公文处理基础知识与常见问题

公文处理基础知识与常见问题省政府办公厅机要文书处董利坤（2012年11月15日）一、公文处理基础知识（一）公文定义•党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具”。•特定效力•规范体式•重要工具•公文有具体的外在形式，同时有着严格的规范体式，所以还是一级行政机关、一个部门、一个单位的形象和窗口。•各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。•各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。（二）公文种类《党政机关公文处理工作条例》第八条规定的15个文种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、纪要。与旧的《条例》和《办法》对比，在国家行政机关原来使用的13个文种基础上，增加了“决议”和“公报”2个文种；“会议纪要”改为“纪要”；党的机关原来使用的“指示”、“条例”、“规定”3个文种不再使用。党的机关一般不使用“命令（令）、公告、通告、议案”等4个文种，行政机关一般不使用“决议”文种。常见的按照行文方向的分类•上行文：报告、请示、意见•下行文：决议、决定、命令（令）、通知、通报、批复、意见、函•不相隶属：函、通知（三）公文格式•《党政机关公文处理工作条例》第九条：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。(18要素)与旧的《办法》相比：1.增加了“份号”；2.“发文机关标识”改称为“发文机关标志”；3.增加了“发文机关署名”；4.不再使用主题词；5.增加了页码；6.紧急程度分为“特急”和“加急”（《办法》称“急件”）。•涉密公文应当标注份号。•有特定发文机关标志的普法性公文和电报可以不加盖印章。•公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。000001秘密★1年特急上距版心上边缘35mm，距上页边72mm云南省人民政府文件下空2行编排发文字号（下距发文字号约20mm，距分隔线约30mm）云政发〔2012〕1号上距发文字号4mm分隔线分隔线下空2行编排标题(下距标题约20mm)云南省人民政府关于XXXXX的通知各州、市人民政府，省直各委、办、厅、局：（上距标题约10mm）为深入贯彻落实XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，现将有关事项通知如下：（不再区分上行文版头）云南省人民政府文件□云政发〔2012〕178号签发人：李纪恒□分隔线云南省人民政府关于XXXX的请示国务院：为XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，现将有关事项请示如下：恳请国务院划拨抗旱救灾专项资金1.5亿元，支持云南开展抗旱救灾工作。当否，请示。附件：云南省XXXXXXXXX云南省人民政府2012年7月1日□□□□□□（联系人及电话：董利坤0871-3631913）（版记示例）由3号字改为4号字不再标注主题词□抄送：国家发展改革委，财政部、民政部、水利部、林业部、□人力资源社会保障部。不再保留（共印份）□云南省人民政府办公厅2012年7月1日印发□分隔线上下粗(0.35mm)中间细(0.25mm)（二维条码）不再使用中套式盖章：云南省人民政府办公厅2012年7月1日□□□□□□（联系人及电话：董利坤0871-363191313908877771）统一使用上套式盖章：云南省人民政府办公厅2012年7月1日□□□□□□（联系人及电话：董利坤0871-363191313908877771）信函格式：（上距页边30mm）云南省人民政府文武线(上粗下细，距发文机关标志4mm)线长170mm000001云政函〔2012〕1号机密★1年特急与其上最后一个要素相距2行（约20mm）云南省人民政府关于XXXX的函武文线（上细下粗）线长170mm（下距页边20mm，首页不显示页码）（四）行文规则•《党政机关公文处理工作条例》第十四条：行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。•向上级机关行文应当遵循6条规则•需要注意的新内容：1.上行文“原则上主送一个上级机关”（《办法》只对请示作此规定)；2.“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权”；3.“下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关”；4.“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”。•向下级机关行文应当遵循5条规则•党委、政府的部门依据职权可以相互行文。•部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。•需要注意的新内容：“属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文”。