修改Word2007表格布局的方法

修改Word2007表格布局的方法Word2007的“表格工具”功能区提供了大多数创建表格所需的工具。不论是看起来漂亮还是用起来方便的表格。自然地，Word2007并不能完成所有的工作。它来自你的创意，由你决定。然而，当创意陷入僵局，有时功能区会提供与灵感接触的机会，或者提供适当的建议和提示以加快创意的实现。Word2007的“功能区”工具被分为“设计”和“布局”两个子功能区。在许多时候，虽然“设计”出现在功能区前面，但逻辑上先有“布局”。“布局”决定了描述的内容是否合理，对读者有无意义，是否最终有助于得到想要的结果。毕竟，“设计”只是蛋糕上的点缀。到目前为止，我们已经见过一些用来帮助生成正确表格结构的基本工具。修改表格布局一旦有了基本的表格，接下来做什么？我们都知道情况、想法和数据会发生变化。让我们看看如何应对变化。注意：本文所提及的“布局”功能区实际上指的是“表格工具”的“布局”子功能区。提前说明可以节省笔墨，这好过每次需要的时候都说明。注意布局工具不提供实时预览功能。“实时预览”要等到讨论“设计”功能区的时候。1.删除表格或部分表格有时需要删除行或列来修整表格。有时不得不删除整个表格。有时这个简单的操作比想像中更令人生畏和复杂。如果选中一个表格然后敲下“删除”键，表格里的数据被删除了，但表格本身的外壳仍在那。有时删除一个单元格、行或列时，也会发生同样的事情。提示：当“删除”键没有满足需要，试试换成Backspace键。与其说上多次，不如指讲一次。如果要删除单元格、行、列或表格中的内容，选中要删除的按“删除”键。接下来，我们将考虑表格的结构而不是内容。2.删除表格正如刚才看到的，不能指选中一个表格并敲下“删除”键。虽然那样可能很合理也很容易。换成选中表格后按Backspace键，表格不见了，为什么？谁知道，反正有效。另一方面，单击表格中的任一处(不需要选中整个表格)，并在“布局”功能区中选择“删除”-“删除表格”，如图1所示，这也能让表格消失。如果一定想知道如何用“删除”键实现，在表格的上面或下面插入一个段落(但要在表格外)并在选择时包含段落。现在，按下“删除”键，表格消失了。图1用“布局”子功能区的“删除”工具删除当前选中的单元格、列、行或表格也可以通过剪切到剪贴板来删除表格。选中表格并单击“剪切”工具，或是按下Ctrl+X(或是Shift+Delete)。当然，这会弄乱剪贴板。3.删除行、列和单元格要删除当前的行或列，利用同样的选项：选中不想要的行或列接着按BackSpace键，或是从“布局”功能区的“删除”工具中选择“删除”-“删除列”，“删除”-“删除行”，或是“删除”-“删除单元格”。删除单元格时，Word2007需要了解多一些信息，如图2所示。进行选择接着单击“确定”按钮，现在终于明白了以前看到的那些不整齐的表格是如何失去角落上的单元格的。图2删除一个单独的单元格时，Word2007会提示怎样处理剩余的行或列4.插入行、列和单元格要在表格中插入一行或一列，单击与插入位置邻近的行或列，然后单击“在上方插入”、“在下方插入”、“在左侧插入”或“在右侧插入”工具，具体取决于新的行或里将出现的位置，如果不成功，通常可以拖动新的行或列到所需的位置。提示：要在现有表格的最后增加新行，将插入点置于右下方单元格并按Tab键，要增加新行，按F4键(重复)。或者，按住Tab键直到它重复运行，然后一直按住直到表格增加了所需的行数。要在表格内部增加新行，在新行将出现位置的上面，单击表格外的右侧，接着按Enter键。要插入多行或多列，涉及几个选项。选择要插入的行或列的数目，然后单击适当的“插入”工具。Word2007将按选定的行数或列数插入。另一方面，要插入单独的行或列，在每个要增加的行或列上按下F4(重复)键。要插入单元格，选择与新单元格附近的一个或多个单元格，单击“布局”子功能区中“行和列”组右下方的“插入单元格”启动器。看到与图2所示类似的对话框。选择所需的操作单击“确定”按钮。5.控制表格断行有时并不特别在意表格在跨页时如何操作，但有时也会。有这样想法时，选中有疑问的一行或多行并单击“布局”子功能区中的“属性”(或是右键单击从上下文菜单中选择“表格属性”)。在行选项卡的“选项”下，默认选中了“允许跨页断行”。清除该选项如果确实不想让选中的行断行。要强制表格在指定的位置断行，移动插入点到表格断行所在的那一行，然后按下Ctrl+Enter。注意这并不仅仅强制表格在该处断行;它实际上将表格拆成了两个表格。如果启动了“在各页顶端以标题行形式重复出现”设置，它将不会按“新”的表格继承。如果需要，要复制标题行到新的表格并恢复设置。6.合并有时需要合并列、行或单元格。合并单元格比较容易。选中要合并的单元格并单击“布局”子功能区中的“合并单元格”工具。提示：还想更容易？那就用“表格擦除器”，在“表格工具”-“设计”子功能区中，单击“擦除”工具，然后单击单元格之间的表格线。再次单击“擦除”工具或按Esc键可以关掉它。Word2007并不能真的合并多行或多列。例如，假设表格有三列并且要合并相邻两行中的每个单元格。需要完成的是含有三个新组合单元格的新行。