加强连锁超市门店存货盘点内部控制的探讨(杂志版)

作者简介：黄兆俊（1971年-），男，会计师，联华超市股份有限公司上海标超预算部；加强连锁超市门店存货盘点内部控制的探讨●黄兆俊/文【提要】连锁超市门店现行库存盘点模式存在着盘点结果差错率高、弄虚作假难以杜绝等内部控制缺陷，制约着企业经营管理水平提升。笔者结合工作实际，就连锁超市企业通过建立监督盘点机制、采用先进盘点方式、加强员工培训、建立有效分析工具、加强内控检查等等方法，以加强内部控制制度建设作一阐述。存货盘点工作作为库存管理工作的一个重要环节，对于准确核定门店库存、防止存货非正常损耗和提升门店经营绩效都有非常重要的作用，因而加强超市企业门店存货盘点内部控制管理和内部控制体系建设具有重要的现实意义。连锁超市门店存货主要包括中心仓库配送商品、供应商直送商品和门店自行加工的各类生鲜商品、常温商品和工业品。但现有存货盘点模式下，标准超市门店普遍存在着盘点工作效率低、盘点差错率高、盘点中弄虚作假现象时有发生、员工缺乏盘点专门培训和缺乏系统盘点分析方法等缺陷，制约着门店经营管理水平提升，特别是制约门店商品管理能力的进一步提高，因而连锁超市企业必须在建立监督盘点机制、采用先进盘点方式、加强员工培训、建立有效分析工具和加强内控自测及检查等方面加强门店盘点内部控制管理和内部控制体系建设。一、连锁超市门店现有存货盘点模式特点及内部控制缺陷（一）、现有存货盘点模式特点：连锁超市盘点组织形式为门店根据公司总部指示，由店长组织门店员工对门店存货进行盘点，由于门店数量众多，公司总部只能对极少数门店实施现场监督盘点。盘点方式主要是抄报表、抄电子牌卡等盘点方式。即初盘人员将门店货架商品数量记录在电子牌卡上，计价、计重商品、仓库商品、残次商品、高低温库商品抄报在盘点表上，通过复盘和抽盘人员复核后，在指定收银POS机上输入商品编码和数量，通过POS机作业，将实盘信息传输到后台MIS系统进行处理，与后台帐面库存数量、金额进行比对后，最终形成盘点盈亏数据。此外，各连锁超市企业已基本建立了盘点操作流程、考核及奖惩制度等制度性文件，制定考核标准，并按照综合盘亏率对门店进行考核。对盘亏超标门店，公司总部会要求店长就超标原因做专门分析报告，同时采取盘点分析会议形式分析总结盘点经验教训。盘点工作培训则以老员工带新员工为主，公司总部短期专门培训为辅；（二）、现有存货盘点内部控制缺陷分析：1、由于没有专业督盘人员，可能存在着门店的弄虚作假现象。目前库存盘点模式下，由于绝大多数门店都是自行进行盘点，违背不相容职务相互分离控制要求，在缺乏有效的内部监督情况下，部分日常经营管理较差的门CommercialAccounting2009•8•16期店为了掩盖漏洞，可能采取各种方法伪造盘点和库存数据，导致盘点数据失真。2、单品准确率较低：盘点结果的差错率较高，盘亏超标现象严重。现行库存盘点方式下手工工作量较大，难免存在人为误盘、漏盘、错盘等盘点错误。此外，由于门店经营管理特别是商品管理还延用原来的粗放型管理方式，不注重单品管理，串类、串号成为普遍现象，因而导致较多门店单品盘点出现盘亏超标现象。3、门店员工流动性高，员工缺乏专业培训，导致门店盘点技能难以得到提高。门店员工盘点工作培训主要延用老员工带新员工或公司培训部的短期培训方式。首先、由于门店员工流动性较大，新进员工得到的正式盘点工作培训较少，且由于培训方式比较落后，导致员工盘点工作不熟练，工作效率不高。4、缺乏对盘点结果的专门分析工具，盘点中存在的问题一再发生。由于门店后台MIS系统缺乏盘点数据分析程序和软件，对于盘点结果产生的原因（换货、串类串号或门店偷窃），店长无法及时做出判断，门店难以采取切实有效措施堵防漏洞。5、缺乏有效的内部控制评估和检查，内部控制体系建设不完善。较多连锁超市公司未真正建立门店库存盘点内部控制自评和检查制度，或虽然出于外部审计的要求建立了相关制度，但基本流于形式，未能真正起到揭示内部控制风险的作用。二、加强库存盘点内部控制管理和体系建设的设想（一）成立专业监盘队伍，杜绝门店弄虚作假现象。根据不相容职务相互分离控制要求，为确保企业内部控制切实有效地执行，必须建立完善的内部监督机制，因而建立独立于超市门店自身的第三方监督盘点机构显得尤其重要。