关于材料暂估业务的探讨和分析

1关于材料暂估业务的探讨和分析一、概述大家知道一个企业的经营和管理，少不了人、财、物和供、产、销几大方面，否则这个企业就无法正常经营和获利，我们这里所说的“暂估”就发生在材料供应环节当中。下面先概述一下材料暂估的定义、特点及依据和遵循的会计原则。材料暂估是指所购货物已送达企业并验收入库而相应的发票却无法在月末及时送达的情形，由于此时没有购进材料的发票价格也就无法得到材料的入库成本，更无法进行材料发出成本的核算，因此在月末就必须依据供应商提供的材料价格进行暂估入帐，并进行相应的会计处理，以满足企业会计核算及管理的需要。这里所说的材料是指企业作为库存的各种材料，包括原料、主要材料、辅助材料、外购半成品、修理用备品备件、包装材料、燃料等。材料暂估业务是各企业都会遇到的问题，而且随不同企业的经营规模和行业要求所采用的暂估方式和核算程序也略有不同，而暂估业务处理的是否恰当也会间接影响企业财务状况和经营成果。根据《企业会计制度》规定：对于已验收入库的购进商品，但发票尚未收到的，企业应当在月末合理估计入库成本（如合同协议价格、当月或者近期同类商品的购进成本、当月或者近期类似商品的购进成本、同类商品同流通环节当期市场价格、售价*预计或平均成本率、等）暂估入账，借记“库存商品”、“原材料”、“包装物”、“低值易耗品”等科目，贷记“应付账款一暂估应付账款”科目，下月初用红字作同样的记录，予以冲回。材料暂估遵循的会计原则：1、会计核算应当以实际发生的经济业务为依据，会计凭证的处理要有业务部门的暂估清单，并真实反映购进材料的数量、价格、供货商信息，分别记入材料和应付帐款（暂估--客商）明细账。2、企业的会计核算应当及时进行，不得提前或延后。3、相应发票到达后要针对原来暂估的明细进行冲回，并同时做材料购入的结算处理。不能虚增资产或负债。二、本企业材料暂估业务的现状分析通过第一部分的概述，大家对材料暂估业务已经有了基本的了解，接下来我们对本公司目前的材料暂估业务进行现状分析。我们公司是以生产加工卷烟为主的烟草制品工业企业，生产使用的原辅材料分为中烟统采和部分自主采购两部分，有系统的生产经营组织架构和管理模式，材料采购的业务从订单、到货、质检、入库、2保管、配送发出到车间耗用及结存核算，都有各部门的分工管控和业务链程序的支撑。我们公司的经济业务又分为自主加工、品牌合作及省内调拨几部分，因此较别的烟厂更复杂一些，目前公司业务核算统一采用国家烟草局推行的用友ERP-NC系统，从2010年开始先推行会计核算模块，2011年又逐步开发相应的供应链支持软件，并与我们原来自主开发的百联ERP系统并行使用，尽管大家付出了很大的努力，但是基于我们公司业务的特殊性，用友软件仍有许多与企业实际情况不相符的地方，因此在有些环节上仍需不断改进和完善。三、材料暂估现状中存在的问题和不足1、用友软件对材料暂估入账的会计处理方式与会计制度规定不一致。会计制度要求月末按全部货到票的单据进行暂估入账，下月初以同样分录红字冲回，而NC则是全部只估一次，并非全部在次月冲回，而是票到时才将以前的暂估冲回。2、目前个别材料的暂估价值与结算价值不符，有的差异还很大，并且现有NC软件对暂估差异的处理也不完善。四、形成暂估结算差异的原因总结针对材料暂业务现状中所存问题，我们不断地总结和分析，并与业务部门的相关负责人员多次进行业务流程的梳理和探讨，从中查找形成暂估差异的原因，最后得出以下几点：1、新旧系统切换时就有的程序实现方式不同形成的个别估价不准。2、业务部门提供的订价不准或操作失误形成的估价不准。3、供应商在发货后又调整了供货价格，形成与原来的订价事实不符。4、材料相同但供货商不惟一，这种“一物多价”的实际情况导致程序可能误取暂估价，在程序计算出库价格和发料成本时，就会与实际不符，形成实事上的暂估结算差异。五、探讨解决方案按照所拟定的课题计划和步骤，我们边探讨边实践，多次与业务人员及用友系统程序维护人员共同讨论，并根据具体情况分别制定解决方案。（1）系统切换时遗留的估价差异留待发票结算后再将形成的异常结存用调帐单方式进行差异调帐整，人为查找当初领用部门负担相应的差异。（2）对业务部门的业务人员进行订单、到货、估价及调价的业务流程培训，使业务人员都能依照程序进行操作，就能避免这种差错，并学会如何查找分操作结果是否正确合理。（3）从ERP核算程序着手，要求货物暂估环节自动取最近结算价格，若有人为调整和维护估价时，以维护价为最新估价，在软件上提供最佳保障。（4）材料相同但供货商不惟一的“一物多价”情况软件是无法判断的，只能由仓库及业务员人为3判断并通过在同类物料下重新增加物料编码来达到分别暂估、来票交冲销不留差异的效果。六、验证总结和持续改进1、材料暂估入账和来票冲回方式是用友NC软件在全国烟草行业统一采纳的核算方式，尽管与会计制度规定不符，但我们也不是特例，并无权改变。2、系统切换时遗留的估价差异在全部发票结算前还会存在，需要一个慢慢消化的过程。3、ERP程序中的货物暂估环节自动取最新结算价已经实现，但涉及厂内所用物料的数量品种非常繁多，在材料的市场供应价格变动时，系统因调价前的暂估未结算完仍会产生第短期估价结算差异，属正常情况，体现在全部结存材料的加权成本中。4、扣除以上因素，原料暂估差异率从3月份的0.16%下降为0.03%，备件差异率从3月份的2.7%下降为0.4%，分别降低了0.13%和2.3%，基本达到既定要求，能够合理反映企业的财产状况。总之，暂估价差异是材料实际价结算方式下都会存在的一种现象，不可能完全避免，但是通过以上方案确实可以有效降低估价与实际价的差异。我们将在现有基础上积极配合，相互沟通，严格流程，不断改进。二〇一一年十一月十五日