会计电算化下的管理模式

-1-1会计电算化下的管理模式摘要现代信息化管理越来越健全和普及，大大提神了企业的市场竞争力，尤其是会计电算化普遍使用。但传统的人工管理模式也就不适用了，这里要一种新型的管理模式来领导企业的发展。采用人工和虚拟的计算机管理模式相互结合，使管理层次清晰、简洁。利用EPR系统管理大量的会计信息，有利用人工管理虚拟的系统和健全的管理制度，两者相辅相成，同时又界限明确。使得企业能够以最好、最有效的方式来经营管理，获得最大的效益。关键词EPR人工管理制度内部控制-2-2言引在这信息爆炸的时代，对信息的处理要及时、快速，而且是大量的会计信息要同时处理。所以旧式的人工操作已经无法满足需要了。计算机的应用，使得会计信息的处理大大加速，而且及时、准确、全面。现在普遍应用的电算化软件系统是ERP。它用来管理大量的会计信息，更多的是运用它对企业进行一个整体的管理。使得企业内部节省了多余的操作程序和不必要的员工，为企业的管理带来了一体化的变革。光有虚拟的管理系统还是不行的，哈市得有人进行实施，人工对着虚拟系统的管理，是得这虚拟系统更好的为企业的经营管理服务，而且还须人工对系统的监督和维护，这是至关重要的、非人工不可的。在此管理层次的基础之上，加强管理制度的实施，以健全的、合理和合法的、科学的制度将这两管理元素紧紧地束缚在其固有的操作轨道上，使得整个管理体系有机化，高效性。一、电算化系统对各经营活动的整体管理（一）ERP系统的实施1、ERP的管理思想ERP既是一个软件也是一个管理工具，其核心思想是对企业所拥有的人、财、物、信息、时间和空间等综合资源进行综合平衡和优化管理，协调企业各管理部门，围绕市场导向开展业务活动，提高企业的核心竞争力，从而取得最好的经济效益。-3-3它是IT技术与管理思想的融合体，也就是先进的管理思想借助电脑，来达成企业的管理目标。实施ERP后，生产部门可以获得以下信息：产品生产报告、生产计划等信息；制造部门可以获得在产品账、存货账等信息；采购部门可以获得物料需求信息；领导可以获得各部门的工作效率等信息，因此，企业实施ERP具有很重要的意义，它不仅弥补企业管理资源不足，加强了企业内部管理，并在一定程度上缩短生产周期，提高企业现代化管理水平及员工素质，所以企业实施ERP也是大势所趋。2、ERP系统的特点1）ERP是规范化、信息集成化的管理ERP管理系统对整个供应链上的所有信息和处理流程进行统一，有助于实现企业的规范化管理。同时，ERP管理系统是将管理思想融于软件系统，用软件系统展现管理思想，通过将历史信息、当前信息和预期信息集中到一起，建立统一、共享的数据库，进而实现企业的信息集成化，达到集成化管理的目的。2）ERP是对整个供应链资源进行的管理现代企业的竞争已经摆脱的传统企业的竞争，即不再是单一企业之间的竞争，而是一个供应链与另一个供应链之间的竞争。企业自身的资源已经远不能适应激烈的竞争，而是需要结合经营过程中的各个环节，如供应商、制造工厂、分销网络、客户等等，只有将这些资源纳入企业的供应链中，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地3）ERP能够减轻企业会计人员的劳动强度，大大的提高工作效率ERP的管理思想注重事前反思、事中控制与事后控制，从而实现某些事务过程的数据的自动生成和核算分录，这样不仅降低了会计工作人员的工作强度，同时也有助于避免会计工作的错误，保证会计记录和处理的准确，提高工作效率。另外，由于ERP管理系统对财务的来龙去脉有详细的记录，易于会计人员对细节的够把握，从而更好的实现事中控制和事后控制.（二）电算化管理的具体体现1、对经济活动的监督-4-41）对工作人员的工作实况的监督工作人员的档案都有储存，通过虚拟管理对其工作出勤率进行监督，现在一般的公司企业都有“上班刷卡”的系统。通过刷卡，可以将其出勤信息在其管理档案里更新。下班也一样，规定的时间里刷卡。从而可以对员工迟到早退进行有效的监督。利用员工个人或小组的工作管理档案，现在员工的工作情况可以很清晰的看到，而且是实时动态更新。比如一个生产原件的员工，他每天生产的原件个数会在其工作管理档案里记录下来，这样可以更具员工的工作效率来进行工资发放，也是间接的监督员工工作。对生产线的监督。