公司材料管理手册

第1页共12页天津市青龙建筑安装工程有限公司第21分公司材料管理手册《天津市青龙建筑安装工程有限公司第21分公司材料管理手册》2目录第一部分材料部门组织架构.........................................................................................................3第二部分材料部门职责.................................................................................................................4第一章部门职责.........................................................................................................................4第二章岗位职责.........................................................................................................................4第三部分材料部门管理制度.........................................................................................................6第一章总则.................................................................................................................................6第二章主材采购管理办法.........................................................................................................6第三章辅材采购管理办法.........................................................................................................9第四章进货品质控制办法......................................................................................................11第五章材料费支付及结算管理.............................................................................................103《天津市青龙建筑安装工程有限公司第21分公司材料管理手册》3第一部分材料部门组织架构第二部分材料部门职责第一章部门职责1、收集供应商信息，进行综合评比，选择合格的材料供应商；2.建立材料供应商信息库及材料样板库，建立稳定可靠的供货渠道；3、负责对工程项目的材料采购、供应工作，保证质量、效率和满意度；4.负责向甲方及监理提供材料样品并封样，向甲方及监理提供材料报验资料以及甲方对材料的认价谈判；5、负责采购成本控制；6、负责材料供应商及材料采购合同的管理；7、负责公司与材料供应商的结算工作；8、负责建立、健全各项目使用材料台帐，控制工程材料成本；9、参与工程投标、材料样板制作及提供材料价格，参与材料有关的不合格品的评审；10、建立内部客户管理制度，收集和了解其他部门对采购供应工作的要求；11、制定并完善本部门的规章制度；12、负责本部门档案资料的收集、整理、传递，保证档案资料的完整、安全、有效；13、负责本部门员工的技能培训，提高员工素质；14、为公司其他部门员工进行材料知识培训；15、按公司各项文件要求开展工作，完成领导布置的其他工作。材料部经理采购人员2总经理采购人员1。。。。。。。。。。。《天津市青龙建筑安装工程有限公司第21分公司材料管理手册》4第二章岗位职责1.材料部门经理岗位职责1.1制定与推进采购管理体系，推广完善各项管理制度和工作流程。1.2监督和领导采购工作的开展，根据采购计划完成公司的采购任务，合理控制采购成本，力求最佳性价比。1.3及时解决采购活动中遇到的采购员所不能解决的问题。1.4主持采购招投标，为工程项目部采购性价比最优的工程材料。1.5考察管理供应商，建立供应商档案和材料信息库及样板库，形成系统供应链，建立稳定可靠的供货渠道，建立相关产品资料库及样板库，建立稳定可靠的供货渠道，对于超出信息库的材料商资料及时加入材料信息库。1.6部门人员的招聘、培训和考核。1.7负责与甲方对材料进行的认价谈判工作。1.8组织大宗材料供应商评审；供应商考核和定期联络组织。1.9负责与材料供应商的结算工作。1.10为公司员工进行材料知识培训。1.11部门日常工作管理。1.12协调本部门与公司其它部门的工作关系。2.材料部门材料员岗位职责2.1搜集、分析、汇总及考察评估供应商信息。2.2执行单项、非主要材料的选样、报价、并实施采购。2.3协助部门经理处理日常采购业务，完成采购订单制做，确认、协调指定工地的材料进场时间，保证工地正常运行。2.4做材料入库相关单据，积极配合库房保质保量完成采购材料的入库，建立全程材料台帐。2.5负责向甲方及监理提供材料报验资料（送货时交给资料员）。2.6实时掌控市场价格、技术信息，不断为公司推荐新产品、新材料，向管理层提供采购报告。2.7为工程部提供材料价格及样板，依据设计要求提供材料样和艺术品配饰及相关产品信息。2.8完成上级交办的其他工作。