办公物资管理制度

《办公物资管理制度》一、总则1．为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本制度。2．办公物资范围：日常办公用品、办公设施、设备用品、固定资产、报刊、图书、工装等。3．适用范围：本制度适应于公司及所辖部门的办公物资管理。二、物资的申请及审批1．各部门应根据本部门的实际需求，于每月？日申报下月的物资采购计划，填写《办公用品申请表》，由部门领导审核、签字后报办公室（同时申报电子版），办公室统一汇总后报总经理签批。2．采购“固定资产”应单独填写《固定资产采购申请单》由申购部门领导签字、办公室审核，总经理签批。3．其他时间不予受理采购申请。不在计划范围内需紧急采购的办公物资，应写明情况，经相关领导审批后报办公室临时采购。三、物资采购入库1．办公室物资原则上由办公室统一采购，根据各部门需求每月采购一次，于每月？？日前入库。对于必需品、采购不易、或耗用量大者，应有酌量库存。2．物资采购由办公室指定专人负责，应多方选择厂家进行价格和质量的比较，择优选择，同质办公用品不得高于市场零售价格。3．物资采购人员不能同时兼任物资保管工作，对于采购回的物资，保管人员应以汇总审批的人“采购计划”为依据，详细登记入册（包括物品名称、单价、规格、数量等），确认无误后在发票背面或收货单上签字确认。4．日常办公用品由行政部建立台账，每月11日行政助理对公司的日常办公用品进行一次盘存，汇总各部门上月领用办公用品情况。行政部每半年将日常办公用品台账盘点表交公司财务部，以便财务部核算部门的成本费用。5．固定资产采购入库四、物资领用管理1．办公室物资统一由办公室负责管理并制定《办公用品汇总表》。2．每月采购入库后，办公室通知各部门根据其申报的采购计划一次性领取，或于当月的每个周四分批领取，其他时间一律不得领用。3．领用办公用品时须填写《办公用品领用登记表》，领用“固定资产”时应填写《固定资产领用登记表》。办公室设立固定资产管理台账，由使用部门和保管人签字。五、固定资产的调拨、退还。1．固定资产的使用人发生变动时，移交双方必须到行政部办理固定资产调拨手续。2．员工离职，必须将所有领用的固定资产退还人事部，不得随意交给其他人员。未将固定资产退还到行政部就离职的，行政部应立即通知财务部门扣除其相应工资。3．因各种原因，各部门若出现闲置的固定资产，相关部门应主动将闲置的设备退回行政部入库，避免设备重复购置行为发生。4．以上行为发生后，行政部及时做好固定资产明细账并告知财务部作相应的调整。六、物资维修管理1．办公设备由办公室统一负责维修。维修种类包括电脑、打印机、复印机、摄像机、投仪等办公设备；2.办公设备采购回来后，说明书与保修卡应放在办公室统一保管。当设备出现故障时，应根据设备保修期限处理，在保修期内的联系厂家保修；已过保修期的联系专业设备维修人员维修。3.报损由领用人认真填写《物资报废、报损单》，说明原因，经部门负责人审核确认后，由行政部派人对报损物资进行核查签署处理意见后，报行政经理签署，并报分管领导（单件金额200元至1000元）或总经理（单件1000元以上）审批后，方可报损。4．行政部对报损物资及时作下账记录，根据实际情况对报损物资进行处理，凭报损单将残值费用交财务管理部入账，财务管理部作相应调整。七、罚则5．行政部为按以上管理规定按时采购各部门所需物资的，为给公司造成损失的，没发现一次，按绩效考核规定扣责任人当月绩效考评分2分；给公司造成损失的，按公司《管理与赔偿制度》执行。6．行政部未按实建立登记台账制度或不完善的，每发现一次，按绩效考核规定扣责任人当月绩效考评分2分。7．未按时报物资（含日常办公用品、固定资产）汇总表给财务部门的，每发生一次，按绩效考核规定扣责任人当月绩效考评分1分。8．行政部所报数据有误的，按绩效考核规定扣责任人当月绩效考评分。9．固定资产（含办公自动化设备）被认为损坏的，由使用人自行修复，修复费用自行承担，若无法修复的，由使用人全额赔偿。10．未到行政部办理固定资产变更手续，擅自进行使用人调换、部门调拨，按绩效考核规定扣责任人当月绩效考评分2分。八、附则本制度从即日起执行。解释权为公司行政部。附表1：办公用品申请表四川华睿药业有限公司办公用品申请表申请部门：申请时间：序号名称规格数量备注123456部门领导意见：附表2：固定资产采购申请单四川华睿药业有限公司固定资产采购申请单申请部门:申请日期:资产名称规格型号单位预算价格数量总金额品牌到位日期申请理由部门领导签字：办公室领导签字：总经理签字：附表3：办公用品汇总表四川华睿药业有限公司办公用品汇总表序号办公用品类别型号单价领用数量库存数量备注附表4：办公用品领用登记表四川华睿药业有限公司办公用品领用登记表办公用品类别数量型号使用部门/人领用时间发放人签署领用人签署备注附表5：固定资产领用登记表四川华睿药业有限公司固定资产领用登记表单号：领用日期：资产编号资产名称型号规格单位数量单价总金额备注合计领用部门：部门领导签字：领用人签字：资产保管人签字：附表6：物资报废、报损单四川华睿药业有限公司物资报废报损申请表申请人：申请时间：物资名称规格型号采购时间单位数量单价金额原因备注部门负责人意见行政部意见总经理意见