会计档案管理规定

Q/CT湖北东神楚天化工有限公司企业标准Q/CTGL-JY-030-2014会计档案管理规定2014-03-20发布2014-04-01实施湖北东神楚天化工有限公司发布会计档案管理规定1范围本规定对公司会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计核算资料，以及公司会计电算化所形成的存储在磁盘（硬盘和软盘）上的会计文件等作出阐述。本规定适用于计财部日常会计档案工作。2术语和定义会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。3职责计财部：负责制定、审核、装订并与相关档案管理部门人员交接管理会计档案。4管理范围4.1会计档案的立卷、归档4.1.1会计档案的整理要规范化，做到按范围收集、按标准装订、按规范整理。4.1.2会计凭证的整理4.1.2.1收集所有应归档的会计凭证，并根据记账凭证的不同种类按时间、序号逐张排列好，清除记账凭证附件上的订书针、曲别针等金属物。4.1.2.2每一类记账凭证按适当厚度分成若干本，分别装订成册。4.1.2.3如实、认真填写会计凭证封面，会计主管人员、装订人员在其上盖章，且在装订线上封口处加盖骑缝章。4.1.2.4填好卷脊上的项目。卷脊上一般应写上“某年某月凭证”和案卷号。4.1.2.5将装订好的凭证入柜，由专人负责保管。4.1.3会计账簿的整理4.1.3.1年度终了后，将各种账簿打印成纸面形式。4.1.3.2按照科目代码顺序整理账簿，在账簿上加盖页码章，加卷内目录、封面后装订成本。4.1.3.3会计账簿封面的有关内容要填写齐全，单位名称、账户名称都要写全称，不能只写代号。“账本页数”要写账簿的有效页数，会计主管人员和记账员都在会计档案管理制度其上盖章。“保管期限”填写统一规定的时间，卷脊上写上“****年度****账簿”，写上卷号。4.1.3.4将各种账簿按照会计科目顺序排列，逐本登记《会计档案（会计账簿）目录》。4.1.4会计报表的整理4.1.4.1平时，月（季）度报表，由主管报表人员负责保存。4.1.4.2年度终了后由主管会计报表人员或会计机构负责人将会计报表统一收集、整理、装订、立卷归档。4.1.4.3年终，将全年会计报表按时间顺序整理装订成册，登记《会计档案（会计报表）目录》，逐项写明报表名称、页数、归档日期。4.1.4.4会计机构负责人审核、盖章后，由主管报表人员负责入柜归档。4.1.5其他会计资料的归档4.1.5.1其他会计资料，包括年（季）度成本、利润预算、月度财务收支预算、经济活动分析报告、工资计算表和一些重要经济合同应随同正式会计档案进行收集整理归档。4.1.5.2根据会计资料的性质，对不需要马上移交的，在一定时期内，由财务部门保存；对须移交档案部门保管存放的，另行组卷装订，按要求移交。4.1.6会计电算化资料的管理4.1.6.1存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，末打印之前不得抹去。4.1.6.2必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。备份是通过对硬盘的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的，每月备份不得少于一次。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必须使用备份软盘的副本，不得删除硬盘和软盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。4.1.6.3必须妥善保管好会计数据的备份软盘，备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封，或由专人保管。备份软盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全，洁净，防热，防潮，防磁的场所，并定期进行转储。硬盘和正式备份软盘不得随便乱放和外借。会计档案管理制度4、会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别在三个地点以上，应根据数据量和硬盘空间的大小情况，每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除（三个存放地点分别为机房、档案室、财务室）4.1.6.4磁盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和清理硬盘等，由系统管理员执行并对磁盘会计档案的安全、正确负责。4.1.6.5操作记录（上机操作登记簿）日常由系统维护人员妥善保管，年终提交系统管理员整理归档。4.2会计档案的保管4.2.1会计档案根据其特点在保管期限上分为永久、定期两种，定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年、25年。保管期限的始算日期，从会计年度终了后的第一天算起。4.2.2会计档案立卷后，可暂由公司财务部门保管一年，于次年6月底前移交公司的档案部门集中保管。双方不得拖延不交或推诿拒绝接收。4.2.3移交会计档案时，要由财务部门编造移交清册，档案部门根据移交清册认真核对清楚后，办理移交手续。交接双方和监交人员在移交清册上签名盖章4.3会计档案的调阅4.3.1会计档案所载信息均属公司重要的经营管理秘密，有关的经办或保管人员负有保证会计档案安全、维护公司利益的重要责任。4.3.2本公司人员调阅会计档案，须经会计主管人员同意。4.3.3外单位调阅会计档案须有正式介绍信，并经会计主管人员及单位领导批准。4.3.4经批准调阅会计档案的，档案室须详细登记调阅会计档案名称、调阅日期、调阅人员姓名和工作部门、调阅理由、归还日期等。4.3.5调阅会计档案时一律不得携带外出。若需要复制会计档案，须经公司领导同意。4.4会计档案的销毁4.4.1对保管期满、需要销毁的会计档案，由公司档案部门提出意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，经公司董事会批准后才能销毁。4.4.2对于其中未了结的债权、债务的原始凭证，以及对处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证、账簿，应单独抽出，另行立卷保管。4.4.3销毁会计档案应由档案部门和财务部门共同派员监销。4.4.4监销人员在销毁会计档案前，应当认真进行清点核对，销毁后在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司领导。4.4.5会计档案销毁清册由档案部门长期保存。5考核内容及细则5.1各操作人员必须严格按照标准执行，未做到者，处罚10-20元。6附则6.1本制度由公司财务管理中心负责制订、解释和修改。6.2本制度自发布之日起执行。