公司公章的管理规定

1公司印章管理规定公司印章是公司合法存在的标志，是企业权力的象征,是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，为了有效维护公司的利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本制度。总经理授权由行政部全面负责公司印章（各类印章共计xx枚）的管理、发放、回收、监督、保管和使用。行政部行政主管负责存放。一、印章的雕刻1．公司印章的雕刻由部门负责人据据工作需要提出雕刻印章的申请，交行政部审核，报总经理审批。2．未经公司总经理批准，任何单位和个人不得擅自雕刻本部门的印章。经过批准后的雕刻申请，统一由行政部办理。3．行政章、财务章、合同章，由行政部开具公司介绍信统一到指定的公安机关办理雕刻手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行。4．公司各部门的专用章（含人事章等），由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。二、印章的启用1．新印章要做好戳记，并统一在行政部留样保存，以便备查。2．新印章启用前应由行政部下发启用通知，并注明启用日期、发放单位和使用范围。三、印章的使用范围公司的印章主要包括公司行政章、专项业务章（合同章、财务章、人事章、生产章）。公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。1.公司行政章的使用范围主要为：①公司对外签发的文件。②公司与相关单位联合签发的文件。③由公司出具的证明及有关材料。④公司对外提供的财务报告。⑤公司章程、协议。⑥员工调动。⑦员工的任免聘用。⑧协议（合同）资金担保承诺书。2．公司合同专用章的使用范围主要为：①对外投资、合资、合作协议。②各类经济合同等。3．财务专用章:主要用于货币结算等相关业务。4．公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。2四、印章的管理职责1、公司总经理负责合同章、行政章的使用审批工作。2、公司副总经理负责分管部门授权范围内的印章使用监督工作。3、印章管理员①负责印章的保管。②负责设立印章使用登记台帐。③负责印章使用的审核工作。④负责制定所保管印章的使用程序。⑤公司印章的管理、使用及保管。五、印章的管理1、公司行政章、合同专用章由行政部行政主管专人负责管理。2、专项业务章（财务章、人事章等）由各部门指定专人负责管理。3、各部门章由各部门指定专人负责管理。各部门须将印章管理员名单报行政部备案（注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息），行政部建立印章管理表，专人领取和归还印章情况均在表上予以记录。印章管理员必须切实负责，保管印章必须安全可靠（须加锁保存，印章不可私自委托他人代管），不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。如有遗失，必须及时向公司行政部经理报告（印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续）。印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。同时印章应及时维护、确保其清晰、端正。印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向行政部主管报告，并备案，配合查处。为了保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章须由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。六、印章的使用1、印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序。公司各级人员每次需使用印章时须按要求填写印章使用单（见附件一），将其与所需印的文件一并逐级上报，按照印章的使用范围，经审批后方可用章。①合同章的使用：须有订货产品清单，且报价审核后的附件，经部门经理审核,总经理签署后(如涉及价格需财务部经理评审价格及付款方式），将合同传递给行政部盖章，否则不予以盖章。3②公章的使用：经行政部经理审核，总经理签署，由行政主管盖章（部分合同需加盖公章的，公章使用权限等同合同章）。③财务专用章由财务部门按岗位职责权限使用。④私章的使用：适用于签发支票、文件等，须经过其本人或其授权人确认，方可盖章。如合同中需使用私章，也须先征得同意后才可办理。⑤董事长签名章（大、小各一枚）：适用于需其签名的文件以及对外财务会计报告、纳税申报表等；原则上须经其书面确认（使用《印章使用单》）后方可盖章，特殊情况下可通过电话确认（应有记录），事后补签单。⑥以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由行政部审核，公司分管领导批准后方可盖章。（对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。）⑦私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由行政部严格审批，符合要求后办理并执行登记制度。⑧对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经分管副总经理审批后方可盖章。印章的使用由各管理员设立使用登记台帐，严格审批和登记制度。同时印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。无特殊情况一般规定五分钟内给予落实。在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回.严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出申请表后，由分管领导及总经理签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。一般情况下，不允许在空白单证、纸张上加盖印章。确因业务需要，须经总经理批准后方能盖章.公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章。非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。七、印章的停用1、有下列情况，印章须停用：①公司名称变动。②印章使用损坏。③印章遗失或被窃，声明作废。2、经确认作废的印章由使用部门提出销毁申请，填写印章销毁申请（见附件3）经行政副总审核，总经理批准后方能销毁。及时将停用印章送行政部封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。八、印章的其它事项1、涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核4签字。2、财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。3、用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存，定期进行整理后交行政部归档。4、公章的使用绝对决定权归总经理，其他各印章的使用决定权由总经理根据实际工作需要进行授权。任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。本制度从颁布之日起执行，解释权归行政部。未尽事宜或界定不清的呈请公司总经理裁决。行政部2015．03．055附一：印章使用审批表存档编号：201xxxx所属部门经办人年月日需用印章类别□行政章□法人章□合同专用章□财务章需盖印章材料详细内容份数1、2、3、4、5、所属部门主管意见：年月日分管领导审批：年月日总经理：年月日注：1、请详细填写审批意见以上内容，字迹要清晰明了。2、请用碳素墨水笔或黑色签字笔填写，填写内容可打印。3、领导签字后的复印件无效。4、存档编号在存档时编写。附二：印章交接表附三：印章停用表附四：印章备案表