公文管理制度审批版

横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司密级：秘密编号：LM-XZ-2013-09公文管理制度起稿部门行政部起稿时间2013年8月10日修订部门总经办、行政部修订时间2013年8月18日行政经理审核日期分管副总总经理颁布执行时间2013年8月日-版本（1）横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司目录1总则..........................................................................................................-1-1.1目的.....................................................................................................................-1-1.2适用范围............................................................................................................-1-1.3公文分类及格式.................................................................................................-1-2公文管理...............................................................................................................-2-3发文管理..................................................................................................-2-3.1红头文件............................................................................................................-2-3.2工作文件与工作联系单....................................................................................-3-3.3发文程序要求....................................................................................................-3-4收文管理..................................................................................................-5-4.1登记管理............................................................................................................-5-4.2传阅须知............................................................................................................-5-4.3文件借阅............................................................................................................-6-4.4文件清理............................................................................................................-6-5编号、制作、发放。..............................................................................-6-5.1编号....................................................................................................................-6-5.2公文盖章管理....................................................................................................-7-5.3公文发放范围....................................................................................................-7-6公文立卷和销毁......................................................................................-7-7附则..........................................................................................................-7-7.1本制度由行政部负责解释及修订，由公司总经理批准执行。....................-7-7.2本制度自颁布之日起执行。............................................................................-7-附件..............................................................................................................-7-横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司1-1-公文管理制度1总则1.1目的为使公司公文管理规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，充分发挥公文在公司各项工作中的作用，结合公司实际情况，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司各部门的公文制作、传递等管理工作。1.3公文分类及格式1.3.1公文分类本制度所称公文分类包括决定、决议、报告、通知、通报、函、请示、批复、总结、会议纪要、说明书等。决议（JYGW）：适用于经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项。决定（JDGW）：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员。报告（BGGW）：适用于向上级部门汇报工作，反应情况，提出意见或建议，回复上级部门询问或交办事项的处理结果。通知（TZGW）：适用于批转各部门的公文，发布规章，传达要求各部门办理和需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用人员。通报（TBGW）：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。函（HGW）；适用于平级部门之间或不相隶属单位之间相互介绍、商洽工作、询问、催办和答复问题，请求批准和答复审批事项。请示（QSGW）：适用于向上级请求指示、批准的事项。批复（PFGW）：适用于答复下级部门或相关部门的请示事项，对重要问题提出见解和处理办法。协议书（XYGW）：适用于公司或个人就某个问题经过谈判或共同协商，取得一致意见后，订立的一种具有经济或其它关系的契约性文书。会议纪要（HYJY）：适用于记载、传达会议情况、议定事项、会议精神，要求与会人员或部门共同遵守、执行、落实的事项。正文中需注明时间、地点、主持人、参会人员、请假人员。总结（ZJGW）：适用于公司、部门或个人对过去一个时期内的实践活动或某件具横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司1-2-体事项作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后的工作。说明书（SMGW）：适用于向各部门、客户、合作商以及其他政府单位等就某些事项做出详细说明与解释。1.3.2公文格式本制度中公文格式分为：红头文件、工作文件和工作联系单。红头文件：指向政府机构机关团体等以及公司内部，以公司名义发出的申请、报告、通知、决议、承诺书、证明、函、请示、批复等具有普遍约束力的规范性文件。工作文件：指公司在实施管理、处理事务的过程中，所形成的具有一定约束力和指定格式的文件，公司及各部门用于颁布规章制度、请示、答复、通知、决议、总结，传递公司发展目标、经营业务，指导和商洽工作，汇报情况等工作中的文件。工作联系单：适用于各部门之间相互商洽工作、相互需求信息传达、询问和答复问题，各部门与对外合作单位进行业务沟通、洽谈，向领导请求批准事项、询问具体事项等工作的文件。2公文管理2.1行政部是公文的归口管理部门，负责建立、健全公文管理制度，并有责任指导检查各部门的公文处理工作执行情况，加强公文的统一协调与管理。其中，红头文件、总经办发出的重要工作文件、领导交办的其他重要工作文件均由行政部统一管理，包括文件的收发、登记、拟办、追踪、督办、归档等。各部门内部公文与工作联系单原件由部门自行管理，视文件的重要程度进行统一归档行政部。2.2公文管理工作要坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全。3发文管理3.1红头文件3.1.1拟稿基本要求（1）文稿要符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。文稿的内容如涉及公司内相关部门的，应协商一致后予以发文。（2）拟文要主题突出，观点明确，文字精炼，条理清楚，书写工整，标点准横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司1-3-确，文字规范，篇幅力求简短。（3）凡以公司名义对外行文的，必须使用公司统一格式印发。（4）公司各部门，不能直接对外行文。对外上报的公文，应由各部门专人负责撰写，部门经理复核，报分管副总、总经理审核、签发，撰写部门根据领导签发意见修改、校对后，由行政部以公司名义对外行文。（5）公司领导签批后的文件，由拟稿人将文稿的电子版发到行政部统一编号、打印，以保证格式统一。3.1.2格式要求（1）红头文件格式包括：标题、文件编号、主送部门、秘密等级、急缓程度、正文、附件、行文方向、行文时间、抄送单位等。（2）公文标题应准确、简要概括公文的主要内容。（3）公文如有附件，应当在正文之后注明附件的序号和标题名称。（4）对外发文时，公文一律加盖公司印章方可发送。（5）行文格式详见附件二。3.2工作文件与工作联系单（1）各部门在职责范围内拟发文件，对所发文件的内容负责。各部门制定专人拟稿，部门经理复核，报分管副总、总经理审核、签发。（2）拟发文稿要情况属实，观点明确，言简意赅。（3）文件内容应准确简洁明了，能简要概括主要内容，文件的格式采用公司统一的公文模板，详见附件一、附件二。3.3发文程序要求3.3.1拟稿拟文必须慎重，各部门在发稿时，需认真研究，指定专人拟稿，拟办人员要本着实事求是的精神，按照有关规定，提出解决问题的办法和意见，不得模棱两可，朝令夕改；文件内容须商洽的，应与有关部门沟通意见，不得各自为政。文件内容力求反映情况真实、观点明确、文字精炼、层次分明、标点准确、篇幅简短。3.3.2核稿原稿拟定后，由拟稿人所在部门经理根据预定意图复核并签字后，送由分管副总针对文稿的主题全面斟酌再次核稿。横山县龙盟伟业房地产开发有限责任公司1-4-3.3.3签发文稿经分管副总核定后，视文稿性质，重要程度等因素送呈总经理签发，签发人应签署姓名全称和日期，签发人只限一人，批语要肯切不含糊。3.3.4编号文稿经公司领导签发后，即视为定稿，红头文件与其他重要工作文件由行政部统一编写文件字号，各部门工作文件由部门自行编写文件编号。3.