办公室主任岗位说明书

办公室主任岗位说明书岗位名称办公室主任岗位编号所在部门办公室岗位编制1人直接上级分管高层领导薪酬类型直接下级办公室副主任、专职秘书岗、首席翻译岗、外事管理岗、法务管理岗、企业宣传岗、行政后勤管理岗、信息化管理岗、档案管理岗、文秘岗、文秘助理岗、前台岗、司机岗所辖人员14人岗位分析日期2004年11月本职：在分管高层领导的领导下，负责集团公司二大会议议题的收集汇总并报请会议主持人审定，协调和处理集团本部的日常行政后勤、外事、法律、宣传、翻译、信息化等综合事务，保证公司的高效正常运转，为集团公司的各部门的工作提供有力的服务，并协助总经理有效协调管理各部门和所属公司的工作职责与工作任务：职责一职责表述：负责组织拟定公司有关行政管理制度，制定办公室工作计划、年度预算并完成工作总结工作时间百分比：%工作任务负责根据上级领导或相关部门意见或建议，组织修改、完善本部门相关管理制度，包括固定资产管理制度、办公用品管理制度、公司发文管理制度、档案管理制度等相关管理制度，并上报主管经理审批负责组织推行所制订的制度，监督其执行情况根据执行过程中的实际情况，组织修订、完善有关行政管理制度和实施细则负责组织拟订办公室业务规范或办公室业务操作规程依据公司年度经营计划，组织制定部门工作计划和实施步骤，并完成工作总结组织制定部门年度费用预算并全面监督预算实施，审核各项预算费用（包括办公用品、劳保用品、接待费用、医疗费等）的实施负责集团各种规章制度的综合管理职责二职责表述：配合集团领导，协调管理集团本部及所属公司的工作工作时间百分比：%工作任务负责集团高层重大活动的日程安排协助集团领导对内对外事务的联络、接待根据领导意图、指示或授权处理有关事务，协调管理集团本部及所属公司的工作负责集团与政府有关部门、社会有关部门、单位的事务联络与处理职责三职责表述：负责组织重要会议、重大活动，对会议及文件决议进行催办工作时间百分比：%工作任务负责组织收集和汇总党政联席会议、总经理办公会会议议题并报请会议主持人审定负责组织集团党政联席会议、总经理办公会会议资料准备、会议通知、会议记录以及会议决议、纪要的起草、印制和分发根据总经理办公会、党政联席会等集团工作会议的决定、决议和集团高管层的专项指示，对集团各部门、各单位有关工作的进度情况、落实情况进行询问、督查、反馈负责组织集团重大活动方案的制订、重大活动的通知、筹备、协调和组织以及后勤服务；以及集团重大活动的影像制作、文字记载以及信息宣传等职责四职责表述：负责组织安排、处理公司总部的日常行政事务，保障公司总部正常运转工作时间百分比：%工作任务负责组织落实对内对外、对上对下沟通联络工作，及领导的决议和决定的执行情况的督办工作负责组织管理公司日常接待工作负责组织健全完善集团系统安全保卫组织网络负责组织集团本部作息时间、办公制度、工作纪律的制订和监管负责组织管理集团系统节假日及特殊时期的值班负责组织集团产权房屋和物业的管理以及集团的房改工作负责组织管理集团系统计划生育、公共卫生、绿化、义务献血、防灾减灾及社会公益工作职责五职责表述：负责组织管理固定资产、办公用品，包括车辆的管理等后勤管理工作工作时间百分比：%工作任务负责组织审核各部门需要购置固定资产和办公用品的需求计划负责组织购置、发放、领用、保管和维护固定资产和办公用品，特别是车辆等重要物资负责组织集团总部的通讯、饮水及工作餐、集团领导业务招待餐的管理负责组织管理集团总部办公区域的美化以及卫生保洁工作负责组织集团总部报刊订阅和员工体检的管理职责六职责表述：负责组织文秘和档案的统一管理工作时间百分比：%工作任务负责组织起草集团本部各类行政文稿报告、总结及领导讲稿负责组织文件收发、登记、文印等工作负责组织集团机要文件及集团的档案管理工作负责组织集团本部印章、证件、证信管理以及组织集团营业执照、机构代码证书的年检和使用管理职责七职责表述：负责组织管理集团法律事务工作工作时间百分比：%工作任务负责组织跟踪研究影响集团发展的国内外相关法律法规，参与重大经营决策活动的谈判，向公司管理层提供法律意见和决策支持负责组织进行对外法律事务，包括诉讼和非诉讼法律事宜负责组织起草、审核集团重大合同并提供法律审查建议负责组织为集团总部法律事务、二级公司的法律工作指导职责八职责表述：负责组织管理集团外事工作工作时间百分比：%工作任务负责组织集团公司范围内外事管理负责组织办理集团公司出国团组的出国手续负责计划内出国任务文件的审批，计划外出国任务的审核负责组织集团领导审阅所需外文及组织特种外语语种的翻译工作职责九职责表述：负责组织管理集团宣传工作工作时间百分比：%工作任务负责组织制定集团的宣传制度，并组织实施负责组织制定集团的网络管理制度，并组织实施负责组织落实集团的品牌推广和企业形象宣传负责组织收集整理集团的业绩，建立集团宣传资料负责组织宣传资料的制作和发行职责十职责表述：负责组织集团的信息化规划管理和维护工作工作时间百分比：%工作任务负责组织集团信息化管理制度的建设和执行工作负责组织集团的信息化规划管理和实施工作负责集团信息化设施和资源的维护工作负责组织集团设施和软件等的购置管理工作负责组织指导二级公司进行信息化建设工作职责十一职责表述：负责办公室的部门管理工作工作时间百分比：%工作任务负责工作任务分派，指导下属完成各项工作负责下属员工的绩效考核和评价负责下属员工职业生涯指导、能力开发指导和培训安排负责制订部门费用预算计划，审核和控制费用开支协调本部门与其它部门的关系职责十二职责表述：负责完成上级领导交办的其他工作工作时间百分比：5%权力：业务权公司规章制度建设的建议权；公司发展战略实施方案建议权集团范围内的固定资产管理及使用权对领导批示及会议决议的贯彻执行情况的检查督促权对公司印章使用的要求有审核权对其他部门文档资料的索取权人事权对直接下级人员调配、奖惩的决策权，晋升的提名权对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权对所属下级的工作争议有裁决权对本部门员工出勤的监督权财务权对本部门预算内的费用有使用权对各部门行政经费使用的监督权工作协作关系：内部协调关系总经理、副总经理、总经理助理、集团本部各个部门、所属公司外部协调关系国资委、商务部、发改委、有色金属行业协会、相关其他协会、其他同行企业、新闻媒体等任职资格：标准教育水平及经验要求本科及以上学历，10年及以上工作经验，其中同职能领域5年及以上工作经验，5年及以上管理岗位工作经验；政治素质要求共产党党员专业管理、经济、公共事务及相关专业培训经历企业管理知识培训、行政管理知识培训、法律知识培训、有色金属行业知识培训等知识通晓企业管理知识，行政管理知识，熟悉国家政策法规，具备法律、外事、有色金属行业知识关键能力出色的组织能力、协调能力、人际能力、书面表达能力；良好的沟通能力、管理能力、计划与执行能力其它：使用工具设备便携式计算机，打印机，一般办公设备工作环境独立工作室工作时间特征经常加班所需记录文档简报、汇报材料、媒体宣传报道材料、公司年度工作总结、领导重大活动安排事项、领导论文讲稿、党政联系会议、总经理办公会议记录备注：