合同管理规定

文件编号：版次：1.0使用范围：公司全体员工生效日期：2011-10-12文件名称:合同管理规定页次：第1页（共11页）1青岛市郑庄脂渣食品有限公司管理文件合同管理规定起草：审核：批准：实施日期：声明：声明人青岛市郑庄脂渣食品有限公司对本文件享有完整的著作权和所有权，且该文件已经由声明人采取保密措施，关于本文件的使用必须遵守声明人的相关规定。任何单位或个人未经声明人许可均不得将本文件及本文件的任何内容以任何形式传播或透露给任何第三方，否则将视为侵犯声明人的著作权和商业秘密，声明人将追究相关单位或个人的法律责任。文件编号：版次：1.0使用范围：公司全体员工生效日期：2011-10-12文件名称:合同管理规定页次：第2页（共11页）2--目录–1.目的32.适用范围33.合同的定义和种类34.合同管理部门与职责35.合同的订立与资信调查46.合同评审及流程37.合同的履行68.合同纠纷处理79.合同档案710.罚则811.附则812.与合同相关的记录或文件813.合同评审流程图914.合同评审表1015.代付款项证明格式11文件编号：版次：1.0使用范围：公司全体员工生效日期：2011-10-12文件名称:合同管理规定页次：第3页（共11页）31.目的为建立公司的合同管理制度，维护公司的合法权益，规范公司合同的签订程序，防止不应有的纠纷，控制公司风险，特制定本规定。2.适用范围本规定适用青岛市郑庄脂渣食品有限公司对外签订的所有合同。3.定义3.1本规定所指的合同，是指公司在经营活动中以法人名义对外签订的各种合同（包括具有合同性质的各种订单、协议书等）。3.2公司合同的种类包括各类采购合同、加盟许可合同、销售合同、租赁合同、加工定作合同、安装合同、广告合同等经营活动中产生的各种有名和无名合同。3.3合同管理是指对公司合同的审核、监督和管理，包括合同的评审、合同格式的提供，合同履行的监督以及合同纠纷处理等全过程的管理。4.合同管理部门与职责4.1公司法务是公司合同的归口管理部门，各主要业务部门应指定专人负责合同的管理和合同事务承办。4.2公司法务负责对公司的合同统一进行监督管理并行使以下职责：（一）制订完善合同管理制度．提高公司合同管理水平；（二）评审公司对外签订的所有合同；（三）制订公司需对外签订的各种合同格式，并在履行过程中不断修改完善；（四）监督合同履行情况，并对存在问题提出整改意见；文件编号：版次：1.0使用范围：公司全体员工生效日期：2011-10-12文件名称:合同管理规定页次：第4页（共11页）4（五）参与公司重大合同的谈判；（六）配合有关部门办理相关合同的公证、登记、备案等事项；（七）对公司业务部门和相关人员进行合同法律常识方面的培训，提高业务素质。4.3公司各部门合同主办人员主要履行以下职责；（一）在权限内负责办理与本人业务有关的合同签订、变更、解除等有关事宜；（二）起草本人业务过程中需要的各种合同文本并与法务审核后确认；（三）认真执行其本人业务往来中所签合同；（四）对合同履行中发生的问题和纠纷采取必要措施，并及时汇报，协助有关部门积极的解决问题和有关纠纷，维护公司的合法权益；（五）负责将其本人签订的合同文件整理形成档案，交由所在部门统一保存；（六）配合公司法务，对合同的日常管理工作提供必要的协助。5.合同的订立与资信调查5.1公司对外交易活动，除能即时结清、无风险的小金额交易外，必须签订书面合同。5.2无风险的口头订单参照本规定执行。无需签订书面合同的口头订单是指合同金额在2000元以下且能即时结清，公司没有风险（主要是不涉及后续的产品质量保证和售后服务事宜）的一般商品买卖交易。5.2与所签订合同有关的补充协议、往来文书、图纸、表格、信函、传真、数据电文（电子邮件）等均为合同的组成部分。