刘桂霞定稿—地勘单位企业化经营模式下加强档案管理的几点思考

地勘单位企业化经营模式下加强档案管理的几点思考陕西省煤田地质局刘桂霞【摘要】地勘单位实施企业化经营模式已经成为其发展的重要趋势。本文总结了地勘单位档案管理面临的新形势、新要求，总结当前档案管理工作中存在的问题，提出了提升档案管理的基本思路。关键词：地勘单位企业管理档案管理如何对地勘单位的档案进行科学、有效的管理，提高档案管理的科学化、规范化水平，是许多地勘单位面临的重要问题。随着地勘单位改革发展的不断深入，地勘单位实施企业化经营模式已经成为重要趋势。但是由于地勘单位的企业治理结构规范化、科学化的程度不高，管理体系还不健全，对企业化经营模式下的档案管理工作还欠规范。尤其是随着信息技术在地勘单位档案管理中的广泛应用，原有的档案管理理念、管理方式方法都发生了巨大的变化。在这种情况下，如何对地勘单位的档案进行科学、有效的管理，提高档案管理的科学化、规范化水平，是许多地勘单位面临的重要问题。认真总结先进的档案管理理念，对于进一步推动地勘单位的提高档案管理水平，规范档案管理的流程有着十分重要的意义。本文从地勘单位的企业化经营模式的形势出发，总结了当前地勘单位档案管理工作中存在的问题，对如何加强地勘单位的档案管理提出几点思路。一、地勘单位企业化经营模式下档案管理工作面临的新形势、新要求首先，随着地勘单位的企业化模式发展，以市场为导向的规范化经营管理成为地勘单位制度建设的重要方向，这就要求企业档案工作不仅仅停留于传统的收集和保管，而应该不断扩大档案的收集范围，把重点转向与企业决策经营有直接关系的文件、信息和法律法规规章，尤其要建立科学顺畅的企业重要文件的材料归档制度和数字化的档案信息利用制度。其次，随着企业化模式发展，地勘单位作为以提供地质报告为产品的服务类单位，迫切需要推进档案的知识化管理。知识，是一种非常重要的生产要素，地勘单位档案管理要服从于单位的中心工作，地勘单位档案知识化管理是档案管理发展的必然结果。档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录1。地勘单位档案作为地勘单位生产、科研、管理等活动的真实记录，是地勘单位经营发展的基础性资料。地勘单位档案的知识化管理，不仅是各种资料的收集、整理、借阅、登记，而是在有效整合和开发现有的档案资源，挖掘其中的知识成分，建立信息化的档案管理目录和共享平台，为地勘单位在企业化运作模式下提高市场竞争能力服务。1韩晶.试论经济全球化背景下企业档案管理工作的改革与创新.中国行政管理[J].2009(5):86．再次，在企业化经营模式下，地勘单位档案管理工作已经成为提升企业核心竞争力的重要保障。在面临重大决策问题时，对历史档案的查询、分析，对过去遇到类似问题的决策与处理信息整理，是进行科学合理决策的基础。一些地勘单位遇到经营问题时，常常忽视档案管理在经营管理中的作用，不吸取成功经验和失败教训，使经营管理决策缺乏科学性与客观性，甚至造成经济损失。二、地勘单位档案管理现状及存在的主要问题随着社会主义市场经济的发展与地勘单位改制改革的发展，特别是信息技术在档案管理中的推广与普及，原有的档案管理理念、方法有了很大变化，但从总体上来讲，我国地勘单位档案管理的现状仍不能完全满足以市场为导向的企业化经营模式的需要。1、虽然地勘单位档案知识化管理的意识不断提升，但仍然未完全实现档案信息的有效整合与管理很多地勘单位都意识到档案知识化管理的重要价值，并且通过建立办公自动化系统、档案管理信息应用系统等来加快地勘单位的档案管理信息化进程。地勘单位在日常活动中产生的信息也不断增多，然而传统的档案实体管理模式仍未完全改变，结果导致档案资源的大量流失。而且，一些企业档案的保管、保存仍然分散在各个部门、机构之间，没有实现企业范围内所有档案的集中统一管理，档案信息也没有实现与企业范围内所有档案的集中统一管理，档案信息也没有实现与其他信息的资源共享，没有进行有效的整合、统一的科学规划与管理，这种状况已经不能适应信息时代发展和企业可持续发展的需要。2、企业档案管理的标准化程度不断提高，但有关档案管理的制度仍有待进一步健全档案信息的规范化和标准化，主要是指共同的信息技术和信息语言来组织档案信息。改革开放以来，我国相继制定了并实施了《档案法》等一系列的法律法规和规章制度，使档案管理工作迈上了法制化、规范化的轨道，企业档案管理也进入了快速发展的轨道。但目前实施的档案工作标准大多数落后于形势发展的需要，但主要是针对纸质、音像等档案，针对数字化档案的很少。