（五）公文拟制（单独成一章）·机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作；·重要公文和上行文由机关主要负责人签发；·党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。（六）公文办理（发文办理、收文办理、公文归档等三章合并为一章）·“收文办理”中，将“审核”改为“初审”，将“分办”、“批办”并入“承办”，并增加了“传阅”、“答复”2个环节。·“发文办理”环节进行了简化，“起草”、“审核”、“签发”列入“公文拟制”，“用印”并入“印制”。（七）公文管理·着重强调了有关保密规定，提出了设立保密室和阅文室的要求，对公文定密和解密、密级文件的复制和汇编、公文的销毁和移交、新设立单位的发文立户等作出具体规定。（八）附则二、公文处理常见问题（一）文种使用方面1.“公告”与“通告”滥用、错用、混用2.“请示”、“报告”误用和处理不规范⑴向同级机关“请示”、“报告”或“批复”⑵多个事项同一请示⑶“报告”中夹带请示事项3.“意见”、“通知”文种重叠使用4.非通用文种作为公文文种来使用（二）格式规范方面1.上行文容易出现的问题：⑴没有标注签发人或者格式、字体使用错误⑵没有标注附注（联系人及电话）2.标题容易出现的问题：⑴错用字体、字号⑵缺发文机关（3要素）⑶标点符号使用不当⑷介词重叠或位置使用不当正确的如：《云南省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于××文件的通知》⑸事由概括不当、不准⑹文种使用不当3.主送机关（用全称或规范化简称）4.正文层次序号：第一层为“一、”，黑体或仿宋体；第二层为“（一）”，楷体或仿宋体；第三层为“1.”，仿宋体；第四层为“（1）”，仿宋体。第五层为“①”；（2000年省的细则规定）第六层为“a”。（2000年省的细则规定）5.附件说明•在正文之下空一行左起空2字标注为“附件：”•正确的如：□□附件：云南省人民政府办公厅关于认真贯彻落实XXXX的通知（不要文号）□□附件：1.云南省人民政府办公厅关于认真贯彻落实XXXX的通知（不要文号）2.关于XXX工作的整改落实方案•错误的如：□□附：1、《云南省人民政府办公厅关于认真贯彻落实XXXX的通知》（云政办发〔2012〕X号）2、XXXXXXXXX6.发文机关署名、成文日期和印章XXXXXXXXXXX（正文末尾一行或“附件：”）发文机关署名（以成文日期为准居中）2012年7月1日(右空四字)印章上距正文或附件说明一行之内，下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。7.附注•请示、报告等上行文和商洽类、请求批准或答复类的函，必须要标注附注，就是联系人及电话，以便于联系、询问和沟通有关问题。•居左空2字加圆括号编排在成文日期下1行□□（联系人及电话：董利坤0871-363191313908877771）8.附件•改用黑体字标注“附件”或“附件1”•与正文一起装订时，编排在成文日期或附注之后、版记之前，页码要连续编排9.版记•7月1日以后不再标注主题词⑴抄送机关。一般用规范化简称，不抄送领导个人，不用“抄报”⑵印发机关和印发日期。•如：（改为4号字）不再标注主题词□抄送：省民政厅、住房城乡建设厅、国土资源厅、人□力资源社会保障厅。•不再保留（共印50份）•□云南省人民政府办公厅2012年7月1日印发□•版记应置于公文最后一面，最后一个要素置于版心最后1行。•信函格式的公文版记不加分隔线，不标注印发机关和印发日期。（二）其他方面常见问题1.关于公文常用易混字词•截至——截止•账——帐•制定——制订•作出——做出•其他——其它•通信——通讯•公布——发布•像——象•其他：报道——报导按照——遵照必须——必需反应——反映几率——机率缴纳——交纳实行——施行权利——权力运用——应用2.常见的不规范表述•辖区（行政区域）•行政村（村委会）•法律法规的统称（按照XX等法律法规）•建国以来（新中国成立以来）•年份和年代（一般不能表述为：今年、明年、上世纪）3.数字的用法•10以上的数字、分数，公历世纪、年代、年月日和时刻，计数与计量都应使用阿拉伯数字（成文日期、部分层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字除外）•常见的错误有：年代、分数使用汉字（九十年代、三分之一）共用单位和符号造成歧义（5—10万、1—10%）•10以下的个位数如果不是具有统计意义的可以用汉字，但一般都用阿拉伯数字（四项基本原则、“三个代表”重要思想、党的十七大、省委九届一次全委会等特殊情况除外）4.计量单位的用法•法定计量单位•一般用汉字5.标点符号的用法•一般占1个字位置，个别特殊的占1/2或2个字•发文字号用“〔〕”，不能用“[]”•连接号一般用“—”，电话号码区号后用“-”•很少用：省略号、破折号、问号、叹号常见的错误•采取以下措施：一是XXX。二是XXX。三是XXX。•抓好水利基础设施建设（省水利厅牵头，各州（市）人民政府负责落实）。•（以下简称《条例》（草案））6.页码的标注方法•4号半角宋体阿拉伯数字，编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。•信函格式和电报不显示第一个页码，其他公文都应标注第一个页码。•公文版记要求置于最后一面（偶数页）并标注页码，当版记前页有空白页时，空白页和版记页不编排页码