公文写作的误区

公文写作的误区作者：德布单位：**************【摘要】在党政机关公文写作中，一些作者经常会陷入文字运用中的误区和语言表达的误区，这些误区主要体现在不恰当的使用关联词语、不正确的使用一些相近词汇、错误的使用标点符号、不清楚阿拉伯数字与汉字的混合使用方式、年月日落款的不规范使用以及在书面语中滥用方言、滥用口语、滥用俗语俚语、滥用外来语、滥用缩略语、误用文言文。这些误区严重的影响了公文的庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范的形象。造成这些误区的主要原因是：一些作者由于没有弄清楚公文的写作特点、文学功底不够扎实、急于求成没有对词句反复推敲，还有一些作者受到平时语言环境和口语的影响，在书面语中滥用口语，更有部分作者在写作时刻意的追求华美、韵味，使得公文失去了其简朴、庄重的特点。本文对当前公文写作中的种种误区从理论与实践的结合上进行剖析,提出克服语病,写好公文应“多阅读、多研究，勤查阅、勤记录，实事求是，反复推敲、认真修改”，以便更充分地发挥公文的作用。【关键词】公文写作误区原因改进办法党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。这使得公文具有法定的权威性、行政的制约性、明确的时效性，在文字上，要求其严谨、准确；在语言运用上要求其庄重、调理清晰、简明并且平实。在实际的工作中，有些作者在日常写作中，不够细致。还有些作者没有掌握公文语音的特点和要求，在公文写作中陷入了误区。一、公文写作中的误区常见的误区主要是文字运用中的误区和语言表述中的误区。（一）文字运用中的误区1.错误的使用关联词语主要有关联词语的残缺、误用、滥用、搭配不当和关联词语的错位。关联词语是复句的重要组成部分，它可以清晰地显示分句之间的意义关系和语法关系，使语意表达得严密而有条理，错误的使用关联词语，严重的影响了公文写作的准确性。例如：①虽然我们的工作还赶不上先进单位，我们还是要尽自己的最大努力干出好成绩来。②我们在各项工作中，首先要有勤奋苦干的精神，然后要有科学运用的头脑，发扬科学工作的精神。③尽管任务多么艰巨，我们也要按时完成。④不管任务十分艰巨，但我们也要按时完成。⑤会时，作报告的人一方面要注意语言简洁、内容生动、有吸引力；另一方面听报告的人也要自觉遵守会场纪律，不要闹闹哄哄、进进出出。例句①中的第二分句前应填上“但”或者“但是”，与第一分句中的“虽然”构成转折关系。例句②中第一分句与第二、三分句之间不是承接关系，而是并列关系，因此应该把“首先……然后……”改为“既……又……”。例句③和例句④属于关联词语的搭配错误用法，关联词语在日常使用已经形成了固定的搭配方式，如“尽管……但是……”、“如果……就……”、……等等，这两个句子中的管理词语搭配错误，使得句子的意思令人费解。将③、④中的关联词语对调，改为：“不管任务多么艰巨，我们也要按时完成。尽管任务十分艰巨，但我们也要按时完成。”这样句子就通畅了。例句⑤中后面的分句和前面的分句并不是一个主语，所以“一方面”应该放在“作报告的人”前。2.一些词语的错误使用常见的使用错误的词语有“做与作”、“需要与须要”、“必须、应当与必需”、“涉及与涉及到”。3.一些符号的使用误区在这里我只谈谈公文写作中常见的一些标点符号的错误用法，平时写作中的那些错误的标点符号的使用情况，如：逗号，分号，句号的使用方法，我个人认为属于写作中的常识问题。在公文中较为常见的不恰当的标点符号用法主要有：3.1.书名号使用中的误区某某某镇接到一份文件，题目是《转发〈关于转发内蒙古自治区《关于……的决定》的通知〉的通知》。一般情况下，书名号在套用的时候，我们只使用两层，像上例的这种情况比较少见，当作者遇到类似《关于转发内蒙古自治区《关于……的决定》的通知》这类文件的时候，很容易写成《转发〈关于转发内蒙古自治区〈关于……的决定〉的通知〉的通知》。因此建议在实际的使用中，应当尽量避免三层或更多层的引号、书名号的用法，层次多了，读者不容易分清楚。3.2.