万科集团档案管理办法

万科集团档案管理办法（MHKG-ZG-ZD-009）档案管理流程存档档案借阅档案销毁总裁D总部分管副总C总部综合管理部B总部各部门/项目公司及其他子公司各部门ANY提出借阅需求经部门负责人审批查阅人在档案室查阅资料复印资料发放给承办人是否需要复印汇总借阅/复印资料需求存档借阅人使用后归还资料根据保管期限、类别分类立卷、归档收集各种归档资料并审核资料完备性提交归档文件资料及存期建议借阅/复印登记Y归还登记多余存档资料超出保管期档案资料提出销毁或延期保管建议档案资料整理并提出销毁申请造具清册提出销毁报告审批N销毁档案延长档案保管期并办理相关手续NYY综合管理部经理审批Y结束N是否需要归还结束N汇总形成销毁文件资料清单审核审批YN结束1.目的为了有效的保护和利用档案，充分发挥公司历史资料的作用，规范公司档案管理，特制定本制度。2.适用范围万科控股集团有限公司及下属各控股子公司。3.定义：4.职责：4.1.综合管理部4.1.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的所有文书档案。4.1.2.负责对档案的借阅进行审批、登记管理。4.1.3.负责档案销毁申请的提出及审批后的档案销毁执行。4.2.集团各职能部门及各子公司4.2.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管与本部门/子公司业务有关的所有文书档案。4.2.2.负责对与本部门/子公司业务有关的文书档案销毁申请的审核。4.2.3.负责在本部门/子公司阶段业务结束后将有关重要文书档案移交集团综合管理部。5.程序和内容：5.1.档案立卷范围5.1.1.公司成立所形成的一切文件。5.1.2.公司章程类文件。5.1.3.公司管理规章制度。5.1.4.重要会议记录、会议纪要。5.1.5.经营计划、工作总结；5.1.6.意向书、合同、协议、立项报告及可行性报告。5.1.7.重要的来往信函。5.1.8.一切与公司业务、技术、项目有关的资料。5.2.档案立卷要求：5.2.1.各部门立卷要求5.2.1.1.凡是各部门在业务活动中所形成的、具有查考利用价值的文字材料及音像资料均属归档范围，不得由部门或个人分散保存，必须由业务部门整理后，定期交给综合管理部集中管理保存。5.2.1.2.各项业务一旦结束，其有关该项业务往来的一切材料、函件都应移交综合管理部正式存档（所签合同、协议、意向书、委托书需在签订后立即交到综合管理部存档），业务部门如有需要，可建立复印件的业务档案，以便工作。5.2.1.3.业务部门形成的文件应由本部门指定的专人保管。5.2.1.4.业务部门文件保管人员有责任将本部门形成的文件收集齐全，并对文件材料进行初步分类整理、打出文件目录。目录中应包括文件名称、摘要、形成时间、页数、份数、备注（注明是原件或复印件）。5.2.1.5.财务部独立管理会计档案---凭证、账薄、财务报表类、借款、贷款合同（注：财务部只留一份原件，其余原件交综合管理部保管；如原件只一份，财务部留复印件。）5.2.2.综合管理部立卷要求：5.2.2.1.立卷的文件材料应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。5.2.2.2.在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统排列。5.2.2.3.拟订案卷标题要简明、准确。5.2.2.4.整理好的案卷要确定案卷的保管期限。文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行。5.2.2.4.1.永久保管的文书档案主要包括：5.2.2.4.1.1.公司制定的规章制度类文件材料。5.2.2.4.1.2.公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。5.2.2.4.1.3.公司职能活动中形成的重要业务文件材料。5.2.2.4.1.4.公司关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。5.2.2.4.1.5.公司机构演变、人事任免等文件材料。5.2.2.4.1.6.公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。5.2.2.4.1.7.上级主管部门制发的属于公司经营业务的重要文件材料。5.2.2.4.1.8.下属机构关于重要业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料。5.2.2.4.2.定期保管的文书档案主要包括：5.2.2.4.2.1.公司职能活动中形成的一般性业务文件材料。5.2.2.4.2.2.公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。5.2.2.4.2.3.公司人事管理工作形成的一般性文件材料。5.2.2.4.2.4.公司一般性事务管理文件材料。5.2.2.4.2.5.公司关于一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。5.2.2.4.2.6.上级主管部门制发的属于公司经营业务的一般性文件材料。5.2.2.4.2.7.上级主管部门制发的非公司经营业务但要贯彻执行的文件材料。5.2.2.4.2.8.下属机构关于一般性业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料。5.2.2.4.2.9.下属机构报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。5.2.2.5.按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。5.2.2.6.全部案卷组成后，要对案卷统一排列编写文档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。5.2.2.7.原则上每年年终做一次归档立卷工作，将当年所形成的公司所有文件按上述要求进行统一整理。5.3.档案存档程序5.3.1.集团各部门/项目公司及其他子公司各部门对于需要在集团进行归档的资料进行整理，提交集团综合管理部，并提出存期建议。5.3.2.集团综合管理部收集归档资料，审核归档资料及手续的完备性。5.3.3.集团综合管理部根据资料的性质、存档单位建议的存期，对资料进行分类立卷、存档，做好存档登记（附表1）。5.4.档案借阅5.4.1.需要借阅档案的部门或个人需首先提出借阅/复印需求，填写《档案借阅/复印审批单》（附表2），经部门负责人同意后报总公司综合管理部。5.4.2.总公司综合管理部汇总各单位的档案借阅/复印需求，报综合管理部负责人审批。5.4.3.审批通过后，综合管理部要对借阅/复印的档案进行登记（附表3），并要求借阅人签字。5.4.4.借阅档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印。5.4.5.对于需要复印的资料，由集团综合管理部负责将资料复印并下发给借阅人/承办人。5.4.6.如不需复印，借阅人可在档案室查阅资料。5.4.7.对于需要归还的档案资料，综合管理部要登记明确的归还日期，借阅人需要在期限内归还资料，综合管理部负责在档案到期前催还。5.4.8.档案资料归还后，集团综合管理部登记销帐。5.5.档案销毁5.5.1.对于多余的档案资料以及超出保管期限的档案资料，总公司综合管理部定期进行整理，并提出销毁申请（附表4：《文件资料销毁请示》）。5.5.2.销毁申请经资料存档提交部门进行审核，对是否销毁或延长保管期限提出建议，并提交分管副总裁审核，总裁审批。5.5.3.对审批未通过的档案，由总公司综合管理部延长保管期限，并办理相关手续。5.5.4.审批通过的档案，总公司综合管理部造具清册，由档案交存部门负责人和总公司综合管理部负责人现场监督，对档案进行销毁。5.5.5.档案销毁后，由见证人在《档案销毁证明书》（附表5）上签字确认。5.6.附则5.6.1.本制度自年月日起施行。5.6.2.本制度由集团综合管理部解释并修改。6.支持性文件：7.相关记录：7.1.《档案保管登记台帐》MHKG-ZG-BD-0327.2.《档案借阅/复印审批单》MHKG-ZG-BD-0337.3.《档案借阅/复印登记台账》MHKG-ZG-BD-0347.4.《文件资料销毁请示》MHKG-ZG-BD-0357.5.《档案销毁证明书》MHKG-ZG-BD-036