会计电算化基础知识

第一章会计电算化基础知识【学习目标】1．了解会计电算化的含义和发展过程，掌握电算化会计信息系统与手工会计信息系统的关系。2．了解会计信息系统的基本概念，掌握会计信息系统的物理结构和功能结构。3．了解会计软件的概念、分类，掌握商品化会计软件的优缺点。4．掌握会计电算化的实施过程。第一节会计电算化一、会计电算化的含义会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。会计电算化是现代社会化大生产和新技术革命的必然产物，它不仅是会计数据处理手段的变革，而且必将对会计理论和实务产生深远的影响。随着会计电算化事业的发展，“会计电算化”的含义得到了进一步的引申和发展。它不仅指“计算机技术在会计工作中的应用”，而且指其他相关的工作，如会计电算化制度的建立、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观管理、计算机审计、会计电算档案管理等。所以“会计电算化”有两层含义：－是狭义的会计电算化，是指电子计算机技术在会计实务中的应用；另一层含义是广义的会计电算化，是指会计电子化及其相关工作，也可称之为“会计电算化工作”。会计电算化是研究如何利用电子计算机信息处理技术进行会计核算、会计管理、会计辅助决策及有关的所有工作。它的主要任务是：研究如何在会计实务中应用计算机来提高会计核算和会计管理水平，及时、准确地提供会计实务信息。从会计电算化的研究对象和主要任务来看，它不仅是研究如何通过电子计算机及相关技术获取会计信息的全过程，而且也研究如何按管理的需要，对现行会计工作进行改革和发展。·2·会计电算化二、会计电算化的发展过程（一）国外会计电算化的发展过程1954年10月，美国通用电气公司第一次使用UNIAC-1型计算机计算职工工资，电子计算机开始进入会计数据处理领域。50多年以来，随着会计本身和电子计算机硬件、软件技术的不断进步，电子计算机在会计中的应用也逐步普及和深入发展。纵观整个发展过程，计算机在会计中的作用大致经历了以下三个阶段：1．单项数据处理阶段（20世纪50年代初～60年代中期）这是电子计算机在会计中应用的初级阶段。这一阶段中电子计算机逐步取代了沿用近半个世纪的以穿孔卡片为输入方式的会计机器，成为数据处理的重要工具。电子计算机主要用于数据量大、业务简单、重复次数多的经济业务中，如工资计算、库存材料的收发核算等。它以模拟手工会计的核算方式，替代了部分手工劳动，提高了这些业务的工作效率。限于当时计算机硬、软件的技术水平，这一阶段的数据处理方式一般采用单机的批处理方式。2．数据处理系统阶段（20世纪60年代中期～70年代初期）这是电子计算机在会计中应用的第二阶段。在这一阶段中采用小规模集成电路的第三代计算机得到了比较广泛的应用；出现了能随机存储的外存储设备——磁盘；操作系统日趋成熟，具有处理机管理、存储管理、设备管理、文件管理、作业管理和信息定时处理功能的通用操作系统问世。计算机软、硬件技术的不断发展为计算机在会计中的应用开辟了广阔的发展空间。会计数据的处理基本实现了自动化，逐步形成了完整的电算化会计核算系统。电子计算机几乎完成了手工簿记系统的全部业务，并打破了手工方式下的一些常规结构，更重视数据的综合加工处理，更好地为分析、预测、决策和日常管理服务。3．管理系统阶段（20世纪70年代至今）20世纪70年代以来，计算机技术发展迅猛，微型计算机出现并迅速得到广泛的应用。计算机网络和远程通信技术的出现以及数据库管理系统的应用，电子计算机的功能大大增强而价格不断降低，这一切为计算机在各个领域广泛应用提供了良好的条件，计算机化的管理信息系统逐步形成和发展。会计信息系统开始从主要处理历史数据的日常业务型发展为能够向各管理层提供各种管理信息，进行财务计划、分析、预测、决策，具有管理信息系统特征的电算化会计信息系统，并在企业的管理信息系统中占据中心和主体的地位。