用日月简称给事件命名的误区用汉字书写的表示事件、节日和其他意义的日月简称，为了避免月份与日期的混淆不清，涉及一月、十一月、十二月，应当用间隔号将表示月日的数字隔开，并外加引号，以避免歧义。涉及其他月份时，不用间隔号。例如：“一·二八”“一二·九”“九一八”。一般情况下只需要给日月的简称加引号即可，如：“一二·九”运动。如果是为了突出和强调事件，也可以都加上，如：“一二·九运动”。还有部分事件因知名度较高，日月简称就不需要加引号了，例如：“五一劳动节、十一国庆节”中的数字不用加引号。日月简称也可以用阿拉伯数字表示，与汉字不同的是，用阿拉伯数字表示时，需要在用间隔号将日月分开。例如：“9·11”“3·15”。这种用法不适用于传统节日。4.阿拉伯数字与汉字的混合使用中的误区我发现在各单位的公文中，经常有阿拉伯数字与汉字不规范的使用情况。例如：将“2012年”写成“一二年”或“12年”。年份一般是不用缩写的。具体的数字用法，在《中华人民共和国国家标准：出版物上数字用法的规定》中已经做了详细的规定。这里我将常出现的几处误区简单的举例指出：物理量量值必须用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。例：8736.80㎞（8736.80千米）600g(600克)100㎏~150㎏（100千克~150千克）12.5㎡（12.5平方米）外形尺寸是400㎜*200㎜*300㎜（400毫米*200毫米*300毫米）34℃~39℃（34摄氏度~39摄氏度）。非物理量一般情况下应使用阿拉伯数字。例：21.35元，45.6万元，48岁，11个月，1480人，4.6万册，600幅，550名。整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，使得局部与整体上的一致。例1：一个人、三本书、四种产品、六条意见、读了十遍、五个百分点；例2：截至1984年9月，我国高等学校有新闻系6个，新闻专业7个，新闻班1个，新闻教育专职教员274人，在校学生1516人。数值巨大的精确数字，为了便于定位读数或移行，作为特例可以同时使用“亿、万”作单位。例：我国1982年人口普查人数为10亿817万5288人；1990年人口普查人数为11亿3368万2501人。相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，连用的两个数字之间不得用顿号“、”隔开。例：二三米，一两个小时，三五天，三四个月，十三四吨。时、分、秒可以用阿拉伯数字和汉字表示。例如：3点37分、14点40分28秒。也可以用阿拉伯数字表示，并用冒号分隔时、分、秒。运用这一格式时须注意采用24小时计时制，例如：04:00、15:40。其中的冒号要规范书写，不能标在中间，要标在下方。5.年月日落款的不规范使用这条本应该归属上文第三条的，但是我发现，上至国家各部委下至各级行政机关、企事业单位，公文不规范的年月日的落款已普遍使用。比如：像“二0一三年*月*日”或“二〇一三年*月*日”这样的落款，还有将“零”用英文字母“O”表示的。这样的落款随处可见。“零一二三四五六七八九”属于汉字的数字写法，而“0123456789”这是阿拉伯的数字写法，“OPQRST”这是大写的英文字母的写法。“二0一三年*月*日”和“二〇一三年*月*日”这样的落款错在将数字与汉字、英文字母与汉字混淆使用。至于“〇”这个字在字典中是可以查到的，因为在手写中，这个字容易和“0”和“O”混淆，所以不常用。在如今电脑普及的时代，“〇”这个字可以不可以使用，需要有关部门规定。在《中华人民共和国国家标准：出版物上数字用法的规定》中提到，凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，均应使用阿拉伯数字，遇特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持统一。重排古籍、出版文学书刊等，仍依照传统体例。