发文管理制度权威版

1发文管理办法第一章总则第一条为贯彻落实学院实施“两强两高”战略以及适应网络化管理要求，进一步加强学院团委发文管理，增强发文的严肃性和权威性，规范发文程序和格式，保障发文安全有序，提高发文质量和效率，加强文件的档案管理，根据我院实际情况，团委特制定本管理办法。以下简称为：办法。第二条本办法以统一团委对内发文的文件编写标准、格式要求、拟发程序为原则。凡属于需要发放至团委所属部门并予以公示的文件，都属于本办法规定的发文范围。本办法中所涉及的文件，都出于本定义内容。第三条本办法适用于学院团委所有部门。第二章管理部门第四条学院团委对内发文由团学办公室实行归口管理，团委任何其他部门不得自行对内发送正式文件。第三章文件种类第五条决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”，经会议讲座通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。第六条通告：公布应当普遍遵守周知的事项，用“通告”。第七条通知：发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项，用“通知”。第八条通报：表彰先进、批评错误，传达重要情况，用“通报”。第九条报告：请示：向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”，向上级请求批示、批准，用“请示”。2第十条批复：答复请示事项或对下级布置工作，用“批复”。第十一条会议纪要：传达会议决定事项和主要精神，要求全单位共同遵守执行者，用“会议纪要”。第十二条工作志：记录日、周、月工作情况（包括工作安排、工作业绩、工作设想与建议等）者，用“工作志”。第十三条工作计划：进行本年、季、月、周工作安排者用“工作计划”。第四章发文程序第十四条拟稿由学院团委指定团学办公室专人负责起草书面文稿。文字要准确、精练，用语要规范、贴切，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密。最后一页无正文时，应在本页正中间注明此页无正文。首页之前应附上各系发文审批表单（详见附表1），并填妥有关内容，送相关分管领导审核。第十五条审核书面文稿由团学办公室相关负责人递交至团委相关负责人负责书面审核，审核痕迹应保留在审核原稿上。第十六条签发审批者对文件内容均无异议，发文者填写《兰州理工大学技术工程学院团委文件签发单》（详见附表2）或《兰州理工大学技术工程学院学生联合会文件签发单》（详见附表3）交由团总支书记进行审核，确认无误后，由团委指定专人负责填写《兰州理工大学技术工程学院团委印章申请使用登记单》（详见附表4）经团总支书记签字，加盖学院团委公章后方可根据文件中所规定的主送、抄送、报送部门正式下发文件。团委红头文件在发文前还须填写发文字号，再进行下发。3第十七条发布经审批签发后的文件加盖学院团委公章后方可下发。发布文件时应按照发文审批表标注的相关对象和时间等要求进行发布。一般签发时间与印发时间不能超过一天。第十八条存档管理文件存档包括已经审批签发的书面文件和电子文档，由学院团委指定专人负责登记，书面文件存档资料应包括文件原稿、发文签发单、用印申请单、正式文件，其中正式文件包括两份，一份上交档案馆，一份交由团委存档。相关文件应按发文编号，并加盖学院团委公章后存档。第四章书面文件格式要求第十九条采用统一的正规文头，注明发文字号、题目、正文、发文单位，附件，抄报机关、抄送机关、印发时间和主题词等事项。第二十条发文标题应能简要反映正文的主要内容，措辞要简明扼要。标题应准确标明公文种类（如通知、公告、批复等），除引用法规、规章、外部通知等名称时需加书名号外，一般不用标点符号。如标题较长需要断行，应做到词义完整，排列对称，间距恰当。标题格式为三号加粗宋体居中排布。第二十一条主送单位（人员）在公文标题之下、正文之前，用四号加粗仿宋体字顶格撰写，后加冒号，主送单位的全称、特称、简称，均应使用统一的表达形式。第二十二条文件正文为四号仿宋体字，段落前首行缩进两个字符。正文文字行距一般为行距固定值1.5倍，应确保页面整洁有序的同时节约纸张。第二十三条如有附件，应当在正文之后、发文单位和发文日期之前注明附件名称和顺序，并且在正文中进行相应说明，其格式跟正文格式一致。4第二十四条发文单位的落款一律为学院团委全称，不得以简称、代称或部门形式出现。发文日期，一律以团总支书记签发日期为准。第五章附则第二十五条公司各职能部门、各管理条线应严格遵守本管理办法中的相关要求。第二十六条本管理办法解释权归兰州理工大学技术工程学院团委由院学生会办公室负责监督执行。第二十七条本管理办法自颁布之日起施行。附表1：各系发文审批表单附表2:兰州理工大学技术工程学院团委文件签发单主办单位标题附件主题词拟稿人年月日核稿人年月日会签5年月日签发人年月日文号兰理工技团发[]号封发时间发文数量注：各系学生分会申请发文，核稿人均为各系团总支书记。附表3：兰州理工大学技术工程学院学生会文件签发单主办单位标题附件主题词拟稿人年月日核稿人年月日会签年月日6签发人年月日文号兰理工技学发[]号封发时间发文数量注：各系学生分会申请发文，核稿人均为各系团总支书记。附表4：兰州理工大学技术工程学院团委印章申请使用登记单用印单位用印事由用印时间年月日申请人印章名称、数量及审批签字印章名称是否使用数量审批签字团委印章团委钢印学生会印章社团联合会印章大学生素质拓展认证印章备注：1.“用印申请人”为团委、学生会、社团联合会主席团成员、各系团总支书记；2.“审批签字”为团委主管印章负责人；3.审批签字后，用印申请单由团委直属部门“团学办公室”管理，以备核查。