全城通商务专递业务系统操作手册

-1-附件3：全城通商务专递业务系统操作手册东莞市邮政局2010年10月-2-目录一、系统概述.................................................-3-二、功能概述.................................................-3-1.系统登录..............................................-3-2.营业部使用者..........................................-4-2.1功能介绍.....................................-4-2.2邮件收寄.....................................-4-2.2.1基本说明...................................-4-2.2.2邮件收寄信息录入...........................-4-2.2.3邮件信息查询及修改.........................-5-2.2.4打印交接清单...............................-7-2.2.5营业日报表.................................-8-3.封发班使用者..........................................-9-3.1功能介绍.....................................-9-3.2邮件交接封发.................................-9-3.2.1基本说明...................................-9-3.2.2交接并封发邮件............................-10-3.2.3打印路单..................................-11-4.中心局...............................................-11-4.1功能介绍....................................-11-4.2接受总包....................................-11-4.3邮件封发....................................-12-4.4打印路单....................................-13-4.5邮件信息查询................................-13-4.6报表查询....................................-14-5.投递部门.............................................-15-5.1基本描述....................................-15-5.2功能描述....................................-15--3-一、系统概述全城通商务专递是新形势发展下而开发的函件业务，为适应需求特开发该系统。该系统主要由营业前台业务交寄、封发班封发、中心局分发转运、查询、系统管理等模块组成。目前系统已完成一期工程的开发工作，与现有的投递系统进行了数据对接，实现了从前台收寄到投递反馈全流程已贯通。二、功能概述1.系统登录在IE浏览器的地址栏中输入“全城通商务专递系统的网址（）”，按【Enter】回车键，进入系统登录界面如图所示。【操作说明】用户登录时，录入用户名、密码后，点击【登录】按钮，进入系统主界面，如图所示。用户名在系统中是唯一的。【注意事项】第一次登录系统，需要在登录界面下载相应的控件安装，确保系统各项功能的正常使用-4-2.营业部使用者2.1功能介绍此功能针对营业前台收寄人员使用，包括邮件收寄、邮件信息查询修改、打印交接单、营业报表查询等功能。2.2邮件收寄2.2.1基本说明邮件收寄权限属各营业前台的营业员所有。营业员从上级部门获得自己的系统工号后，按照登录提示输入相关信息，登录系统后即会看到如图1所示列表：图12.2.2邮件收寄信息录入点击【邮件收寄】，系统将会出现收寄信息的录入界面。如图2所示：图2【操作说明】单件收寄操作：-5-1、邮件收寄界面由寄件人信息、收件人信息、邮件信息、附加业务四部分组成；其中：A、寄件人信息和收件人信息按照客户填写的详情单正确填写。B、邮件信息中需要输入的信息包括：邮件条码、寄达地、重量、材料件数、保价金额。C、附加业务根据客户在详情单上的选择需要而输入。D、邮资项目为全城通专用信封时，邮件的重量不得超过1000克。E、邮件信息中的费用和附加业务中的费用，都由系统自动计算。2、所有的基本信息根据客户选择录入完成后，按【提交】按钮完成信息的录入，同时系统会弹出详情单的打印界面供营业员进行单据打印，完成整个邮件的前台交寄。批量收寄操作：1、点击图2中的【批量导入】按钮进入批量交寄界面，如图3所示：图32、选择【下载模板】，按照模板要求录入客户的基本信息。3、点击【浏览】按钮，查找到需要导入的文件，选择【打开文件】，将把按照模板格式录入的信息导入邮件信息列表中。4、按【录入】按钮即完成批量邮件信息录入【注意事项】1、批量录入邮件信息既可以又模板导入也可直接在列表中输入。2、批量录入邮件信息时候，代收回执、代收货款、办理妥投短信等附加业务时，一定要根据系统的提示输入正确的标识“1”或“0”。2.2.3邮件信息查询及修改点击【邮件信息查询】。出现按邮件条码的查询界面，如图4所示：-6-图4根据需要可以选择其他的查询方式。