那就是说一般使用正确的年月日落款应是：“2013年*月*日”的。但为了使公文显的庄重，数字运用上的统一，也可以用汉字表示，那也只能是用“二零一三年*月*日”的写法，但“二0一三年”汉字和阿拉伯数字混用或者“二O一二年”汉字和英文字母混用的写法是肯定不能算对的。之所以将落款单独的从数字和汉字的混合使用中拿出来谈，是因为公文的写作更应该注重细节，规范使用汉字。从细节着手，从点滴做起。（二）语言表述中的误区公文语言，有其独特的特点，可以说是一种循规蹈矩的语言。在词汇上，公文语言严格遵照其词典意义；在造句上，公文语言严格遵循语法规则；在修辞上，公文语言只适当运用比喻、对偶、排比、设问、反诘等常规修辞格，而对夸张、通感、暗示等可使事物有较大变形的或曲折达意的修辞格一般不用。在公文写作中，每一种体式在写作中都有固定的套路，一些固定的模式化语句和语词经常被沿用的现象比较常见，可以说公文的体式就是模式化的，沿用这些固定模式化的语句，方便、简洁、有效。如“来函收悉”、“敬请批复”等惯用语，从古至今一直沿用。但有些作者在写作时故意标新立异，反而使得公文不伦不类。1.公文中口语化倾向从古至今，书面是公文的唯一形式，不仅当时是“明文”规定，“明令”执行的，事后还要归入档案，以备查考。使用规范的书面语，也是公文风格庄重典雅的因素之一。书面语是在口语基础上提炼加工的结果，相比之下，书面语系统、规整、精密，含义明确，文理通顺，口语就显得零乱、驳杂、粗疏，含义模糊，甚至有的文理不通。公文中口语化倾向主要包括以下几个方面：滥用方言。如鄂尔多斯地区有把“别人”写成“人家”。例⑥：靠南边的三栋楼把后面的楼房倚的．．，阳婆．．照不到了。滥用口语。例⑦：“今年的错误要纠正，去年的也不要放过。今后不论超产奖还是什么乱七八糟的这个奖那个奖，统统都得在利润中支付。”滥用俗语俚语。例⑧：有一份批复，文中肯定下级机关增设便民信箱举措时，竟借用这句电影台词：“高，实在是高”。滥用外来语。对一些已通用的外来语，如拖拉机、俱乐部、爱滋病等当然可以适当使用，而对未经规范化处理的外来语，还有网络上流行的一些语言，如“的哥”、“灌水”等词语，原则上不能搬上公文。这些词语，不仅与公文语言规范庄重不符，而且与明晰、朴实的要求相悖。滥用缩略语。对一些尚未约定俗成的缩略语，在公文写作中应慎用，避免发生歧义。如：在一份函中写着商购“黄白芝麻”品种，这里是指黄色和白色的两种芝麻，还是指黄白相间的一种芝麻，只有发函者知道了。类似这样的缩略或简称，原则上应先用全称或作补充说明；而在规范性公文写作中，一般不宜使用。2.误用文言文如：鉴于．．土地已被强占,多次交涉没有结果。我部张副部长亲自莅临．．开工典礼,表示祝贺。前程．．如何，令人担忧。“鉴于”是说觉察到,考虑到,常常用于因果复句的前一分句,这里没有因果关系,不应使用“鉴于”；“莅临”表示来临,用于所尊敬的人（贵宾、领导）,是从接受的角度说的，这里表示发出动作，使用“莅临”显然不够妥当。“前程”是指前面的路程，比喻未来在功业上的成就。大多用于积极意义，例如：远大前程、美好前程等等。这里是说将来可能出现很糟的情况,使用“前程”就很不恰当。二、公文写作产生误区的原因（一）文字运用误区产生的原因1.不注意炼词炼意，缺乏过硬的文字功夫1.1.不明词义内涵如：上文提到的“做与作”、“需要与须要”、“必须、应当与必需”、“涉及与涉及到”这四组常用错的词语，是典型的不明词义内涵造成。“做”和“作”在有些意义上是相通的，按照使用习惯有所分工，在汉字中，“作”字出现很早，“做”字出现较晚，开始凡写“做”的地方都可写“作”，现在已有分工，不能混用。习惯上，制作或活动涉及的对象是具体的，一般用“做”；抽象一点的或书面色彩重一点的，一般用“作”；成语里一般用“作”。在这里举两个例子：领导正在台上作报告；做报告是有技巧的，一个做得好的报告不仅内容丰富，还要很有针对性。同样是“zuò报告”这两个字因使用环境的不同就发生了改变，前者因为领导正在讲，这里的“报告”是动词，所以用“作报告”；后一句中“报告”是名词词性，所以用“做”。“需要与须要”简单的