公司采购流程管理制度

采购流程及管理制度为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本流程制度。一、采购项目前期合作厂商选择的原则1、采购项目前期申购部门需要明确的具体需求（例如：型号、参数、技术要求及其它要求）；2、根据明确的产品类型、产品功能，招标采购部寻找合适的厂商。其中单类产品至少寻找三家厂商进行比较。相关部门也可以推荐合适的厂商，供内部比较；3、根据招标采购部寻找的初次合作的厂商，申购部门对厂商的产品进行认证，能满足需求可以入围该采购项目作为备选；4、根据入选厂商的报价、商务条款、付款方式进行比较，选择最合适的厂商参与采购项目；必要时可以招标方式进行选择。二、申购及其规定1、申购的定义申购是指个人或者部门根据日常运作、项目开展需要确定一种或几种产品、耗材、设备或者服务，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物品的申购单或者签呈的整个过程。其中：（1）各申购部门营运用医用耗材、医疗试剂、抢救药品、办公用品耗材、日常用品耗材、印刷品耗材皆填写《耗材申购单》即可。（2）各申购部门或部门项目所需医疗设备、办公设备、IT电脑设备、其它电器设备、办公家具及高值物资类（单价高于￥____）需填写《签呈》。2、申购单及签呈的要素（详见附件一、二）2.1完整的申购单应包括以下要素：（1）申购的申购部门或部门名称；（2）申购物品所属项目或者原因；（3）申购的物品名；（4）申购的物品数量；（5）申购的物品规格；（6）申购物品的要求到货时间；（7）申购如有特殊需要请备注；（8）申购单填写人；（9）申购有部门负责人的审核；2.2完整的签呈除了包含《耗材申购单》应填写的内容，还需包括以下要素：（1）申购物品的品牌、型号及技术资料等；（2）招标采购部核价并审核的内容；（3）公司副总经理审批。（4）公司总经理审批。3、申购单及签呈的提报规定（1）申购单应按照要素填写完整、清晰，由部门负责人审核批准后报招标采购部；（2）涉及的申购数量过多时可以以附件清单形式进行提交。为提高采购订货效率，该清单的电子文档也需要一并提交；（3）如无特殊情况，耗材类《申购单》一个月递交一次，当月月初递交。（5）各地申购部门可以把负责人审批过的单据拍摄照片或者进行扫描、附加电子档，以邮件的形式递交。（6）遇公司急需的物资，而申购部门负责人不在的情况下，可以通过电子邮件、传真、微信或者短信形式请示，征得负责人同意后提报招标采购部，签字确认手续后补；（7）申购单、签呈的更改和补充应以书面或邮件形式提交相关负责人审核后报招标采购部。三、申购单、签呈的接受及分发规定1、申购的接收要求（1）招标采购部在接收申购单、签呈时应检查单据的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查单据是否经过申购申购部门负责人或部门主管审核；（2）接收申购单、签呈时应遵循名称规格等不完整、不清晰的不采购，技术资料不全的不采购。（3）遇耗材类采购任务时，招标采购部需与仓库管理人员共同核查申购物资的安全库存后再决定是否采购；（4）对于不符合规定和撤销的申购物资，招标采购部应及时通知申购部门。2、申购单、签呈的处理规定（1）对于紧急采购项目应优先处理；（2）无法按照申购部门需求日期办妥的应及时通知申购部门并沟通解决；（3）重要的项目（签呈类）采购前应征求采购部所属主管副总经理、总经理、集团总裁的意见。四、询价及其规定1、询价前应认真审阅申购物资的品名、规格、数量，了解品牌、型号、规格其技术要求，遇到问题应及时与申购部门沟通；2、属于相同类型或者属性近似的产品可整理、归类，集中打包采购；3、如招标采购部在采购工作过程中发现申购部门需求的物资或设备有成本较低的高性价比替代品，可向申购部门推荐，经过确认或者试用后可成为采购替代品；4、询价时对于相同规格和技术要求的产品，应选择不同品牌进行询价；5、询价的医用耗材类、设备类等供应商均要具备一定资质和实力，具有提供或完成我司所需物资和项目的能力；6、在询价时遇到特殊情况应书面报人力资源行政副总经理批示。