。至于比价采购，微机可自动根据以前进货信息，自动查找最低进货单位、最近进货单位。也可设定供应商，分发采购计划，汇总比价各供应商的报价，自动选择不同品种的最佳进货单位。在订单管理中，微机可根据采购计划生成采购订单。采购订单可人为增加、删除、修改。完成GSP管理需求的购进合同管理。也可根据采购订单自动生成仓库的接货通知，仓库的验收单可根据接货通知补充生成。配送中心工作过程在采购入库管理中，首先遇到的是采购计划的制定。计划主要分大计划和补丁计划。大计划是指月初的采购计划。大计划的主要生成方式：(1)各分公司与门店请货计划的汇总量。(2)配送中心出库均量的一个采购周期的总量。工作过程：采购部根据每月销售出库均量，按采购周期，生成每月的对外采购计划粗表，或者根据请货计划汇总生成采购计划粗表。进货计划人员审核此表，参考库存情况，确定实际进货计划。补丁计划的主要生成方式：各分公司和门店请货计划的不满足量；客户销售订单的不满足量；低于最低库存限量的仓库品种。而采购订单的生成方式，一般用招标采购或微机自动筛选。招标采购一般针对月初大计划而言。采购计划生成以后，按设定的供应商自动分发，供应商返回后，微机自动比较价格，按供应商生成各自的订单，并分发各供应商。另一种方式：微机根据以前的进货记录，自动搜索最低进货单位。采购人员根据微机提供的参考单位，沟通供应商，逐品种确定采购订单的内容，同时操作微机。如果微机提供的最佳供应商不能按期满足自己的需求，采购人员需查询以前的进货明细，人为选择确定单品的供应商。其中，月中微机随时根据库存最低限量，自动生成缺货品种明细表，微机自动搜索已经确定采购订单但尚未到货品种，采购订单制定的其他过程同前文提到的一样。如果是新单位，业务需进行首营供应商的登记，确定单位编号并登录微机备案,存档各种资料；如果是新品种，物价需进行首营品种的登记，存档各种资料，确定产品类别、货号、售价等信息并登录微机备案。采购定单制定后，按验收单格式打印输出，传到仓库，成为仓库的“入库验收通知单”，作为仓库保管员的验收入库依据。来货后，质检人员根据检验记录及入库验收通知单等填制入库验收单，在微机上处理入库验收单，即告知采购部货已到仓库，。仓库保管员按批次存放货物。验收单打印备案，此时不增加微机实货库存。在确认采购订单是否到货的过程中，筛选出未到货的订单，业务部可以及时根据未执行订单改变供应商，生成新的采购订单。同时也可以根据订单的执行率，考核供应商的供货及时率。采购人员或质检审核入库验收单，自动生成入库单，以微机打印的一式四联入库单正式登录业务库存帐。仓库确认业务传来的入库单，增加仓库库存帐。财务根据正式入库单或估价入库单，登录财物帐。销售出库管理客户分两种情况，自己公司下属的分公司和门店，无需进行资信的审核和授信。其他客户原则上进行信用额度界定。如果是新单位，业务需进行首营客户的登记，确定单位编号并登录微机备案,存档各种资料。微机开单过程中，固定客户可以设置价格方案。自动检查客户的信用额度，品种的最低限价。批号出库可以有两种方式：按批号从老到新的原则自动出库；手动选择批次号。微机开单同时选择出库仓库、业务人员等。记账后，减业务部微机库存，打印一式几联销售出库单、销售记录、出库复核记录、发票等。如果客户是现款提货，财务收款、盖章，客户可以到仓库自提。建议：原则上客户不能单独到仓库提货，入库仓库微机与业务微机联网，并进行出库单据核销确认。客户或业务员持有效单据到仓库提货，仓库严格按批次号发货，根据实际配货情况，进行发货确认，如果实货与单据有异议，通知业务进行处理，发货确认后处理仓库的实货库存。业务处理完毕后，实际发货单据的“财务联“传递到财务部。财务根据销售出库单，登录财物帐。财务核算财务部根据业务部传来的入库单，挑选记财务帐，登录财务库存商品帐借方，增加应付帐款，月底打印购进明细表。付款时，可自动核销或人工核销入库单；批发出库时，根据传来的发货单登录财务库存商品帐贷方；调拨出库时，根据传来的发货单登录财务库存商品帐贷方。微机自动结转销货成本、库存成本、毛利。如果需要在物流软件中管理发票，管理结算，管理往来单位的品种明细，需要启用核算模块中的发票管理和结算管理。供应商的发票到位后，在“发票管理”中录入发票，核销发票对应的品种明细；给客户开发票时，“发票管理”中录入发票，核销发票对应的品种明细。付款或回款后在“结算管理”中录入结算单，核销对应的发票，如果没给客户开发票的情况，原则上应做一个总的虚拟发票，以便可以自动生成相应的凭证。如果企业是业务财务全部使用软件管理，每月需定期生成财务凭证，具体方式：实施时单独设置凭证模板。