XX航空有限公司差旅费管理规定

关于修订并下发《XX航空公司差旅费及探亲费报销管理办法》的通知各部门：为了更好的服务于XX航空公司各项业务发展，加强成本控制，费用得到合理支出，经面向公司全员调研，现重新修订并下发《XX航空公司差旅费及探亲费报销管理办法》，请遵照执行。特此通知XX航空公司20年1月6日XX航空公司差旅费及探亲费报销管理办法一、总则㈠适用范围本规定适用于XX航空公司（以下简称“XX航空公司”）全体干部员工因公出差和探亲所发生的差旅费和探亲费。㈡定义⒈出差是指因公离开工作常驻地前往国内其他省、直辖市、自治区、港澳台及境外地区的情况。其中省内出差不视为出差，仅报销住宿费、公共交通费用；伙食费、交通费包干补贴不予发放。如：驻X省干部员工前往海南岛内其他地区不视为出差。住宿、公共交通费用按公务出差规定标准、流程报销；伙食费、交通费包干补贴不再发放。⒉差旅费是指XX航空公司员工因公出差（国内、港澳台及境外地区）所发生的住宿费、交通费、伙食补贴和相关杂费等费用。⒊交通费是指出差人员在出差期间乘坐飞机、车、船等交通工具发生的费用。⒋探亲是指凡与配偶、父母（含自幼抚养员工长大，现仍为员工所供养的抚养人）不居住在一起，又不能在公休假日团聚，且工作地点与配偶、父母住宿地相隔一百公里以外的情况，如父母、配偶居住地与E网中登记的居住地不一致，需提供现在居住地证明。探亲费用是员工按照请休假有关规定休探亲假时，公司给予报销的部分费用。⒌丧假是指员工直系亲属（父母、配偶、子女）或配偶父母去世，提供有关证明可给予丧假7天。员工直系亲属或配偶父母在外地，员工需前往料理丧事的，另给路途假。⒍公杂费是指国外出差期间，用于市内交通、邮电、办公用品和必要的小费等项目。二、管理原则㈠原则上，公司经营团队、部门领导主要成员不得同时出差，至少保证1名领导在公司主持日常管理工作。若遇特殊情况须同时出差，须提前指定其他成员在公司主持工作，同时按照出差审批的领导范围进行通报。㈡各部门安排出差要考虑实际工作需要及成本收益，控制出差人次和时间。原则上可通过视频会议系统、电话会议系统等方式协调解决的事宜，可不安排公务出差。㈢出差前要做好工作交接，对负责的重大事项、专项工作应及时跟踪督办。具备网络条件的，应及时审批公文、邮件。抵达目的地后，如临时变换联系方式，须向公司报备，并保持通讯畅通。㈣严禁干部员工借出差之名，行探亲、访友之实。如借出差便利顺道探亲访友或办理其他私事，应提前在出差公文中说明情况。占用工作时间的，应提前按公司请休假管理规定办理请休假手续。㈤出差结束后，须及时填写差旅费报销单办理网上报销手续，报销人须根据实际发生情况填写，因虚报、重报、漏报产生的责任由报销人承担。㈥国外出差人员应尊重所要出访国家的法律、风俗习惯、民俗文化等，自觉维护国家及公司形象。如需赠送礼品、宴请的，应尊重出访国家的法律、风俗习惯，以节约、从简、合规为原则。㈦出差期间，杜绝以下违规行为，违者将严肃处理：⒈禁止接受可能对公正执行公务有影响的礼品馈赠、宴请以及各种娱乐消费活动。⒉禁止挪用公款参与赌博及其他违法活动。⒊禁止借出差之机绕道或中途滞留，利用公款到国内名胜、旅游区游览、安排出国（境）观光或其他娱乐活动。⒋禁止故意拖延出差时间或借出差名义处理个人私事。三、国内公务出差㈠公务出差的申请⒈申请国内公务出差，通过公文流转系统的公务优惠机票模块进行申报。在填报公务出差申请单时要求信息准确、详实，出差事由栏目要尽量详细，不得以“公务出差”、“洽谈工作”等无实质性内容敷衍。工作交接情况栏目要详细注明工作交接人及工作内容，保证出差期间日常工作正常进行。如外出参加培训或参加会议，须将培训通知或者会议邀请函作为附件一并上报。出差人若因特殊情况需乘坐集团所属外航班，或乘坐其他交通工具，须在公务出差申请中注明。⒉出差原则上应提前申报，遇紧急公务时，可书面请示具有最终审批权的领导同意后先行出差，如需申请机票可申报公务欠单机票，后续补办手续。