公安机关档案管理之二

公安机关档案管理之二——档案类别划分与档号编写办法公安机关档案类别划分与档号编写办法（１９９１年７月１８日公安部公发［１９９１］９号印发１９９１年１０月１日起施行）公安工作在维护国家安全和社会稳定的斗争中，其业务范围涉及国家政治、经济、文化等各个领域。在工作中形成的档案，门类繁多，载体齐全。为有利于档案的科学管理，有利于实现档案管理的现代化和规范化，特制定本办法。一、公安档案的类别（一）公安文书档案，指公安机关在贯彻执行党和国家有关公安工作的路线、方针、政策和法律，指导工作，交流经验，以及在各项管理工作中形成的行政公文和其他通用文书材料。（二）公安业务档案，指公安机关在依法对犯罪和犯罪嫌疑对象实施侦察、调查、拘留、逮捕、审讯和处罚，以及进行治安行政管理工作中形成的具有保存价值的专用文书材料。如人员调查、案件、事故材料等。（三）公安科技档案，指公安机关的科研单位、生产单位和有关业务部门在科学研究、生产活动和基本建设等活动中直接形成的科技文书材料。（四）公安声像档案，指公安机关在业务活动中形成的以摄录为手段、以感光或磁性材料为载体的档案。如照片、录音带、录像带、影片等。（五）公安会计档案，指公安机关财务部门在进行会计核算业务活动中形成的材料，如会计报表、凭证和簿册等。（六）公安干部档案，指公安政治工作部门在日常活动中形成的干部个人表现和经历等材料。政工部门只向档案部门移交死亡公安干部档案。二、公安档案档号的编写（一）编写档号应掌握的原则：不重复，不繁琐。（二）编写档号的基本层次：全宗号→类别号→目录号→案卷号。三、编写全宗号的要求每一立档单位的全部档案只能编一个全宗号。这是立档单位档案的代号，由接收该单位档案的档案馆负责编写。四、编写类别号的要求类别号是全宗号下面有关档案门类与档案载体的代号。类别号由档案部门进行编写，并要求以汉语拼音的字母作为代字，即以“公安”后面的第一个字的声母作为代字：Ｗ代表文书档案，Ｗ后加阿拉伯数字，Ｗ１，即表示文书档案的１９５０年案卷，其余类推（１９５０年前的文书档案，作为革命历史档案保管）；Ｙ代表业务档案，Ｙ后加阿拉伯数字，Ｙ１，即表示业务档案的政治侦察案卷，其余依次类推，已编定次序的一般不变动，超过２４个项目的可适当增加；Ｋ代表科技档案，Ｋ后加阿拉伯数字，Ｋ１，即表示科技档案的基建案卷，其余依次类推；Ｓ代表声像档案，Ｓ后加阿拉伯数字，Ｓ１，即表示声像档案的照片案卷，其余依次类推；ｊ代表会计档案，ｊ后加阿拉伯数字，ｊ１，为业务会计案卷，ｊ２为行政会计案卷；Ｇ代表干部档案。五、编写目录号的要求各种类别的档案所包含的全部案卷，都应分别标明所属目录的编号。目录内的案卷号不得重复。（一）公安文书档案的目录号，根据需要可自行编定。（二）公安业务档案的目录号，按《公安业务档案管理办法》确定的类目，自行编定。（三）公安科技档案按下列项目归类：１．基本建设档案；２．设备仪器档案；３．生产技术档案；４．科技研究档案。每一项目内设几个目录，可根据需要自行确定。（四）公安会计档案划分为业务会计档案和行政会计档案两个项目，可以自行编定目录。（五）公安声像档案以档案的载体特征分项：１．照片；２．录音带；３．录像带；４．影片，其他声像案顺序编写。目录号根据实际情况自行编定。（六）公安干部（死亡）档案编为一个目录。六、编写案卷号的要求（一）公安文书档案案卷，一卷一号，按照分类原则，从“１”编起。（二）公安业务档案案卷，一个案件编写一个案卷号。若材料较多可分立数卷。（三）公安科技档案案卷，以一个项目、一项工程、一套设备、一项产品为单位立卷，分别编案卷号。（四）公安会计档案案卷，按会计年度立卷，依其排列先后，顺序编写案卷号。（五）公安声像档案案卷，按同一会议、同一活动、同一案件、同一项目为单位立卷，分别编写案卷号。（六）公安干部（死亡）档案案卷，在干部死亡后满５年时交移本机关档案部门，并按归档先后编写案卷号。七、本办法自１９９１年１０月１日开始实行。