创建婚姻档案信息区域共享服务平台

创建婚姻档案信息区域共享服务平台上杭县档案馆赵健婚姻档案作为婚姻登记机关办理婚姻登记的历史记录,是证明婚姻当事人婚姻状况的真实凭证,也是民生档案的一个组成部分,直接涉及广大人民群众的切身利益。近年来,婚姻档案在老百姓日常生活中已显得越来越重要。随着城乡人口的大量流动和社会经济的发展，婚姻档案的查询与利用也随即被人们所重视。在档案利用中婚姻档案的查阅相当频繁，如：离婚、再婚、出国打工、买房、孩子就学、低保等，都需要出示婚姻情况证明，查询婚姻档案的人越来越多，婚姻档案利用率不断提高。但是由于住房变动和个人工作岗位的变化，许多市民不知道自己的婚姻档案存放在哪，经常到处咨询，往返奔波，查阅起来非常困难。传统的查阅方式已无法满足人民群众的档案利用需求，如何减少老百姓奔波之苦，实现县级、市级、省级、全国区域内公民婚姻档案信息的“一站式”查档服务，成为民政和档案部门档案工作的重要目标。因此，创建婚姻档案信息区域共享服务平台，是为民办实事，为民服务，充分保障当事人合法权益的重要民生工程之一。一、创建婚姻档案信息区域共享服务平台的必要性1．创建婚姻档案信息区域共享服务平台有利用解决婚姻档案的存放和使用单位不一致的矛盾。民政部门是婚姻档案的生成和使用单位，档案部门是婚姻档案主要保管单位，法院也有部分判决婚姻档案。婚姻档案早期形成都在各个乡镇的民政办，保管和利用都很不规范。随着形势的发展和满足服务社会的需要，按照《婚姻登记条例》和《婚姻登记档案管理》的规定，近几年，婚姻登记业务集中民政局婚姻登记中心办理，婚姻档案的管理逐渐走上了规范化轨道。由于民政局婚姻登记中心办公场所有限，对婚姻档案保存不够专业等原因，大部分婚姻档案保管在档案部门。公民离婚、再婚、出国打工、买房、孩子就学、低保等，都需要出示婚姻情况证明，这些证明都要在县民政局婚姻登记中心办理，而婚姻档案大部分存放在县档案馆，保管与利用婚姻档案存在矛盾。笔者所在的上杭县婚姻档案大体从1953到2016年，婚姻档案早期形成都在各个乡镇的民政办，2010年县民政局婚姻登记中心才开始办理婚姻登记业务。婚姻档案保管和利用比较分散：上杭县档案馆接收的全县22个乡镇60多年的婚姻档案和2010、2011年民政局移交的婚姻档案；2012年以后形成婚姻档案保存在县民政局婚姻登记中心；通过诉讼离婚形成的婚姻档案保存在法院档案室。这些保管婚姻档案的单位分布比较分散，距离较远，交通也不便，经常给利用婚姻档案的群众造成不便和麻烦。2．创建婚姻档案信息区域共享服务平台有利用婚姻档案的完整性与规范性。创建婚姻档案信息区域共享服务平台对婚姻档案保管单位提出更高的要求，有利用婚姻档案的完整性与规范性。婚姻档案分散保存在各个乡镇民政办、档案馆，县民政局婚姻登记中心、法院，容易造成婚姻档案的缺损。乡镇领导和业务管理人员只重视红头文件,对婚姻登记档案不重视,疏于业务管理,加上保管条件的恶劣,使得本该整理归档的婚姻登记档案没有及时整理归档。婚姻登记档案的缺损、毁坏现象严重,使得许多利用者无法利用。保管单位对婚姻档案重视不一，整理方式不同，数据软件不一样，婚姻档案整理水平参差不齐。3．创建婚姻档案信息区域共享服务平台有利用减少婚姻犯罪。婚姻登记档案机关的技术水平较低。民政部门与公安户籍、档案部门对婚姻档案信息无法通过网络数据平台共享，仅是通过婚姻登记员凭个人经验判断，这极易产生错误，使不法分子有机可乘，以致破坏国家的婚姻管理制度，侵犯其他公民的婚姻家庭权利。没有婚姻档案信息区域共享服务平台，造成一个县、市、省、全国区域婚姻档案信息无法共享，都在一定程度上减低了结婚登记中法律规定的严密性和可靠性,也给婚姻登记档案利用留下了隐患和漏洞。部分省份的民政部门开始推动省内区域的婚姻档案的共享服务平台，由于缺少档案局等部门的参与，造成民政部门推动的婚姻档案的共享服务平台的极大局限性，只能上溯2000年后的婚姻档案信息，而且还存在极大的不完整性。4．创建婚姻档案信息区域共享服务平台有利于婚姻档案利用的规范性婚姻档案与普通的文书档案有所不同，它不是一个完全开放的档案，虽然没有标明密级，但却对除当事人以外的一般利用者保密。创建婚姻档案信息区域共享服务平台有利于婚姻档案利用的规范性。