⒊公务出差申请单原则上严禁以急件、特急件呈报，如遇特殊紧急公务出差，需注明原因。⒋公司干部员工公务出差及飞行员、乘务员、安全员等空勤人员公务加机组应提前计划，出差目的地有XX航空公司航班的，原则上必须乘坐XX航空公司航班，没有XX航空公司航班的，可优先选择XX集团内部航班。⒌某级（含）以上的管理干部可申请头等舱，某级（含）以下干部员工均不得申请头等舱；某级（含）以上管理干部乘坐XX集团所属航班，可提前定座，按公务出差审批路径报批。其他干部员工因公出差一律机场候补，如遇紧急事务因公出差定座机票，需注明申请定座原因并报部门总经理→分管领导→总裁审批。⒍某级（含）以下干部员工，如公务出差机票申请是XX航空公司航班，实际候补成行是集团内其他公司航班，报销时须在请示内容中说明原因。㈡公务出差审批⒈XX航空公司董事长公务出差报上级董事长审批。⒉执行董事长兼首席执行官公务出差报上级首席执行官→上级常务副董事长审批。⒊总裁出差报XX航空公司执行董事长兼首席执行官→董事长审批。⒋公司经营团队其他领导公务出差报XX航空公司总裁→执行董事长兼首席执行官审批。⒌部门总经理公务出差报分管领导审批。⒍部门正职以下人员公务出差报部门总经理审批。⒎公司某级以下干部员工公务出差原则上一律候补，如需定座，则需报总裁审批。⒏如集团内部航空企业机票市场价格低于同时段公务申请票（公务出差申请不订座享受3折优惠、经济舱订座享受5折优惠，头等舱订座享受8折优惠）价格，可申请直接购买机票；在价格相差不多（200元以下）的情况下，不建议直接在市场上购买机票。除此情形外，XX航空公司干部员工因公乘坐外航航班均须报总裁审批。凡出差地没有我司或集团内其他公司航班，首选交通工具为火车、汽车等经济型出行方式。四、港澳台及境外出差㈠申请港澳台及境外公务出差，需按规定先上报《出国（境）审批表》，获批后再上报公务优惠机票申请单。其中《出国（境）审批表》用于出国事项批准及证照/签证办理，公务优惠机票申请单用于申请出差机票及明确出差时间。㈡各级别人员港澳台及境外公务出差均须通过公文流转系统呈报出国（境）审批表,具体路径如下:⒈某级（含）以上公司经营团队领导国外公务出差审批路径为：人资行政部→XX集团外事服务中心经理→总裁→首席执行官/执行董事长→董事长→上级经营团队分管理领导。若以上领导同时兼任上级经营团队领导，按上级经营团队领导出国（境）流程呈报签批。⒉某级（不含）以下公司经营团队领导国外公务出差审批路径为：人资行政部→XX集团外事服务中心经理→总裁→首席执行官/执行董事长。⒊某级（不含）以下部门级领导国外公务出差审批路径为：呈报部门→人资行政部→XX集团外事服务中心经理→公司分管领导→总裁。⒋部门级以下干部员工国外公务出差审批路径为：呈报部门→人资行政部→XX集团外事服务中心经理→公司分管领导。⒌公司外籍人员港澳台及境外公务出差审批路径为：呈报部门→人资行政部→XX集团外事服务中心经理→公司分管领导。如外籍人员为部门级领导，则须报总裁审批。6.公司公务外请业务人员（航务类：适航检查、飞机验收等，宣传类：采访、报导等）港澳台及境外公务出差审批路径为：呈报部门→人资行政部→XX集团外事服务中心经理→公司分管领导→总裁。7.公司外请宾客港澳台及境外公务出差审批路径为：呈报部门→人资行政部→XX集团外事服务中心经理→公司分管领导→总裁→首席执行官/执行董事长→董事长→上级经营团队分管领导→上级董事长→XX集团董事局分管董事。8.申请港澳台及境外公务优惠机票需将已获批的“XX集团出国（境）审批表”作为附件，按国内出差审批路径报批。若因公出国（境）人员在出国（境）前已持有有效签证，无需再次办理，则《出国（境）审批表》审批路径不用过人资行政部审批。五、报销原则及标准㈠报销原则⒈所有人员各类报销应本着为公司节约成本的原则，员工出差应以集团内部消费优先为原则，包括乘坐公司航班、集团内其他公司航班和入住内部酒店。⒉公司员工国内出差，根据往返登机牌上标明的时间计算享受包干补助的天数。