一条生产线从资金和原料来源到成品出售，都有很多的板块组成，虚拟管理系统可以对这些板块进行全面整体的监督，将这些会计洗洗给决策者，对生产线做出合理地调整。哪一板块的生产状况出问题，虚拟管理系统杜辉提出“警告”，然后由相关人员做出相应的措施。这种监督能力会让生产处于动态平衡对财务状况的监督。财务状况简单的说是资金流量，一个企业的资金流量对本企业来说是至关重要的一部分，虚拟管理就可以对资金流量方面做出全面的监控，以免出现赤字现象。资金流量也包括账目管理，员工工资、购进经费、出售账目等。对这些管理是企业比较浩大的工程但是虚拟管理可以轻松的搞定，而且还能有效的防止做假账的现象。公司的财务情况可以一目了然。这样的监督力度是人工无法比拟的。2、在经营活动中核算的快速功能1）会计电算化形式下会计核算形式明细表核算形式。明细表核算形式适用于会计电算化小型数据库管理系统下，该形式是根据明细账来登记总帐，提供会计报表的数据。明细表核算方式中明细表是整个处理程序的核心，它包含每一个科目的期初、本期发生、期末和年累计金额，科目内容为企业所有发生的会计明细科目，其内部关系为：一级科目数额等于下属二级科目数额之和，二级科目数额为下属三级科目数额之和，依此类推。明细账处理上包含两个过程：登记明细账和累计明细表。记账时根据不同的科目登入相应的明细账，同时将金额累计到明细表中相应科目的发生额中，并-5-5计算出该笔业务发生后相应科目的余额。计算明细表是根据明细表的内部结构及关系，分别累计出各级的发生额，直接修改原明细表中相应科目的金额。一般先从一级开始，逐级累计到最后一级为止。由于会计业务的每一笔数据都必须依据一定的会计科目，业务上的每一笔数据都可包含在明细表中，故报表的数据可直接来源于明细表；明细账在此只起分类的作用，但账与表的数据源只有一个，即记账凭证，各种账表的数据都是在记账凭证分录库的基础上派生形成。如按业务排列形成明细账；按业务汇总形成科目汇总表；按一级科目汇总形成总账。这样总账与明细账、日记账，科目与科目已失去了相互核对、相互制约的关系。因此，在电算化条件下，可以不考虑账簿间的核对工作，而核对、制约工作主要靠正确输入凭证和账簿内部控制来实现。科目汇总表核算形式科目汇总表核算形式也是适用于会计电算化小型数据库管理系统。会计电算化下的科目汇总表核算形式是基于手工科目汇总表核算形式，结合计算机数据处理的特点提出的。这种核算形式的处理程序一般描述为6个步骤：1）根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证；2）根据收、付款凭证登记现金和银行存款日记账；3）根据记账凭证登记明细账，同时累计生成明细表；4）根据记账凭证定期编制科目汇总表；5）根据科目汇总表登记三栏式总帐；6）根据明细表编制会计报表。从会计电算化下的会计数据处理程序来看，相比手工科目汇总表核算程序，增加了明细表，会计报表的数据直接来源于明细表，总账采用三栏式账页，而账簿的设置也不必严格分类。记账凭证实时处理的核算形式。明细表和科目汇总表两种会计核算形式，在实现时基本都是采用集中处理的方式，即记账凭证的一次输入，多次调用，多次记账，得到的账表数据只能是相对的动态数据，只有在大型数据库管理系统下采用记账凭证的实时处理会计核算形式，才能获得真正的每一时刻的动态会计信息，实现在线管理，在线计算，实现真正的网络财务，极大地丰富会计信息内容并提高会计信息的价值。记账凭证实时处理的核算形式处理过程非常简单。整个核算的起点仍是从原始凭证开始，所不同的是记账是即时进行，记帐凭证形成的同时各种帐簿也已产生，即记帐凭证文件既是记账凭证又是账簿。记账凭证文件包含了本会计期间所有科目的期初、本期发生、期末、年累计金额，其内部关系同明细表。科目是按-6-6业务发生日期的顺序排列的，只要有新的科目记入，就会在记账凭证文件中逐笔登记该科目的发生额，同时将金额累计到相应科目的发生额中，并计算出该笔业务发生后响应科目的余额，这样就可根据会计人员的要求在凭证文件中得到每一科目任一时刻的动态信息，形成所谓的账簿，各种反映企业经营和资金状况的动态财务报表、财务报告、年报、季报、月报和日报均能很便捷的即时产生。2）电算化会计核算优点核算中心可及时掌握各单位财务数据，有条件进行事前计划，事中控制。