民政部和国家档案局2006年1月20日联合发布《婚姻登记档案管理办法》（民政部和国家档案局第32号令），对婚姻档案的查阅利用做了明确规定。但由于各地、各档案保管单位对《婚姻登记档案管理办法》的理解不一致，有些婚姻档案保管部门在提供利用过程中，并没有严格按程序办理，对利用者身份审查不严，保密措施不健全，利用情况未做登记，利用效果未做统计分析，造成在利用过程中对登记内容泄密，不仅损害了婚姻登记当事人的权益，也造成了严重的社会影响。二、创建婚姻档案信息区域共享服务平台的对策婚姻档案是查证婚姻当事人合法婚姻关系的原始材料,是维护社会稳定和公民合法权益的重要凭证。当前对婚姻档案保管利用存在区域内婚姻档案分散保管、数据无法共享。因此,如何将这个巨大婚姻档案资源有序整合融合关联，创建婚姻档案信息区域共享服务平台的就显得尤为重要。创建婚姻档案信息区域共享服务平台，是在已有工作成果基础上进行整合，形成更加高效统一的婚姻档案利用体系，这为婚姻档案管理迎来改革创新的重要机遇。1．理顺管理机制，落实管理职责。在创建婚姻档案信息区域共享服务平台中要以民政部门，档案部门相互配合的模式。民政部门是婚姻档案的主管单位，有政策、资金优势。档案部门有库房、有专业档案技术人员。创建婚姻档案信息区域共享服务平台，对婚姻档案资源整合。一是民政局婚姻登记中心、档案馆、法院部门的婚姻档案信息首先在部门之间以各自现有的档案资源作依托，通过局域网实现档案资源共享，消除“信息孤岛”，为逐步过渡到统一的婚姻档案管理信息平台打牢基础。二是档案整合规范，婚姻登记中心、法院档案室、乡镇档案室逐步将婚姻档案移交档案部门。档案部门对所有进馆的婚姻档案做到归档材料齐全、准确、真实，档案装订规范、分类合理，全部进行数字化处理，全面实现婚姻登记档案的微机检索和管理。三是全面规范整理后，档案部门将数据移交备份给民政部门婚姻登记中心，建立以民政部门婚姻登记中心为统一的婚姻档案信息区域共享服务平台，逐渐实现全县、全市、全省、全国的区域共享服务平台。创建婚姻档案信息区域共享服务平台为婚姻档案的登记管理利用提供全方位的基础服务。2.建立协调配合机制，加强部门之间的协调工作，切实做好婚姻档案整合衔接工作。在创建婚姻档案信息区域共享服务平台涉及面广，各部门的婚姻档案资源整合需要过渡和磨合，尤其是集中整合业务看似简单，但整合规范工作任务却十分繁重。应结合实际制定档案整合实施方案，对工作流程进行梳理，制定档案移交程序，制定统一的工作规范，细化业务衔接工作步骤，保证档案业务顺利衔接。我们要通过建立协调配合机制，充分调动各部门的工作积极性，按照制定的档案业务衔接模式，认真做好整合后的档案资料移交，将分散在各部门的婚姻档案资源全部纳入规范管理的轨道，为建立婚姻档案信息区域共享服务平台而共同努力。3.创建婚姻档案信息区域共享服务平台，健全网络风险防范机制。婚姻档案信息区域共享服务平台为婚姻档案的信息化平台建设奠定技术基础。一是实现“统一归档、统一监管、统一查询与服务”等主要功能，同时要注重做好网络风险防范工作，采取严格的保密措施。二是建立以身份证号码和组织机构代码证为基础的统一社会信用代码等制度。各婚姻档案保管利用单位依托现有信息化程度，逐步实现内网相关婚姻档案信息资源共享。通过婚姻档案信息区域共享服务平台逐步构建覆盖全国的“一站式检索系统”，实现对婚姻档案信息的互联互查、合理利用，为社会公众提供婚姻档案“异地利用、就地出证”等便捷服务，更好的为社会服务。参考文献：[1]天津市和平区档案馆数字化建设初见成效实现婚姻登记档案在线利用[J].兰台世界.2009(07)[2]黄克玲.婚姻登记档案的特点及管理利用[J].山东档案.2009(02)[3]黄燕.对当前婚姻登记档案利用问题的思考[J].四川档案.2009(06)[4]王海鹰,马波粉,周铭.浅析婚姻登记档案管理工作[J].云南档案.2008(11)[5]傅珠秀.把握热点分析需求提高婚姻登记档案为民服务的满意度[J].浙江档案.2008(04)[6]陈金冠.整合婚姻数字档案提高利用服务水平[J].浙江档案.2008(04)[7]吴惠玲.婚姻登记档案利用面面观[J].档案与建设.2006(08)[8]雷立梅.婚姻登记档案网络化管理研究[J].科技风.2012(02)[9]周顺莉,陈蓉.基层婚姻登记档案工作存在的问题与对策[J].档案.2007(03)