⒊公司员工出差，若驱车往返，在享受伙食、交通补贴的同时，可以报销汽车加油费，但以往返机票四分之一价格（包含全价基建燃油费）与往返火车票价格中较低者为限。㈡国内出差报销标准⒈本着节约成本的原则，鼓励干部员工出差入住快捷酒店、同性出差入住双人标准间。公司员工出差，需在报销公文请示意见中注明“本次出差人数为X人，其中同性X人”。2人（含）以上同性出差，无论是否入住双人标准间均按照210元/人/天发放包干住宿费用。⒉住宿天数一般按出差实际天数减一天计算，但根据机票时间，凡回程当日14:00（含）以后航班可按半天标准计算住宿费；20:00点（含）以后航班可按全天标准计算住宿费。⒊如遇部门级领导与部门级以下人员一同出差且同住，则包干补贴按照部门级领导同性出差标准予以发放。⒋如出差期间为对方接待，出差人员应本着实事求是的原则，在差旅费报销单中列明，不再报销住宿费。如出差地有公司统一安排专用车辆时，出差人员不再享受交通费补贴。⒌员工到外地参加各种会议，原则上应按住宿费标准执行，如对方组织单位要求统一安排，亦应严格把关，通过询价方式从紧安排，超出住宿费报销规定标准的，需在出访计划中列明，按程序上报经总裁审批同意后，计财部据实报销。⒍出差人员入住集团内部酒店、宾馆、饭店一律不允许签单、挂账。⒎出差期间伙食费另有实报实销的预算，应在业务活动费中列支，不再给予伙食补贴；出差期间伙食费另有宴请的业务活动费预算，则在整个出差期间的伙食补贴中，按次扣除参加宴请的出差人员的伙食补贴，每人每次扣除20元。⒏参加各种考试、进修班、培训班、学习班等学习性活动的出差人员，不论职别高低，市内交通费按部门领导职别以下人员包干补贴标准的50%进行发放（参加各种学习性活动期间同时需向领导汇报工作，且此汇报工作必须出差才能完成的，需在公文中备注，如无备注，不再报销或发放市内交通补贴）。培训活动保障人员，出差期间市内交通费用按正常标准执行。备注：在本属地参加上述学习性活动不属于出差性质，不发放补贴。⒐超过30天（含）的出差，整个出差期间的交通补贴、伙食费减半发放。一次出差地点在两个（含）以上，且每一地点停留时间未超过30天（不含）的除外。因执行尽职调查、内部审计、专项调研等特殊项目出差经项目组长及公司总裁签批后，可不减半发放。需在市内乘坐出租车的，应说明原因并邮件请示部门总经理批准后方可报销，此时整个出差期间将不再享受100元/人/天的市内交通补助。出差时间（登机时间）和返程时间（航班落地时间）在23:00至次日06:00，可以乘坐出租车，同时享受出差期间100元/人/天的市内交通补助。⒑出差人员借出差之便，经部门领导批准就近回家探亲办事的，绕道车、船费扣除出差直线单程车、船费（各种交通工具票价计算标准按其相应级别标准定）多开支部分由个人自理。如果绕道车、船费少于直线单程车、船费时，应凭车船费按实报销。不发给绕道和在家期间的出差住宿费、交通补助、伙食补助。⒒员工出差或探亲发生的保险费每段行程可报销一份，每份金额不超过20元。因乘坐飞机、车、船等交通工具所发生的购票手续费、服务费等，可凭票按每人每次不超过20元的标准予以报销。⒓员工出差或探亲，因乘坐飞机、车、船等交通工具在等待期间所发生行李寄存费，凭有效证明可按每人次寄存一件行李不超过5元的标准予以报销。⒔员工出差或探亲乘坐机场到市区的机场班车可凭票实报实销一个来回，如遇因集团内部航班满员而多次去机场候补机票的情况，可以在报销单注明原因按照实际情况实报实销机场班车费用，其它情况不再予以补助。㈢港澳台及境外出差报销标准1.港澳台及境外出差交通费⑴出国人员要选择经济合理的路线。⑵出国人员乘坐航班和列车的标准。公司领导某级6(含)以上人员，可乘坐飞机头等舱、轮船一等舱、火车高级软卧包厢，高铁商务座；某级6以下公司领导可乘坐飞机经济舱、轮船一等舱、火车高级软卧包厢，高铁商务座；部门领导可乘坐飞机经济舱、火车软卧包厢，高铁一等座，轮船二等舱；其他人员可乘坐飞机经济舱，火车硬卧或软座包厢、高铁二等座，轮船三等舱