会计档案与声像档案的管理

会计档案与声像档案的管理主讲人：韩春红一、会计档案的概念和特点会计档案：是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据会计档案特点：形成范围广泛档案类别稳定外在形式多样会计档案的管理凭证帐簿报表其他：总帐、明细帐现金、银行帐月、季报年报、工资表二、会计核算材料的归档会计档案的管理15年永久保管、销毁清册移交清册25年25年永久3-5年15年会计档案归档范围原始、记帐、汇总等会计档案的管理归档时间：隔年归档归档要求：材料真实、准确保持原卷册的封装严格交接手续，双方签字二、会计核算材料的归档（1）组好的年度报告、工资表等，依次按照案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、备考表的顺序排列，采用三孔一线方法，齐下齐左，在案卷的左侧装订。（2）会计凭证必须使用国家统一标准的“会计档案凭证软封面”来装订，封面要按项目填写。(3)各类案卷侧面要粘贴标签会计档案的管理三、会计档案的整理与编目会计档案的装订年度2008月份册数凭证号全宗号13目录号23案卷号1保管期限永久案卷脊背标签会计档案的管理三、会计档案的整理与编目会计档案的分类、排列、编号：会计年度--类别--保管期限类别–会计年度–保管期限会计年度-类别-保管期限2008年—决算报表(永久)-1银行帐(25年)-2现金帐(25年)-3总帐(15年)-4日记帐(15年)-5……原始凭证(15年)-12记帐凭证(15年)-13……类别–会计年度–保管期限报表类-1985年-(永久)1.2.3.1986年-4.5.6.7.1987年-8.9.10.…………凭证类-1985年-(15年)1.2.3…211986年-22.23…561987年-57.58….…………会计档案的管理三、会计档案的整理与编目编制会计档案案卷目录：顺序号案卷号案卷题名起止年月日册数凭证号保管期限存放位置备注柜号格号1四平市档案局2002年度财务决算报告2002.1.1-12.301永久会计档案的管理三、会计档案的整理与编目各类会计档案，按案卷号顺序装满一盒再装第二盒。不同类的档案，不能混装一盒，盒面不需要填写，只填写脊背的内容。对帐薄太大的案卷，不用装盒，按顺序排在盒的后面。会计档案的装盒会计档案的管理四、会计档案鉴定、销毁和移交鉴定工作依据《会计档案保管期限表》会计档案的销毁程序：1、成立鉴定销毁领导小组，提出销毁意见，编制销毁清册。2、单位负责人签署意见。3、进行销毁。移交工作中双方要办理交接手续、在移交清册上签名或盖章声像档案管理一、声像档案的概念和特点声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成，有保存价值的，以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。主要包括照片档案和录音录像档案。声像档案的特点：直观的形象性；收集、保管的特殊性；是其它载体档案的必要补充。声像档案管理二、声像材料的收集归档归档范围：强调“以我为主”，突出本单位主要职能、重要会议、活动、重要工作、重大事件、重点项目等，班子领导成员著名人物等声像材料。声像档案管理二、声像材料的收集归档归档时间：随时归档和年终归档归档要求：力求原底片、原件；齐全完整附有文字说明；要进行选择和鉴别声像档案管理三、声像材料的整理、鉴定和编目传统照片档案是指感光材料为载体，以影像反映方式的有保存价值的历史记录。由底片、照片及文字说明构成。新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案。它属于电子档案。照片档案声像档案管理三、声像材料的整理、鉴定和编目底片的整理包括：1.底片分类2.排列编号--全宗内编流水号或底片册内编流水号3.底片装袋插册4.填写底片册内目录和备考表照片档案整理声像档案管理三、声像材料的整理、鉴定和编目照片的整理：1.分类组卷(年度和专题)2.照片排列(按时间先组后张)3.照片编号(案卷号-照片号)4.编写照片说明5.填写照片册卷内目录(P188)照片档案整理1、时间：事件、事物发生、变化的时间。2、地点：所拍照片的具体地点。3、事由：照片所反映的事件、事物的情由。4、人物：主要人物的身份、姓名、位次。5、背景：对揭示照片主题有一定作用的背景。6、摄影者：拍摄单位和拍照人。每组照片前要对整组照片作总说明，即这组照片反映事件的时间、地点、经过、主要人物等总说明。照片说明（六要素）声像档案管理三、声像材料的整理、鉴定和编目照片档案的保管期限一般划为永久或长期与之相关的纸质或其它类型的档案保期限相一致。照片档案鉴定声像档案管理四、声像材料的保管和保护1.防止受污染防止底片受酸、碱等有害物质的破坏2.接触底片时防止汗污渍3.防光、防尘，温度在14-24℃，温度在40%-60%。4.选用专用照片档案装具，采用立放形式5.建立定期检查制度照片档案声像档案管理四、声像材料的保管和保护1.库房保持适宜的温、湿度15-25℃，45-60%2.磁带竖放，卷绕平整。3.防光、防尘、防磁，有条件的单位使用防磁柜存放。4.定期复制、转绕录音录像档案1.什么是会计档案？P166会计档案的保管期限有哪些？P1782.会计档案案卷题名的结构有哪几部分组成？P1733.会计档案的分类方法有哪两种，各自的优、缺点是什么？P1744.会计档案的销毁工作程序有哪些方面？P1785.什么是声像档案？P1806.传统照片档案是由哪几部分组成？P184如何填写照片说明？P187复习题谢谢大家祝同志们工作学习愉快