人事行政部文控管理制度

第1页共7页管理制度宏伟文件控制管理制度文件编号:HW-RX-2012-001版本:A/0实施日期:2012年4月1日宏伟人事行政部发行文件1.0目的为做好文件与资料的归口管控工作,保证档案归档质量，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，以更好地为公司运营、内控、管理、基建等工作提供支持与服务，特制定本管理规范。2.0范围2.1仅适用于宏伟石英制品有限公司的文控管理。3.0定义3.1立卷归档：按照一定的要求和方法，对建档范围内的文件与资料进行有序且系统性的整理、组合成案卷并（交）由人事行政部的文控中心归档的过程。3.2内控：主要是指财务、会计、审计、预算等方面的管控。3.3文控中心：即DCC(DocumentControlCentral),是公司建档文件资料归口管控单位。4.0职责4.1人事行政部负责本制度的归口管控。4.2人事行政部文控中心负责对公司建档范围内的所有文件与资料进行归口管控，非文控中心管理人员不得私自接收、保管、发放、回收和销毁之。4.3公司内部各职能部门和个人应严格遵守本管理规范，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件与资料的义务。4.4管理性作业文件如规程、作业表格、制度、质量记录等由各部门负责按“类别→日期”进行立卷并每月1次（次月10日前）将当月“公司建档范围内的文件与资料”统一移交文控中心归档管控。4.5外来文件可由相应的对外接口部门做预签（接）收→再转文控中心签收、立卷归档。5.0内容5.1文控中心建档范围5.1.1体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、作业规范/表单（原始体系文件）5.1.2技术文件：技术标准、图纸/BOM、控制计划、工艺流程图、项目研发各类第2页共7页管理制度宏伟文件控制管理制度文件编号:HW-RX-2012-001版本:A/0实施日期:2012年4月1日宏伟人事行政部发行文件文档。5.1.3外来文件、工程规范：技术标准、法律法规及相关识别、第二/三方图纸等。5.1.4运营内控及基建档案：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；经营管理方面的文件材料；生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其它具有利用和保存价值的文件材料。5.1.5以上（5.1.4）文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司总部与外埠工厂集体活动和员工在从事技术革新和管理改善等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。5.1.6公司资料还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）；公司历史成长音像图片资料。5.2管理机制、机构职责5.2.1管理机制：实行集中与分散管理相结合的机制。由公司人事行政部负责主体文件资料的归口管理，并对其它部门的文件资料管理工作进行督促和指导。人事行政部设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作并由人事行政部负责人直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。5.2.2机构职责：文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。其主要职责如下。第3页共7页管理制度宏伟文件控制管理制度文件编号:HW-RX-2012-001版本:A/0实施日期:2012年4月1日宏伟人事行政部发行文件①负责规划、协调全公司文件与资料管控工作，对各职能部门文件与资料工作进行监督、指导和检查。②制订和组织实施公司关于文件与资料工作的规章制度。③负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。④严格执行保密制度，做好文件资料密级控制和守密、解密工作。⑤开展文件与资料宣传、咨询活动，做好文件与资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。⑥发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。⑦开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。⑧组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。⑨做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。5.3文件资料的收集5.3.1建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分长期、5年、3年、1年等）；注明文件的版本号。相关具体内容按《记录控制程序》执行。5.3.2对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全；5.3.3及时跟进并将办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。5.4文件资料的归档、立卷与管理5.4.1区分业务模块，确定立档职能部门。5.4.2分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。①大类分为：S制度/规定、F文件、D资料、A档案、C合同。②业务模块汉字拼音缩写：CC仓储、ZJ质量技术、SY市营、CG采购、SC生产管理部、CW财务、RX人事行政、LL连融连拉车间、ZS制砂车间、…其它依此类推。③保密用Y表示，非密级则用N表示。密级：TS绝密、VS机密、SE秘密、NO无5.4.3归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。第4页共7页管理制度宏伟文件控制管理制度文件编号:HW-RX-2012-001版本:A/0实施日期:2012年4月1日宏伟人事行政部发行文件5.4.4案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。5.4.5整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；每一案卷须端正书写标题。5.4.6对所有文件资料进行系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。5.4.7每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。5.4.8对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。5.4.9公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。5.5文件资料的保管5.5.1为维护文件与资料的安全（预防损坏、延长寿命），绝密、机密与秘密类电子档文件与资料须刻录成光盘或在专用服务器上做备份。5.5.2公司应设立专门地点或专用文件库保存文件资料；文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，以提高管理效率。5.5.3管理人员应做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。5.6文件资料借阅5.6.1副总级（含）以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》（附件1），经文控中心负责人审核后方能调阅。5.6.2公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅；机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借且需办理相关借阅审批手续；秘密级文件资料经审批后可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅—如属本部门则由部门负责人审批；如属于跨部门的则由系统负责人批准；跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经办负责人审批，具体须按委托书的内容执行。第5页共7页管理制度宏伟文件控制管理制度文件编号:HW-RX-2012-001版本:A/0实施日期:2012年4月1日宏伟人事行政部发行文件5.6.3案卷一般仅供在文控中心查阅，立卷的文件与资料可外借，但外借的必须办理登记及相关审批手续。5.6.4借阅期限不得超过一星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。5.6.5借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，文控中心管理人员应及时报告主管领导。5.6.6外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。5.6.7公司内文件资料利用的方式有：①提供文件资料原件；②提供文件资料复印件；③提供文献索引资料。5.6.8出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。5.7文件资料的鉴定和销毁5.7.1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文控中心管理人员填写《作废文件（记录）销毁登记表》，交所属负责人审核，经公司总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁；一般的文件资料由综合管理部负责人批准后方可销毁。5.7.2销毁时，必须由总经理或主管副指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。5.7.3对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理人员须认真核对，编制《销毁清单》，将批准的《作废文件（记录）销毁登记表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。5.8未尽事项，《文件控制程序》、《记录控制程序》、《文件资料管控流程图》”执行。6.0文件6.1《文件控制程序》6.2《记录控制程序》7.0表单第6页共7页管理制度宏伟文件控制管理制度文件编号:HW-RX-2012-001版本:A/0实施日期:2012年4月1日宏伟人事行政部发行文件7.1RX-QR-001《受控文件一览表》7.2RX-QR-002《文件发放登记表》7.3RX-QR-003《文件更改通知单》7.4RX-QR-004《外来文件一览表》7.5RX-QR-005《作废文件（记录）销毁登记表》8.0流程图见附件一：第7页共7页管理制度宏伟文件控制管理制度文件编号:HW-RX-2012-001版本:A/0实施日期:2012年4月1日宏伟人事行政部发行文件附件一：文控流程图：ISO9001文件资料管控流程图其他职能部门生产管理部财务部市场营销部人事行政部常务副总/管代部门二、三、四级文件资料编制管代完成一级文件资料的编制管代完成一级文件资料的审核，部门领导完成本部门二、三、四级文件资料的审核总经理完成一级文件资料的审批，管代完成部门二、三、四级文件资料的审批由人事行政文控员编制文件目录、整理、立卷、归档，公示查阅清单需求部门申请查阅电子版或纸质版的文件资料一级文件资料总经理审批，二、三、四级文件资料管代审批申报需求复印或授权查阅加盖受控/密级/部门代码等印章文控员做发放登记需求方签收文件