《天津市青龙建筑安装工程有限公司第21分公司材料管理手册》5第三部分材料部门管理制度天津市青龙建筑安装工程有限公司第21分公司制度编号青龙21分公司-2012-材字-001版本/修改2012版制度名称采购管理制度所属类型材料部门第一章总则1、为了有效控制成本，明确材料采购流程、程序，特制定本制度。2、公司所有材料都按照本制度规定的流程程序采购，办公用品、办公家具、办公设备参照本制度执行。3、公司项目所用的材料分主材和辅材，具体分类应在项目开工前，由材料部门依据各项目情况列明细报公司审定。主材和辅材分别按不同的采购程序采购，如果不能明确是主材还是辅材的，按主材采购程序采购。4、公司的采购原则是：涉及安全的材料和面材，根据招标文件的要求及满足工程形象要求进行采购，在同等标准中按最低价采购；其他材料在满足使用要求的情况下一律按最低价采购。第二章主材采购管理办法1.目的为规范公司采购流程，降低采购成本，提高采购工作效率。特制定本采购管理办法。2.适用范围适用于本公司工程主材采购管理。3.各部门权责项目部：提出项目各项材料进场计划，明确采购具体的数量、规格、型号；材料到货收货。材料部门：根据采购流程组织评审、签署合同、填写材料采购计划明细表价格；执行采购，并对文件进行管理。建立合格供应商库。审核采购计划明细表数量与价格。《天津市青龙建筑安装工程有限公司第21分公司材料管理手册》64.流程及表单序号图示责任部门说明相关记录1工程部项目部1、项目部各专业人员根据工程进度安排编制《项目材料计划》及《项目材料进场计划》；2、主要材料计划应在工程开工前编制完成，次要材料提前15天编制完成；3、各专业材料计划经专业人员编制完成后，经编制人员、项目经理签字确认后提供给材料部门《项目材料计划》《项目材料进场计划》2材料部门1、材料部门依据工程部《项目材料计划》及《项目材料进场计划》制定《材料采购计划》，并发布到相关部门；2、相关部门对相关计划进行审核并提出必要的修改要求。《主材采购计划》3材料部门由材料部门与相应的供应商进行价格谈判。《材料采购记录表》4总经理审核与批准《材料采购记录表》5材料部门与总经理审批同意的供应商签署合同《材料采购合同》《定制加工安装合同》7材料部门材料部门根据项目部提出的材料进场计划及与供应商的合同，将材料及时供应到项目现场。8材料部门具体见材料费支付流程及材料款结算流程《材料费支付申请表》《结算单》制定主材采购计划采购实施审批制定项目材料进场计划合同签署采购执行材料费支付结算《天津市青龙建筑安装工程有限公司第21分公司材料管理手册》7第三章辅材采购管理办法1.目的为规范公司采购流程，降低采购成本，提高采购工作效率。特制定本采购管理办法。2.适用范围适用于本公司工程材料采购管理。3.原则3.1.必要性工程部根据项目需要编制采购计划明细。3.2.成本管理辅材由公司在每一个项目开工前，确定的几个供应商统一供应，签订长期供应协议（项目部需要的零星材料，可有现场采购人员临时采购）。每次采购时严格执行询价议价，选择最低价供应商。3.3.一致性原则采购人员定购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足需求部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改请购单作参考。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，视实际情况审核决定。4.各部门权责项目部：提出采购计划并填写材料采购计划明细表数量、规格、型号；材料到货收货。材料部门：填写材料采购计划明细表价格；执行采购，并对文件进行管理。5.流程及表单《天津市青龙建筑安装工程有限公司第21分公司材料管理手册》8序号图示责任部门说明相关记录1工程部工程部提出《采购计划明细表》，同时抄送库管员《采购计划明细表》2材料部门询价并填写计划单价《询价记录》《采购计划明细表》5公司领导审核批准，如有需要向总经理报批。《采购计划明细表》6材料部门《采购计划明细表》存档分发《采购计划明细表》8材料部门执行采购9材料部门1、通知库管员到货；2、维护《采购记录》；3、接材料品质控制《采购记录》附件4《采购计划明细表》第四章进货品质控制办法1.目的为保证工程质量，进度和持续高效地质量管控，维护公司利益。2.适用范围工程材料及分包工程3.原则保证质量，保证供应，及时发现，持续跟进。4.各部门权责工程部：主材材料质量描述明确，清晰，辅材填写材料申请单时材料品牌，规格等信息详细，单位尽量统一；来料检验，不合格品信息的及时反馈。材料部门：努力找与工程匹配的质优价廉的材料提出材料采购申请询价、填写计划单价文件控制审批N下单、跟单通知到货《天津市青龙建筑安装工程有限公司第21分公司材料管理手册》9及封样；不合格品的处理和供应商改进的持续跟进；供应商不良记录，重大质量问题罚款处理，并作相关记录。财务部：扣款5.流程序号图示责任部门说明相关记录1工程部2材料部门作为验收依据及是否需要供方做检验样品一式两份，工程、材料各一份3工程部来料检验，及时反馈信息。如果不符合要求，确定是否可以让步接受4材料部门接不合格品处理流程如果让步接收，对供应商做不良记录5财务部根据不合格品处理结果，根据需要扣减供应商价款。记录并作为后续付款依据6材料部门6、不合格品处理流程6.1.目的保证不合格品的及时处理，不影响工程质量，使公司的损失最小化。6.2.适用范围工程材料到货验收时发现的不合格品及使用安装工程中和工程验收时出现的不合格品。6.3.原则严格执行材料质量标准。6.4.各部门权责工程部：材料不合格品收货单标注，不合格品单独存放并标识，通知材料部门。不合格品的记录和统计。6.5.流程及表单材料质量描述清楚，封样进货验收持续跟进不合格品处理扣款《天津市青龙建筑安装工程有限公司第21分公司材料管理手册》10序号图示责任部门说明相关记录1工程部对不合格品状况进行描述并通知材料部门2工程部按现场相关管理规定进行管理，避免丢失和错误使用必要的标识3材料部门协调相关供应商解决问题，退货或者换货4财务部办理出库手续出库单5工程部6工程部记