合同档案管理制度

合同档案管理制度第1页共7页合同档案管理制度合同档案管理制度第2页共7页一、总则为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，逐步实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。二、适用范围本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、项目合同文本（包括采销合同）、项目设计方案、相关会议记要、项目验收资料等。三、合同档案管理原则1、合同档案实由公司商务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。2、商务部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料。3、财务部视具体情况可留项目合同复印件做为催收货款使用。合同档案管理制度第3页共7页四、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交商务部。2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向商务部移交。3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》（见附件表一）。双方签字认可后方为完成交接手续。五、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号（按公司原制定的项目文件编号方法编号）。2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。3、商务部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。4、商务部应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。5、各部门员工可在商务部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须填写《合同档案借阅登记表》（见表二）经商务部经理签字同意后，方可在商务部合同档案管理制度第4页共7页办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。6、借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁，如果为光盘软盘类资料要尽量保持载体无划损。7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节轻重予以处罚。8、所有借阅者不得将借出的保密性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或其它任何方式留有复件。如是工作需要须复印文件资料的，须在《合同档案借阅登记表》备注说明原因。9、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，也不得在公司内部传阅，违者视情节予以处罚。10、为方便信息资料的流通，所有文件资料均有一定借阅期限，借阅期限依文件资料的类别由档案管理员告知归还日期，如因工作需要文件资料还需继续使用的，需办理续借手续。六、附则1、本制度自2011年7月1日起开始实施。2、本制度由公司行政部负责监督执行。3、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。合同档案管理制度第5页共7页文件归档登记表表一序号归档日期归档资料名称(或文件编号)数量归档人接收人备注合同档案管理制度第6页共7页合同档案借阅登记表表二序号借出档卷归还档案备注借出日期借阅人批准人使用目的数量档案名称(或文件编号)管理员签字日期签字合同档案管理制度第7页共7页档案管理流程一、文件资料归档二、文件资料及档案借阅①档案管理员填写文件资料归档登记表。②资料归档人及资料接收人在文件《归档登记表》上签字确认。③管理员将档案进行编号、归档，以备查阅及借阅。①案借阅人填写档案借阅登记表。A．档案管理员按程序办理文件资料借阅。②档案借出后，档案管理员要做好记录，及时追踪。档案借阅人要及时归还所借档案。因工作需要文件资料还需使用的，借阅人需办理续借手续。B．借阅者不得将借出的保密性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或其它方式留有附件，也不得将该保密性文件资料在公司内外范围内传播或传阅。C．借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁，如果为光盘软盘类资料要尽量保持载体无划横。A.完好：档案管理员办理归还手续后存档。③归还所借的文件资料，管理员要检查归还的文件资料是否保持完好、整洁。B.有破损但能使用：根据破损情况按规定执行，办理归还手续后存档。C.丢失或损坏后不能使用：按规定赔偿，档案管理员进行销帐。