公司文件下发管理制度与程序

江淮建设股份有限公司文件下发管理制度与程序一、目的为进一步完善公司文件管理，让公司文件的下发更加规范、合理，从而提高公司下发文件的质量和提升下发文件的效率，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司各部门的文件下发工作。三、管理责任1、综合办是公司文件的统一管理部门，主管本公司并负责指导各部门的文件下发工作。2、公司各部门在文件管理中必须严格执行公司相关保密规定，确保公司信息安全。四、发文规则1、公司文件的下发由相关部门起草，未涉及跨部门事项的文件，归各部门管理，由部门经理及分管领导审核后，呈交总经理审阅批准之后生效；涉及跨部门事项的文件，发文部门起草后，应先征求相关部门意见，并经相关分管领导审核后，呈交总经理审阅批准后生效。2、综合办设立专门人员对公司文号及发文格式进行管理。批准生效后的文件原件及电子档备份由综合办存档，并统一编制文号，最后将修订好的电子文档或书面文档发至相关部门，并保存发文记录。五、文件格式1、文件一律采用A4或B5型号的纸张打印，页面边距按标准版面。2、主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）；二级标题为三号黑体；三级标题为三号宋体加粗；正文均为三号宋体。3、所有正式的下发文件要求统一编号，各部门代字如下：副总办江总字综合办公室江办字工程部江工字市场经营部江市字财务部江财字人力资源部江人字六、文件的校正程序先由相关出台文件的责任部门起草，综合办负责初步编制文件，公司文件若需修改，由相关部门提出书面意见，经相关领导审阅批准后，由综合办按规范进行修改。修改之后的文件经综合办统一以电子文档或书面形式发往相关部门。无保留价值的原书面文件需送还综合办，由综合办统一销毁。七、文件审批程序1、公司的文件采取逐级审批的程序，应将拟制的文件报送直接上级审核。2、公司领导审批后，再由综合办统一发放至相关部门。3、文件审核（批）的重点是：是否需要行文；是否符合公司的规章制度；是否应与有关部门协商、会签；文种使用、公文格式、文字表述是否符合本制度规定等。4、公司颁布的规章制度以及涉及公司全局的文件，正式发文前应先经总经理审核，由总经理签字或盖章确认。八、文件发放办法1、按各部门、各级领导职权划分的规定，各级领导负责签发职权范围内报送的文件。2、有关规章制度、管理办法以及关系公司全局的文件由总经理签发。3、法律文件由法定代表人或法定代表人授权的人员签发。4、文件在公司领导签字或盖章后生效。5、文件发放人员负责本部门的发文工作，对于公司全部发文，要进行登记，即填写《发文登记表》。6、文件收发人员应将原件进行归档管理，将文件的复印件发至抄送部门,并将相关文件电子版上传到公司群共享。九、收发效率与管理1、公司综合办负责公司的文件发放工作，所有针对公司全部人员下发的文件一律由综合办人员进行登记，即填写《发文登记表》。2、文件发放人员必须尽职尽责，在发文的各个环节都要严格登记手续，使文件的流转方向和办理过程一目了然。3、文件收发人员应在收文后一小时之内将文件及时送达各收文部门（个人），不得在手中积存，以免造成办公效率低下。4、文件审核人、审批人原则上应在24小时内将所交批文件签署意见并批转或交办。5、所有办毕文件都应立卷归档。附：本制度最终解释权归公司综合办。本制度自颁布日起生效。