五、比价、议价（详见附件三）1、对供应商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，确认是否有其他供应商的价格、商务条件更合适的；3、收到供应商第一次报价后应向人力资源行政副总经理汇报情况，设定议价目标或理想价格；4、重要采购项目应通过多渠道了解目标供应商的实力、资质，如有必要的需通过实地考察了解供应商的各方面实力等；5、参考目标或理想价格与意向合作供应商进行价格及商务条件的进一步沟通。六、比价、议价结果汇总1、比价、议价汇总前应汇报招标采购部所属主管副总经理，征得同意后方可汇总；2、如比价、议价结果未通过招标采购部所属主管副总经理审核，需要进行重新询价或与供应商多次沟通，争取达到领导的要求。七、合同的签订及其规定1、合同目前我们的采购合同主要涉及：①医疗设备、办公设备、IT电脑设备、其它电器设备、办公家具及其它高值物资类的采购合同；②各申购部门营运用医用耗材、医疗试剂、抢救药品、办公用品耗材、日常用品耗材、印刷品耗材、食品类耗材的长期采购供货合同；③其它类普通采购合同。（1）合同正文应包含的要素（详见附件四、五、六）1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；2）采购物品、品牌、规格、技术参数、数量、单价、总价及合同总额；（其中：医疗设备类的配件清单、供应商资质执照复印件、医疗设备生产或经营许可证、产品注册证、授权书等是合同不可分割的部分）；3）包装要求；4）合同总额应是含税、含运费、含人工安装调试的总价，特殊情况应注明；5）付款方式；6）交货时间、工期；7）质量保证期限；8）质量要求及规范；9）违约责任和解决纠纷的办法；10）双方的公司信息；11）其他约定。（2）合同签订及其规定1）如涉及到技术问题及公司商业机密的，必须要注意保密责任；2）拟定合同条款时一定要将各种风险降到最低；3）质保期一定要明确开始时间并尽力要求原厂商延长产品质保期；4）详细预定发票的提供时间及要求；5）针对不同的合同，约定不同的付款方式。尽量签订与项目合同背靠背的条款；6）与初次合作的供应商合作时，应尽量降低预付款额度；7）比价、议价汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；8）合同签订按照《合同审批流程表》对合同初稿进行巡签审查；（详见附件七）9）合同巡签审查通过后应由公司总经理签字，加盖公章后方能生效；10）签订的所有合同应及时报送财务部备档，以作付款凭证。八、付款及合同执行1、付款规定（1）所有已签订合同，在付款时需严格按照付款审批流程进行巡签审查；（2）按照进度付款的采购项目必须确保进度完成且质检合格方可付款；2、合同执行（1）已经签订的合同由招标采购部负责跟进，由招标采购部负责人进行监督，如出现问题，招标采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知申购部门及公司领导；（2）已经签订的合同在执行期间，应及时掌握合同单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；（3）合同在履行期间应按照双方约定严格执行合同，遇到未尽事宜应及时协商并签订补充合同。九、验收与入库1、验收（1）各类设备、办公家具及高值物资类的供应单位如已经履行完毕的合同，申购申购部门或部门要按照实际合同履行情况进行验收，并统一由申购部门行政助理或部门申购人向招标采购部提交《验收报告》；（详见附件八）（2）医用耗材、医疗试剂、抢救药品、办公用品耗材、日常用品耗材、印刷品耗材等耗材类物资统一由仓库管理人员直接清点验收。（3）各类设备、办公家具、高值物资类以申购部门申购部门填写的《签呈》所需内容为验收标准；各项耗材类以申购部门申购部门填写的《申购单》为验收标准。2、入库（1）公司所有的设备、耗材、试剂、药品入库前均应需通过申购部门或者仓库管理人员的检验或者验收；（2）申购部门申购部门未及时验收的合同标的物，仓库管理员在收到送货清单后应将其作为暂存物资接收，待验收完毕后方能入库；（3）申购部门申购部门已经验收的物资应及时入库，并开具入库清单；十、流程图okNGokNGNG编制人：奚茜2015-5-12采购申请选择供应商采购寻找申请部门推荐进入合格供应商库供应商重新评定淘汰合同、订单交货检验收货入库退换货或者特采财务付款