5.3合同签订之前的风险调查：公司相关部门在选定合作对象之后，合同签订之前，应当根据情况调查对方的资信状况和履约能力，尤其是对欲建立长期合作关系和涉及食品安全、工程安全的供货商、销售商，必须派人调查其详细的经营状况，主要包括以下几个方面：（一）审查工商营业执照、组织机构代码证、税务登记证、生产许可证、卫生许可证、安装文件编号：版次：1.0使用范围：公司全体员工生效日期：2011-10-12文件名称:合同管理规定页次：第5页（共11页）5资质、安全许可等资质证明文件的真实性以及年检情况；审查个人身份证明、授权委托书等。通过此项审查确定对方当事人是否具有签订合同的主体资格和经营资质；（二）调查对方以往产品、安装工程的质量情况、货源渠道和售后服务情况，通过此项调查确认对方的业务能力和诚信状况；（三）考察对方的地址、经营状况、人员情况等，以此确定对方的实际履约能力。5.4各部门合同主办人员应当将调查了解的对方资信、经营状况形成书面文件，并提出合同签订意见由该部门负责人签字后，作为附件，随合同一起评审。6.合同评审及流程6.1合同的起草6.1.1统一合同文本的制定。公司法务统计各业务部门的合同签订需求，经过与业务部门协商，在公司现有的各种合同文本基础上进行修改或重新起草修订，制定公司统一的合同文本格式，以便于在后续业务活动中采用。6.1.2其他临时性合同或专业性较强的合同文本由公司法务会同相关业务部门共同起草修订。6.2合同的评审6.2.1合同经办人将整理好的合同文本（含公司统一的合同文本或其他公司提供的合同文本）随合同评审意见表一起送交与该项业务相关的其他部门审核传阅，并对各部门提出的意见进行筛选，完善合同事项，形成合同评审意见稿。6.2.2合同经办人将合同评审意见稿发送对方进行商谈，将对方提出的修改意见进行反馈，由该业务部门负责人与公司法务共同确定合同内容。公司与合同有关的保底性条款不得更改。6.2.3合同经办人将确定好的合同文本、评审意见表经部门负责人签字后提交总经理审批。合同经办人或部门负责人应当在合同评审意见表中注明需要总经理审批或关注的特殊事项（如合同的价格、付款条件、特殊质量要求等相关条款）。文件编号：版次：1.0使用范围：公司全体员工生效日期：2011-10-12文件名称:合同管理规定页次：第6页（共11页）66.3合同经总经理审核完毕签字批准后，合同经办人负责合同签订具体事务的办理。6.4合同经办人在最终签订合同时，不得对已经评审确认好的合同进行任何的添加或修改，如确需修改合同时，应当经部门负责人与公司法务共同确认后方可更改，但关于合同价款、特殊工艺质量要求、付款方式的更改仍需总经理批准。7.合同的履行7.1合同签订生效后，各部门合同经办人应当注意合同的每个履行阶段，监督合同对方的履约情况；并确保公司按照约定履行合同义务，避免出现违约情况。在合同履行过程中，遇履约困难或争议，应及时向部门负责人汇报。7.2合同付款7.2.1合同付款的一般要求：（一）除能即时结清金额在2000元以内合同外，一般不得采用现金付款；（二）采用银行电汇方式付款时，原则上应支付至合同对方的户名和账号，如对方要求我公司将款项支付至其他银行账户，必须在合同中特别注明或由合同对方向我公司出具收款账户证明，否则不得将款项支付至其他账户；（三）合同付款种类分为定金（或预付款）、货前款、货后款、安装验收（或调试验收）后款、质保金。公司业务部门应当根据实际情况，在进行合同谈判时，将除合同定金外的付款控制为货到验收或调试安装后，减少货前或验收前支付款项，并且尽量降低定金数额（一般情况下定金的最高数额不得超过合同总额的20%），预留一定数额的质保金，以充分保证公司的利益。（四）付款时必须向合同对方索要发票或收据。7.2.2财务付款后，合同经办人应当及时向对方落实款项到账情况，付款过程中出现问题时应当协调相关部门及时处理。7.3合同收款文件编号：版次：1.0使用范围：公司全体员工生效日期：2011-10-12文件名称:合同管理规定页次：第7页（共11页）77.3.1非合同对方向我公司付款时，必须由付款人向我公司出具代付款项证明。