而且目前国际上通行的档案信息标准化主要针对的是数字化的档案信息，这就要求制定新的标准来规范档案工作，建立健全电子文件的形成、流转、处置和监控制度，并将其纳入企业信息化的相应环节之中。此外，企业档案管理还存在着重藏轻用的现象，还没有真正建立起有效的开发利用档案的玩呗制度，档案的价值不能完全体现。3、地勘单位档案智能化管理水平有了显著改善，但整体质量和水平仍需进一步改进。近年来，虽然信息技术在地勘单位档案管理中广泛的得以应用，档案检索、档案查询的效率得到了很大的提高，但档案智能化管理系统的大部分功能未能得到充分发挥，档案智能化管理的质量和水平需要进一步提高。4、地勘单位档案基础设施不断完备，但档案管理人员素质仍需提高。随着地勘单位的发展，档案管理基础设施建设步伐也在加快。因应加强档案管理的要求，计算机、扫描仪等档案管理的辅助设备也进行了相应的配置，各地勘单位的专用档案室也不断完备。但受培训不足和服务意识不强等因素影响，档案管理人员对先进设备的应用的技术不高，管理人员的素质需要进一步提高。三、企业化经营模式下地勘单位加强档案管理的思路1、牢固树立档案就是单位重要的知识资源的概念，将知识管理与档案管理融合起来。地勘单位的文件、档案是其在生产经营各项活动的真实历史记录，是地勘单位在发展中获得的认知、体会、经验和教训的凝结，是其最重要、最核心的显性知识2。在企业化经营模式下，地勘单位的档案是其最重要的知识资源，档案管理已经成为了意向重要的知识资源管理活动。因此，要将档案就是重要的知识资源的理念深入到企业管理人员心目中去，并在实际工作中将档案管理与知识管理融合起来，为地勘单位技术提升和经营发展做好服务。2、加强档案的信息化建设，提高档案管理效率和整体水平。2何丽华.现代企业档案管理的发展趋势.云南档案[J].2008(3):45．随着地勘单位的壮大发展，档案管理工作需要加强信息化建设水平。要及时配备档案管理信息化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等办公设备仪器，充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。3、制定统一的档案管理标准，建立、健全档案管理制度。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。忽视了这些标准，地勘单位档案数据库信息资源就无法构建；如果地勘单位档案管理没有统一的标准，各下属单位的档案管理各搞一套，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现3。地勘单位档案管理部门应制定适应企业化经营模式的档案管理制度。一是地勘单位要健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案管理工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保其在使用和保管中的安全性与完整性。4、建立企业档案管理知识培训机制，提高档案管理人员素质。为尽快实现地勘单位管理传统档案管理模式向现代管理模式的转变，地勘单位档案管理部门应有计划、有针对性地对本系3宗培玲.试论现代企业档案管理制度.档案与建设：2004（8），51-53.统的档案管理人员进行系统的技能培训，培训内容主要包括档案信息储存与保管、计算机及网络在档案管理中的应用及档案管理标准化等方面的知识。档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案管理发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高档案管理人员的职业素养。地勘单位档案管理人员要从自身出发，强化新知识、新技能的学习意识，积极参与各类档案管理的信息化教育培训，不断提高专业技能，以便更好地为地勘单位档案管理事业服务。小结地勘单位企业化经营模式下加强档案管理，要找出薄弱环节和管理短板，并将知识管理与档案管理有机结合起来，加强档案的信息化建设，建立、健全档案管理制度，加强档案管理知识培训机制，不断提高档案管理的质量和效率。参考文献[1]韩晶.试论经济全球化背景下企业档案管理工作的改革与创新.中国行政管理[J].2009(5):86．[2]何丽华.现代企业档案管理的发展趋势.云南档案[J].2008(3):45．[3]宗培玲.试论现代企业档案管理制度.档案与建设：2004（8），51-53.作者简介：刘桂霞（1962-），女，陕西蓝田人，1993年毕业于陕西省委党校经济管理专业，档案馆员，从事文书档案管理工作。