考虑到门店聘请外部盘点机构负担较重，可以成立内部专业盘点队伍作为独立于门店的第三方机构全程参与门店盘点工作，即门店盘点整个流程从仓库、残次、欠条的确认输入，货架商品的复盘输入及后台操作都有专业盘点人员进行，以保证门店的盘点数据真实可靠。考虑到独立性问题，专业盘点队伍的应当由公司总部直接领导或隶属于审计部门，人员配置应精干高效，人数以8-10人为宜，应挑选基层门店具有丰富管理经验、能熟练操作计算机等先进设备的员工组成，如：门店财务、电脑操作员等，监督盘点的门店数量每年应要达到总数一半以上，且两年内监督盘点工作应覆盖到全部门店，以发挥应有作用。（二）、采用先进盘点工具，提高盘点工作效率。先进的现代化盘点工具可以使门店盘点数据正确性显著提高，降低盘点数据输入过程中人为失误的差错率。随着电子扫描技术的开发利用，便携式且具有存储功能的扫描设备开始在商业企业中广泛应用，从而为连锁超市企业门店的盘点工作创新在技术上创造了有利条件。目前较多商业企业采用了手持盘点服务终端（简称“手持终端”）设备，该设备具有扫描、存储功能、数据输入和输出等多功能。在盘点工作中盘点人员全部采用新式手持终端进行百分百的初盘、复盘，即将盘点数据直接输入新式的手持终端；盘点结束专业盘点人员将手持终端内数据从后台导入生成盘点凭证，并由专业盘点人员修改数据、审核盘点凭证直至MIS系统关帐，则可以大大降低手工操作风险，提高盘点工作效率。CommercialAccounting2009•8•16期（三）、以单品管理为抓手，持续跟踪门店商品管理工作。单品管理是现代、高效的商品管理方法，门店单品库存数据不准会向连锁超市门店自动补货系统提供错误的信息，导致补货决策出现失误。因而连锁超市企业门店商品管理必须由原来的粗放型管理向精细化管理转变。首先，对门店盘亏考核由原来考核门店综合盘亏率，转向考核门店单品盘亏率；其次，对门店盘点差错率较高的单品和出现库存异常单品，公司总部应建立日常的单品抽查制度，以促进了门店单品准确率的逐步提高；第三、门店要建立日常的单品自我抽查机制，如每天抽取50只单品，核对其准确性，并找出差错原因进行改正，建立单品抽查登记备案制度。（四）、开发专业分析软件，提高门店盘点数据分析能力。随着门店后台MIS系统等管理信息系统不断更新换代，信息系统供应商可以根据顾客需要开发出较强针对性、强大功能的分析软件。笔者认为可从以下几个方面进行开发：1、上次盘点数据及两次盘点间的换货数据在一个界面中的系统开发，通过该系统界面的开发，店长能及时在盘点当天发觉盈亏原因是否是上次盘点造成还是期间换货造成，从而使门店店长有针对性地查找商品差错原因，缩短盘点差错查找时间；2、盘错商品查询功能开发。盘错的商品包括：（1）上次全局盘点无库存，上次盘点到本次盘点间无进销，本次盘到的商品；（2）上次全局盘点有库存，上次盘点到本次盘点间无进销，本次未盘到的商品。第一种情况可能是供应商的赠品门店未入帐，第二种情况可能是门店漏盘。通过该盘错商品查询系统截面，门店店长立即可以了解到盘亏原因是漏盘还是赠品未入帐。（五）、多种形式的带教培训，为专业盘点队伍的培养提供了有效保障。根据企业内部控制制度的要求，每一岗位员工必须具有业务性质和复杂程度相称的足够的胜任能力和培训经历，因而通过培训提升门店员工工作能力是保证企业内部控制制度得以有效运行的重要的因素。门店员工的盘点工作培训若沿用常规的课堂教学培训方式，由于没有和实际工作相结合，培训效果并不理想，因此可以采取“带教培训”方式，即1、门店盘点现场培训：即培训人员实地参与门店大全局盘点和日常审计检查，带教人员对所培训内容进行实地讲演，再由培训人员实地进行操作，带教人员对培训人员不正确的操作再进行纠正，从而使培训人员尽快掌握操作要领；2、带教人员和培训人员参加各种类型的盘点专题分析会议，通过专题分析会议可以总结经验教训，防止常见、多发问题的出现。（六）、建立内部控制自查和检查的常规机制，不断完善存货盘点内部控制体系建设。定期和不定期的内部控制自评和检查，可以在很大程度上发现内部控制缺陷，通过整改可以不断完善内部控制的建设。连锁超市企业应建立门店存货盘点内部控制自查表和检查表，形成定期、不定期地进行自我评估和由专门部门的检查的机制，自查和检查的内容应包括存货盘点内部控制的所有关键控制点，如：盘点数据的输入及复核、数据修改权限规定等。（作者单位：联华超市股份有限公司上海标超预算部）编辑：思思