（二）我国会计电算化的发展过程我国的第一台电子计算机诞生于1957年，此后的半个世纪中我国计算机事业有了突第一章会计电算化基础知识·3·飞猛进的发展。特别是近年来，汉字处理技术取得了突破性的进展，这一切为计算机在各个领域中的应用特别是经济管理领域的应用奠定了坚实的物质基础。我们会计电算化的发展经历了以下四个阶段：1．科研试点阶段1983年以前，我国的会计电算化工作以理论研究和试验准备为主。该阶段的代表项目是1979年财政部直接参与和支持的长春第一汽车制造厂进行的会计电算化试点工作。这个阶段的主要特点是：电算化工作主要是单项会计业务的电算化，最为普遍的是工资核算的电算化。整个会计电算化工作处于试验探索阶段，发展非常缓慢。发展缓慢有两个方面的原因：一方面，当时我国经济改革刚刚起步，尽管企业管理的重要性逐步得到重视，管理现代化的呼声日渐高涨，部分企业已开始会计电算化的试验工作，但相当多单位的领导还没有树立以效益为中心的思想，更没有向管理要效益的观念，可以说会计电算化还没有列入各级领导的议事日程。另一方面，当时我国计算机设备十分缺乏，性能相对较低，价格又十分昂贵，汉化的工具软件很不齐全，既懂计算机又懂会计的人才更是寥寥无几，缺乏会计电算化的物质、技术和人才基础。2．以单项实用为主的自发发展阶段这一阶段大致在1983—1987年。1983年国务院成立了电子振兴领导小组，从此我国电子技术进入了一个新的发展阶段。在这一时期，全国掀起了一个应用计算机的热潮，特别是微型计算机在国民经济各个部门得到广泛的应用。不少单位自主开发一些单项会计电算化软件并应用于具体工作中，取得了一些成就。这一阶段的发展特点是：（1）我国电子计算机尤其是微机数量大幅度增加，计算机硬件软件技术逐渐成熟，性能价格比不断上升。计算机汉字处理技术在这阶段有了重大突破并走向实用，在很大程度上排除了电子信息处理的语言障碍。这一切都为会计电算化提供了重要的物质保证。（2）全国掀起的应用计算机热潮，极大地推动了会计电算化的普及过程，各大专院校纷纷开始培养会计电算化专门人才，为今后会计电算化的稳步发展奠定了坚实的基础。（3）会计电算化理论研究受到重视。1987年11月中国会计学会成立了会计电算化研究小组，为有组织地开展理论研究作了准备。（4）会计电算化发展比较盲目，低水平的重复开发现象严重。3．以全部会计核算电算化为目标的有组织、有计划的稳步发展阶段1987—1990年，计算机在整个管理领域的应用处于缓慢发展阶段，但是会计电算化的发展却一直保持良好势头，初步走向正规。这一阶段的特点是：（1）计算机性能价格比呈几何级数上升。以软件工程、数据库理论、计算机网络理论为代表的软件科学的发展，使计算机应用软件的系统设计水平大为提高，涌现出了一·4·会计电算化批既懂会计又懂计算机的复合型人才。这一切都为开发高质量的会计电算化系统创造了良好的技术、物质和人才条件。（2）各级财政部门加强了会计电算化的管理工作。1989年12月财政部颁发了《会计核算软件管理的几项规定》，1990年7月又颁发了《关于会计核算软件评审的补充规定》，这两个文件的颁发是我国会计电算化事业发展的一个里程碑。它们对于发展我国会计电算化事业，提高会计核算软件开发质量，形成和完善我国的会计电算化软件市场，具有重大的现实意义和深远的历史意义。（3）在财政部的支持下，相继出现了一批专业的会计软件公司。通用会计软件的研制得到发展，商品化的会计软件市场初步形成，这一切为我国会计电算化事业的发展注入了新的活力。4．以管理型会计信息系统为目标的深入发展阶段1990年开始，有关会计电算化方面的著作大量出现，理论研究空前繁荣，并对电算化的实践做了总结，提出了会计电算化的理论体系，使会计电算化的发展逐步深入。实现会计电算化，既是会计改革的重要内容，也是会计工作现代化的必然趋势，已成为国有大管理部门和整个会计界的共识。