会计信息的获取，交换及利用方便及时，为管理、控制目标的实现及科学决策提供了条件。不仅可以大大减少财务人员，降低企业成本。而且核算实行统一账户，便于统一调度资金，盘活了财政资金的库外沉淀。如过去对预算外资金，先要存入专户，使用时再申报计划，然后由预算外转入单位支出户开支。不仅过程烦琐，而且也降低了资金的利用效率。现在变成系统内划拨，工资直达个人账户，企业采购款直达商品、劳务供应商，高效快捷。虚拟系统大大增加了工作的效率，增加的复杂程度和全面统一管理的可能性。这是企业在激烈的竞争中有利的资本。所以会计电算化在企业中应用越来越普遍，也越来越成熟。二、人工对电算化管理系统的管理虽然说虚拟系统可以参与管理企业的工作，但并不是所有的工作它都可以完成，它不可以完成自我管理和保护。像这类管理工作必须有人来完成，而且虚拟系统不能只是机械地执行固定的指令，不会对突发事件实行相应的措施。所以人充当这部分的操作者，也是至关重要的一部分。（一）电算化系统内部控制管理组织机构设置。企业实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的-7-7调整，以适应计算机会计系统的要求。组织机构的设置必须适合企业的实际规模，符合企业总体经营目标，并且，应按精简、合理的原则对组织机构的设置进行成本效益分析。数据输入控制。企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制，保证数据输入的准确性。数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权，并经有关的内部控制部门检查；其次，应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验。数据通讯控制。数据通讯控制是企业为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生而采取的内部控制措施。企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。数据处理控制。数据处理控制是指对计算机会计系统进行数据处理的有效性和可靠性进行的控制。数据输出控制。数据输出控制是企业为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种控制措施。输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致，输出数据是否完整，输出数据是否能满足使用部门的需要，数据的发送对象、份数应有明确的规定。数据存储和检索控制。为了确保计算机会计系统产生的数据和信息被适当地储存，便于调用、更新和检索，企业应当对储存数据的各种磁盘或光盘作好必要的标号，以便业务人员或审核人员查询或跟踪检查。7、职责划分。内部控制的关键之点就在于不相容职务的分离，对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务，都不能由一个人或一个部门经手到底，必须分别由几个人或几个部门承担。（二）对电算化下的档案管理1、电算化档案的特点1）会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。2）会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时它们又受载体的质量、-8-8载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。3）实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多，即会计电算化档案更需要科学的管理。2、电算化档案管理措施（1）规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作规范会计档案管理工作，需要做好以下3个方面：①订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。②综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档