然而，如果选择了两行并单击“合并单元格”工具，Word2007认为是要合并选区内的所有单元格，最后得到的是一个大的单元格。图3中进行了演示。对此没有其他方法。如果想要折中的结果，必须分别合并每组单元格(换句话说，先合并A和F，再合并B和G)。要实现列的合并同时又保留行，要先合并A和B，接着是F和G。7.拆分单元格、行和列起初，一个单元格、行或列看上去还不错，但后来为了表达的合理性你决定把原来只有一个单元格的地方变成两个或更多。任何离婚，不管是否和平分手，一方都不得不分掉共有的财产。就像一些名声不好的律师一样，Word2007似乎总是想让所有财产归一方，另一方什么页得不到。如果拆分表格时用的是默认情况下Word2007的离婚律师，你将不得不在拆分后重新手动分配财产。一个更好地管理和控制拆分的方案是用“绘制表格”工具。在“表格工具”-“设计”子功能区，单击“绘制表格”工具使其处于启用状态。在要拆分的项中用这个工具绘制一条线。该新线上面的项朝北，下面的项朝南。水平方向的拆分通常更难控制。难在要确保这些项是水平显示的并且被至少两个空格或一个制表符(在表格中按Ctrl+Tab插入一个制表符)分隔。这仍有点单调，但比用对话框更直接一点，并且会有更多的控制和更高的精度。幸运的是只要应付4个单元格，而不是400个。如果有400个，那就是录制宏的时候了。8.单元格大小用表格展示表单时，单元格的度量有时必须准确，特别是要将Word2007文档与预打印表单进行排列时。要准确控制单元格的高度和宽度，单击“布局”子功能区“单元格大小”组中相应的对话框，如图3所示。注意在已有的行中任何单元格的高度都不会改变。图3用“单元格大小”组确定行和列的准确高度和宽度如果希望所有的行具有同样的高度，单击“分布行”按钮。如果行的高度不同——有时转换Excel电子表格的一部分到Word2007表格时会出现——这个命令会选择最合适的高度以使各行高度相同，如果没有选择行就会应用于表格中的所有行。同样的，单击“分布列”可设置选中的列或所有列宽度相同。如果不同行中的列宽不同，这个命令不会平均整个表格。它只在所有行具有相同宽度时才起作用。如果有不同(例如，如果第2行是4而其他所有行是3.5，引起表格左边界或右边界参差不齐)，就不会平均分布。要修正就需拖动较长或较短行的右边框，使它们向左或向右对齐。9.单元格对齐“单元格对齐”提供了9个选项，如图4所示。要设置或修改单元格对齐方式，单击或选中要修改的单元格，然后单击所需的工具。正如在其他地方提到的，许多用户对单元格对齐方式和表格对齐方式感到困惑。当选中整个表格时，这个工具至多影响每个单元格的单独的对齐方式，对表格的对齐方式不起作用。图4Word2007提供了9个选项用于单元格对齐替代的方法是：选中整个表格并使用“开始”功能区中的“段落对齐”工具，或是使用“表格属性”对话框中的“对齐方式”设置。10.文字方向要控制Word2007表格单元格中的文字方向，单击“布局”子功能区中的“文字方向”工具。这个选项通常可以使表格纵向显示文字，否则可能要用多个分散的横向文字实现。11.单元格边距和间距Word2007为单元格边距提供了几种不同的控制方法。单元格边距是单元格内容与划分单元格的虚构的线条之间的距离。适当的边距能避免单元格间过于拥挤。有时增加间隔有助于生成合适的外观。用表格来格式化预打印表单中的数据时，它也能防止打印数据跨过边界。要查看单元格边距和间距，单击“布局功能区”的“单元格边距”工具。不用理会对话框中的文字，它并不会为表格设置“默认”的单元格边距或间距。它只对当前所选的表格有效。单元格间距可用于创作出很酷的效果，看上去每个单元格都明显包含了一个方框。12.跨过多页的表格当一个表格跨过多页，Word2007能自动重复一个或多个标题行，使表格更易管理。如果要求更高，选择表格的标题行(你可以有多个标题行)，单击“布局”子功能区的“重复标题行”工具，选中的标题行可在有需要的地方重复。可以为每个单独的表格打开或关闭此设置。因为标题行的数目各异，所以该设置不能作为所有表格的默认设置，也不能纳入样式定义。对于只显示或打印到一个页面的表格，这项设置没有明显的效果。它同时对“Web版式视图”下的页面不起作用，因为Web页面在内容上是无缝且不分页的。13.表格排序Word2007提供快速灵活的方法为表格中的数据排序。要对表格进行排序，单击表格中的任一处并单击“布局”子功能区的“排序”工具。如图6所示，Word2007显示“排序”对话框。如果表格在每一列的顶端都有标题，启用“标题行”设置起到两个作用。首先，它提供“主要关键词”和“次要关键词”下拉列表的候选标签。其次，它把标题行排除在排序数据之外。与之前的功能不同，这项设置只允许有一行标题行。要排序，先设置第一组“主要关键字”。设置“类型”为“笔划”、“拼音”、“数字”或“日期”会影响数据排序方式。在本例中以“体重”为例，按数字排序才能以正确的排序顺序。选择所需的顺序，“递增”或“递减”。如果有其他排序字段，用“次关键字”加入其他最多两个字段。单击“选项”进行另外的设置，包括如何分隔字段(针对非表格排序)和是否区分大小写排序，还可以设置排序语言。单击“确定”按钮关闭“排序选项”对话框，然后单击“确定”按钮进行排序。来源：博客作者：丁丁