为了推动我国会计电算化事业的发展，财政部于1994年颁布了《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》，同年7月又颁布了《会计电算化管理办法》等三个规章，这一切给我国会计电算化工作注入了强大的动力，从此，会计电算化工作在管理型会计信息系统这一更高层次上深入发展。经过十多年的发展，我国会计电算化已经取得了可喜的成绩。据初步统计，截至1998年年底，已有38个商品化会计软件通过了财政部的评审，160个软件通过了省级财政部门的评审。全国已有近30%的单位不同程度地开展了会计电算化工作。1994年，财政部提出了会计电算化知识的初、中、高三级培训计划，已有近200万会计人员接受了会计电算化初级培训，基本缓解了会计电算化人才匮乏的问题。会计电算化法规、标准体系不断完善，从软件开发到应用的规范现已基本齐全。会计电算化带动了企业管理信息化的进程，成为企业信息化的一个热点。但是，也应看到，我国目前会计电算化发展还很不够。一是会计电算化软件缺乏统一的标准；二是商品化会计软件的市场有待于进一步形成；三是会计人员专业素质较低，会计软件还不能得到很好的推广应用。其中关键是人才问题。三、会计电算化的意义会计电算化是传统会计信息处理技术的重大变革，对会计工作的各方面产生了深远的影响。其主要意义如下：第一章会计电算化基础知识·5·1．减轻会计人员的劳动强度，提高工作效率实现会计电算化后，只要将原始会计数据输入计算机，大量的数据计算、分类、归集、汇总、分析等工作，全部由计算机完成。这就将会计人员从繁杂的记账、算账、报账中解脱了出来，减轻了劳动强度。同时，由于电子计算机处理速度快，是手工处理速度的几百倍、几千倍，从而使大量的会计信息得到及时、迅速的处理，提高了工作效率。2．促进会计工作的规范化，提高会计工作的质量手工会计工作中，由于工作量大、业务繁杂等原因，易出现错记、漏记，账证表难以规范、统一。实现会计电算化后，软件采用先进的技术对输入数据进行校验，防止非法数据的进入，如一张借贷不平的凭证，计算机拒绝接收，从而保证了会计信息的合法性、完整性，促进了会计工作的规范化，提高了会计信息的质量。3．促进会计工作职能的转变，提高企业的管理水平会计作为管理活动的一个重要组成部分，不仅具有核算、监督的基本职能，而且还通过分析，进行预测并参与经济决策。手工处理方式下，会计人员整天忙于记账、算账、报账，很难有时间和精力对会计信息进行分析，参与经济决策。同时，由于手工处理方式的客观限制，会计信息难以得到全面、详细、及时、准确的处理，使分析、预测缺少科学的依据。会计电算化后，不仅可以将会计人员从繁杂的事务中解放出来，使他们把主要精力用于经济活动的分析、预测，同时也提供了更全面、科学的决策依据，更加充分地发挥会计的预测、决策职能。4．促进会计队伍素质的提高会计电算化的实现，对会计人员提出了更高的要求。一方面，会计信息处理方式的改变，要求会计人员学习和掌握许多新知识；另一方面，会计职能的转变，需要会计人员更多地参与经济活动的分析、预测，探索经济活动的规律。5．促进会计理论研究和会计实务的发展，促进会计制度的改革由于会计电算化改变了传统的会计信息处理技术，必然对会计核算方式、方法、程序、内容等方面产生一定的影响。同时，会计电算化提出了许多新的技术问题，如电算化后的内部控制、审计方法等，促使会计理论和会计实务工作者去研究、探索，推动会计理论研究和实务的发展。6．为整个管理工作现代化奠定基础会计信息作为经济活动信息的重要组成部分，在经济管理中起着至关重要的作用。实现会计电算化后，会计信息可以得到及时、准确的处理，加快了信息流动，有助于管理者及时做出决策。同时，实现会计电算化后，大量的信息可以得到共享，促进和带动其他业务、管理部门的信息沟通，为整个管理现代化奠定基础。·6·会计电算化四、电算化会计信息系统与手工会计信息系统的关系（一）手工会计信息系统和电算化会计信息系统的共同点电子计算机应用于会计信息系统，也是一种人造系统。这里将人造系统区分为不使用电子计算机的手工系统和使用电子计算机后的人机系统，仅是便于叙述，本书大量论及的系统是指电算化会计信息系统。手工系统和人