中宸档案管理制度05

扬州市中宸房地产开发有限公司YANGZHOUZHONGCHENREALESTATEDEVELOPMENTCO.,LTD.档案管理规定编号：关键字：档案管理第一条总则为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。1、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。2、各部门或经办人应保证经办文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。3、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第二条文件材料的收集管理1、公司设定专门的档案管理员负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交董事长审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门负责收集，交行政人事部备案。会议文件由行政人事部收集。第三条归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第四条归档要求1、遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。第五条档案保密1、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过8小时。秘密级档案的借阅必须由董事长批准。2、不该说的机密，绝对不说。不该问的机密，绝对不问。不该记录的机密，绝对不记录。3、不得在公共场所传播与机密有关的事项。不得在不保密的地方存放机密文件。4、不得随意向他人提供机密材料。5、严格执行查阅规定和各种管理制度。6、复印机密文件、资料，严格按复印有关规定办理。7、档案员调动工作时，应认真办好移交手续。第六条档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《文件借阅/所用申请表》，按权限完成审批程序后，档案管理部门档案管理人员填写《档案借阅登记表》。2、报部门经理批准后，方可借阅。3、董事长、副总经理、总监、各部门经理借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。4、因工作需要，公司其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理《文件借阅/所用申请表》送董事长核批。5、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报董事长处理。6、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。7、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。8、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。9、不准转借，必须专人专用。10、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。第七条档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。4、要定期对档案工作的规模、水平、普遍程度、结构及档案的形成规律进行分析，为制定档案工作计划，总结经验教训提供依据。5、要保证数字的准确性，坚持实事求是，严格认真对待每一个文字，如实反映情况，使统计数字准确，符合客观事实。6、对档案的收进、移出、保管、利用等情况及时统计，并按规定向董事长报送档案工作情况统计表。7、对本公司档案及档案工作情况要定期调查，及时进行统计分析，并按规定上报上级有关部门。第八条档案保管1、对接收进档案室的档案，应按规定严格分类、组卷、编目，对不符合要求的案卷进行必要的补充、加工整理。2、加强档案管理，编制科学、实用的档案检索工具，方便对档案的有效利用。3、积极做好档案的利用工作，建立借阅登记和利用效果登记4、加强档案信息资源的开发利用，维护档案实体的完整与安全。5、对保管期满后没有参考利用价值的档案，经过总经理批准，造具清册后进行销毁。6、对档案保管情况要定期检查，发现破损或变质的档案，应及时进行修补、复制或其他处理。第九条档案的鉴定和销毁1、档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2、根据档案的不同保管期限，档案管理员定期对已到保管期限的档案，重新进行审查，当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交董事长批准后执行。3、凡属于密级的档案资料必须由董事长批准方可销毁；一般的档案资料，由行政人事部经理批准后方可销毁。4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理指定专人监督销毁。第十条附则1、本制度自2013年9月1日起执行。2、本制度由行政人事部负责解释。编制审核签发扬州市中宸房地产开发有限公司YANGZHOUZHONGCHENREALESTATEDEVELOPMENTCO.,LTD.档案借阅登记表编号：序号借阅日期部门借阅人负责人借阅档案名称及档案号份数批准人归还日期归还情况备注扬州市中宸房地产开发有限公司YANGZHOUZHONGCHENREALESTATEDEVELOPMENTCO.,LTD.档案移交目录序号图号/文号/目录号文件题名页数档案状况说明备注移交部门移交人日期收件部门接收人日期监督部门监交人日期注：本表一式叁份，移交人、收件人、监交人各执壹份。扬州市中宸房地产开发有限公司YANGZHOUZHONGCHENREALESTATEDEVELOPMENTCO.,LTD.档案借阅审批单日期：借阅部门借阅人使用目的借阅部门经理行政人事部意见：董事长意见：序号密级借阅内容原件或复印件借阅归还日期备注扬州市中宸房地产开发有限公司YANGZHOUZHONGCHENREALESTATEDEVELOPMENTCO.,LTD.档案借阅审批单日期：借阅部门借阅人使用目的借阅部门经理行政人事部意见：董事长意见：序号密级借阅内容原件或复印件借阅归还日期备注扬州市中宸房地产开发有限公司YANGZHOUZHONGCHENREALESTATEDEVELOPMENTCO.,LTD.档案资料销毁审批表拟销毁档案资料名称拟销毁档案资料编号拟销毁档案资料份数拟销毁时间销毁人监督人销毁原因及拟销毁方式签名：日期：部门经理意见签名：日期：行政人事部意见签名：日期：副总经理意见签名：日期：董事长意见签名：日期：扬州市中宸房地产开发有限公司YANGZHOUZHONGCHENREALESTATEDEVELOPMENTCO.,LTD.档案/文件发放（回收）登记表编号：序号文号档案/文件名称收文部门接收人发文日期回收日期交出人