【操作说明】1、按邮件条码查询方式：此方式能精确的查询到邮件信息，输入邮件的条码信息，按【查询】即查询出邮件的基本信息，在该界面上还有一个修改功能，此功能主要针对错误录入的邮件信息的修改，权限开放给营业前台管理员，根据错误所在修改后按【修改】按钮即可。2、按客户名称查询方式：在客户名称处输入“寄件人”名称，点击【查询】按钮，在列表中出现该客户交寄的所有的邮件信息，如图5所示：图5点击邮件内容处的“查看详情”，可以查看整个邮件的基本信息。3、按收寄局查询方式：选择相应的“收寄局”，单击查询按钮，在列表中出现该收寄局的所有邮件信息，如图6所示：-7-图6点击邮件内容处的“查看详情”，可以查看整个邮件的基本信息。4、按时间段查询方式：选择相应的“时间段”，单击查询按钮，在列表中出现该投递部的所有邮件信息，如图7所示：图7点击邮件内容处的“查看详情”，可以查看整个邮件的基本信息。【注意事项】1、邮件的修改功能只能在“按邮件条码查询”的方式下操作。2、修改功能只能在没有打印交接清单前进行修改，交接清单打印后就不允许再对邮件信息做更改操作。3、修改功能的权限只开放给营业前台管理员，营业员无此权限。2.2.4打印交接清单【基本说明】邮件收寄完成后，要进入下一部门进行邮件的封发，前台营业就要与后台封发进行邮件的交接，进行实物信息和清单信息的对比验收。【操作说明】1、点击“打印交接清单”，进入待交接清单信息界面，如图8所示：-8-图82、点击“生成清单”按钮，完成清单生成并弹出清单打印界面。3、打印出的清单与实物一起交接给后台封发部门，完成前台的收寄、交接。2.2.5营业日报表【基本说明】营业日报表反应了该营业厅和每个营业员的收寄量，可以按日期查询，界面将显示本日、本月、本年的邮件收寄情况。【操作说明】1、点击“营业日报表”，进入查询界面，如图9所示：图92、选择需要查询的日期和查询范围，点击【查询日营业情况】按钮，进入查询结果界面，如图10所示：-9-图10【注意事项】1、如果选择“本网点所有”，查询出整个网点的收寄情况。2、如果选择“本工号所有”查询出的则是本人的收寄情况。3、“本网点所有”的查询权限只开放给营业前台管理员，营业员无此权限。3.封发班使用者3.1功能介绍此功能针对营业后台封发人员使用，包括邮件接收、邮件封发、打印路单等功能3.2邮件交接封发3.2.1基本说明封发班权限属各封发后台所有。封发班从上级部门获得自己的系统工号后，按照登录提示输入相关信息，登录系统后即会看到如图11所示列表：-10-图113.2.2交接并封发邮件营业前台交接给封发班邮件和清单后，封发班根据邮件信息和交接清单进行信息的接收；【操作说明】1、点击【交接并封发邮件】，进入“接收交接邮件”界面，如图12所示：图122、进入界面后，输入“交接清单号”点击【接受清单】按钮，进入“邮件封发”界面，如图13所示：图133、根据邮件的寄达地，将一同部门的邮件信息进行勾选或者扫描邮件条码来完成勾选，勾选完成后，点击“右移”按钮，进入封包邮件列表。4、再选择需要接收的部门，点击【生成总包】按钮，进入“总包清单”界面。5、点击【打印】按钮，完成邮件信息的总包生成。-11-【注意事项】1、如为本镇投递的邮件选择本投递部，无需封包给中心局转运至本投递部。2、非本镇投递的邮件，全部选择市中心局，经中心局转运。3.2.3打印路单【操作说明】1、总包信息生成后，打印路单交接，将邮件信息发往相应的部门，点击【打印路单】，进入路单信息界面，如图14所示：图142、勾选需要生成路单的总包，点击【右移】按钮，进入总包待打印路单列表。3、点击【生成路单】按钮并打印，完成邮件的接收，总包生成、路单打印的封发过程。4.中心局4.1功能介绍此功能针对中心局分拣封发使用，包括邮件总包接收、邮件分拣封发、打印路单、报表统计等功能4.2接受总包封发班将不属于本部的邮件封发至中心局后，中心局接收该邮件的总包信息，【操作说明】1、点击“接受总包”，进入总包接受列表，如图15所示：图152、中心局在该界面查看到全市所有封发班封发的总包信息，选择“查看详情”，查看总包的所有邮件，无误后点击“确定接收包”，完成总包信息的接收。-12-4.3邮件封发【操作说明】1、总包信息接收后，中心局将各封发班封发的邮件进行分拣并封发，点击【邮件封发】，进入“邮件封发”界面，如图16所示：图162、中心局将同一投递部的邮件手工或条码选择，选择完毕后，点击【勾选】按钮，将邮件勾选成功，如图17所示：图173、选择所要封发邮件的“投递部”名称，点击【确认】按钮，生成总包信息，如图18所示：图184、点击【封发】按钮完成邮件总包的封发。-13-4.4打印路单【操作说明】1、总包信息生成后，打印路单交接，将邮件信息发往相应的部门，点击【打印路单】，进入打印路单界面，如图14所示：图192、勾选需要生成路单的总包，点击【右移】按钮，总包进入待打印路单列表。3、点击“打印”按钮完成邮件封发过程。4.5邮件信息查询点击【邮件信息查询】。出现按邮件条码的查询界面，如图20所示：图20根据需要可以选择其他的查询方式。【操作说明】1、按邮件条码查询方式：此方式能精确的查询到邮件信息，输入邮件的条码信息，按【查询】即查询出邮件的基本信息。-14-2、按客户名称查询方式：在客户名称处输入“寄件人”名称，点击【查询】按钮，在列表中出现该客户交寄的所有的邮件信息，如图21所示：图213、点击邮件内容处的“查看详情”，可以查看整个邮件的基本信息。4、按收寄局查询方式：选择相应的“收寄局”，单击查询按钮，在列表中出现该收寄局的所有邮件信息，如图22所示：图22点击邮件内容处的“查看详情”，可以查看整个邮件的基本信息。6、按时间段查询方式：选择相应的“时间段”，单击查询按钮，在列表中出现该投递部的所有邮件信息，如图23所示：图23点击邮件内容处的“查看详情”，可以查看整个邮件的基本信息。4.6报表查询平衡合拢表是中心局在邮件封发完成后，对进口邮件和出口邮件做的一