（格式附后）7.3.2除2000元以内小额合同、销售脂渣收款或对方上门付款的情形外，其他合同履行中不得收取现金。7.3.3合同或业务经办人收到对方支付的款项后应当在第一时间交付公司财务部。7.3.4客户采用支票、电汇方式付款时，财务部应当在款项到账后立即通知相关业务部门，以做好合同履行工作，避免出现违约现象。7.4合同履行过程中，涉及合同变更、验收、通知等重要事项时，应当采取书面文件的形式，如需将上述文件提供对方时，应当采用挂号信、邮政EMS或直接由对方签收等方式发出，挂号单据、EMS单据、或对方的签收凭证应当随合同一起妥善保存。7.5合同履行过程中，禁止公司任何人在合同对方提供的各种文件资料上签署名字或加盖印章；如因业务需要必须签字或加盖印章时，应当经该部门的负责人对需签字的文件内容审核通过后方可。8、合同纠纷处理8.1合同履行中产生纠纷时，合同主办部门负责处理，法务部门予以协助。8.2合同纠纷发生后，合同经办人应当先以协商解决为基本方法，协商不成时，再采用诉讼或仲裁的方式。8.3对重大合同纠纷，合同管理和承办人应提出处理意见，并将合同纠纷情况经部门领导签字后交送法务部，由法务部出具处理意见报总经理审批后组织实施。8.4进入诉讼或仲裁阶段的合同纠纷按照公司诉讼管理办法另行规定。9、合同档案9.1公司各部门负责人应当指定专人，将本部门签订的各种合同文件建立档案并且统一妥善保存。文件编号：版次：1.0使用范围：公司全体员工生效日期：2011-10-12文件名称:合同管理规定页次：第8页（共11页）89.2合同档案内容应当包括但不限于以下内容：合同原件、补充协议、报价单、交货单据、验收证明以及双方在合同履行过程中的往来信函、传真和电子邮件等与合同履行有关的一切文件。10、罚则10.1凡未按本规定的要求签订和管理合同事宜、或发生问题未及时汇报情况的，将根据具体情节给予相应责任人20元以上500元以下的经济处罚。10.2因违反本规定给公司造成经济损失的，公司将追究责任人的法律责任。11、附则11.1本规定解释权归法务部11.2本规定自2011年10月12日起实施12、与合同管理规定有关的记录与文件12.1合同评审流程图（附件一）12.2合同评审表（附件二）12.3代付款项证明格式（附件三）青岛市郑庄脂渣食品有限公司2011年10月12日文件编号：版次：1.0使用范围：公司全体员工生效日期：2011-10-12文件名称:合同管理规定页次：第9页（共11页）9附件一合同评审流程图意见反馈、协商、修正注：本流程图中未涉及部门名称的职责均由签订合同的业务部门完成。业务产生与客户/供应商洽谈合同起草起草/意见修正评审意见稿法务最终评审最终合同评审意见稿总经理审批签订合同合同履行补充协议或其他修正档案/文件资料保存电话口头订单订单履行合同实施资料保存法务部起草的合同财务、人力、品管等部门合议并提出意见顾客/供应商或其他单位合同格式资信调查文件编号：版次：1.0使用范围：公司全体员工生效日期：2011-10-12文件名称:合同管理规定页次：第10页（共11页）10附件二合同评审表编号：合同名称起草人产生原因合同对方名称对方资信状况合同价款、付/收款条件评审人评审意见（或注意问题）签字日期本部门意见相关部门1相关部门2相关部门3相关部门4总经理文件编号：版次：1.0使用范围：公司全体员工生效日期：2011-10-12文件名称:合同管理规定页次：第11页（共11页）11附件三代付货款证明青岛市郑庄脂渣食品有限公司：(单位或个人)于年月日向你公司指定账户支付的金额为人民币元（大写：）的款项，是我公司（或本人）代(填写与我公司签订合同的对方全称或姓名)向你公司支付的合同货款（可以填写合同编号、或者项目名称等能够证明具体合同的其他事项），此款为我公司（或本人）自愿代付，由支付此款所产生的一切法律责任将由我公司（或本人）承担。特此证明。证明人：（公章或签字按捺）年月日