T+采购流程相关业务处理

4.2采购模块4.2.1先进货后入库流程图：采购订单进货单采购入库单应用场景（适用范围）：处理先有结算单据（如发票先到），后期才收到货品的情况。零散采购，没有订单，由采购员采购后，库管员清点入库。先收票，再入库。采购员现款采购提货，采购完成录入采购清单，由库管员清点入库应用方式：采购部门填制采购订单，引用采购订单生成进货单，业务系统自动记应付账。库管引用进货单生成采购入库单。在此流程中若进货单立账，则进货单既是立账单据也作为收货通知转到仓库，仓库根据进货单内容做采购入库。对于请购明细不同供应商采购的场景，可以通过采购订单的“分单保存”功能按着存货档案的‘默认供应商’自动拆单向供应商进行采购。注意事项：请购单、采购订单、进货单必须生效后，才能生成下游单据。可以直接填写进货单，然后生成采购入库单。采购订单可以直接引用销售订单生成，然后再流转生成进货单。这主要应用于商贸型企业，根据销售订单上的货品直接采购。在没有使用系统前，如果对于已经确立应付账但没有做采购入库的业务，可以手工填写期初进货单，引用生成采购入库单系统提供选项[进货单自动生成采购入库单]，当该选项选中时，进货单生效时自动生成采购入库单。此流程中，若进货单立账，则由入库单确定损耗数量，若发票立账，则由发票确定损耗数量。4.2.2先入库后进货流程图：采购订单采购入库单进货单应用场景（适用范围）：用户在入库时不进行立账企业强势，采购入库时不确立应付，根据使用多少确立应付财务严谨，不愿意入库时确定应付，而愿意等对完账开了发票/收据再确定应付（但很多财务还要求可以按照入库来查询应付）存货存在损耗，如粮食、茶叶、化工等物资，入库数量和结算数量存在差异入库时价格不确定，需要后期才能确定最终结算价格入库时损耗结算数量不确定，需后期票到后才能确定最终损耗数量。多次入库，一次立账结清（月结）货到付款（货票同行），由库管员验收入库，然后采购员根据货物验收清单和价格确定结算金额先入库（暂估），后根据对方开来的发票/收据付款应用方式：采购助理填制采购订单，库管引用采购订单生成采购入库单，做采购收货。采购助理引用采购入库单生成进货单，根据实际收货情况确立应付账款。注意事项：请购单、采购订单、采购入库单必须生效后，才能生成下游单据。可以直接填写采购入库单，然后生成进货单。采购订单可以直接引用销售订单生成，然后再流转生成采购入库单。这主要应用于商贸型企业，根据销售订单上的货品直接采购。在没有使用系统前，如果已经采购收货入库，但对方发票还没有到，没有确立应付账，可以手工录入期初暂估入库单，后续生成进货单此流程中，若进货单立账，则由进货单确定损耗数量，若发票立账，则由发票确定损耗数量。4.2.3业务与仓库合并流程图：采购订单进货单应用场景（适用范围）：进货环节和入库环节合并管理货到即确立应付账款，与发票无关货到入库时价格、数量、账期就能确定企业关注效率，用简化流程来管理，不用区分进货单和入库单两张单据货到付款，或现款去提货先打款，后收货应用方式：采购助理填制采购订单，引用采购订单生成进货单，进货单既为立账单据也为收货单据，立账与入库合并，同时进行。注意事项：采购订单生效后才能生成下游单据。采购订单可以直接引用销售订单生成，然后再流转生成进货单。这主要应用于商贸型企业，根据销售订单上的货品直接采购。进货单处理入库相关业务。4.2.4先进货后入库（退货）流程图：采购订单进货单进货单（红字）采购入库单应用场景（适用范围）：适用于先立账后收货入库。企业要求向供应商退货时，从已确立的应付账款中冲减需要退货的部分，然后再退回货物。应用方式：采购助理填制采购订单，引用采购订单生成进货单。退货时，引用进货单生成红字进货单。库管引用红字进货单生成红字采购入库单。若已立账未收货也未开票，可以适用冲抵功能，产生负数确立的应付账款，冲抵退货后续不再开票和入库。注意事项：采购订单、进货单、红字进货单生效后才能生成下游单据。退货的立账单据为红字进货单即业务类型为采购退货的进货单。红字采购入库单即业务类型为采购退货的采购入库单。采购订单、进货单在流程中可以省去。可直接由进货单生成红字进货单再生成红字采购入库单，或直接填写红字进货单然后生成红字采购入库单。若红字进货单位选择了冲抵功能，则这样红字进货单不能再生成红字采购入库单。确定损耗数量的单据同普通采购业务。4.2.5先入库后进货（退货）流程图：采购订单采购入库单（红字）进货单（红字）应用场景（适用范围）：适用于先退货后立账。企业要求向供应商退货时，根据实际退出的货物，从已确立的进货中冲减退货的部分。应用方式：采购助理填制采购订单，退货时，引用采购订单生成红字采购入库单。为冲减已确立的应付账款，引用红字采购入库单生成红字进货单。注意事项：采购订单、红字进售出库单生效后才能生成下游单据。退货的立账单据为红字进货单即业务类型为采购退货的进货单。红字采购入库单即业务类型为采购退货的采购入库单。采购订单在流程中可以省去。可直接手工填写红字采购入库单然后引用生成红字进货单。采购订单生成过蓝字入库单后，才能再生成红字入库单。红字入库单可流转生成红蓝混录的蓝字进货单上的红字记录，通过换货处理。确定损耗数量的单据同普通采购业务。4.2.6先进货后入库（红蓝混录退货）流程图：采购订单进货单（红蓝混录红字记录）采购入库单（红字）应用场景（适用范围）：适用于先立账后入库。企业要求向供应商换货时，为记录下被换货品的出入库情况。应用方式：采购助理填制采购订单，换货时，引用采购订单生成进货单，将换货部分手工填入进货单中，这部分在进货单中以红字体现。引用进货单的红字记录生成红字采购入库单。注意事项：采购订单、进货单生效后才能生成下游单据。可以直接填写红蓝混录进货单，然后生成采购入库单。确定损耗数量的单据同普通采购业务。4.2.7采购开票流程图：进货单采购发票应用场景（适用范围）：供应商能够开具发票，如普通发票、专用发票、农副产品发票。企业有正常及退货业务，支持红蓝进货单对冲开发票。应用方式：采购助理填制进货单，若本次业务需要开具发票，则将进货单的票据类型标明为具体发票的类型。引用进货单生成采购发票。如果立账的同时收到发票，可以选中‘自动生成发票’选项来自动生成发票。红蓝对冲开发票情况，发票选择红、蓝进货单生单即可。注意事项：进货单生效后才能生成下游单据。进货单立账时，采购发票可以直接手工填写。发票立账时，不可手工填写。4.2.8采购费用分摊流程图：费用单采购入库单应用场景（适用范围）：企业采购过程中，采购费用的发生会影响实际存货成本。将所发生的采购费用分摊到对应的采购入库单据上，能够帮助企业精确存货成本。应用方式：库管填制采购入库单，费用单由采购部门或财务部门填制，将所发生的费用分摊到对应的采购入库单的每一个存货上，精确存货的入库成本。注意事项：费用单必须是生效状态才能参与分摊；且参与分摊的费用必须是费用档案中能够进行分摊的费用。红字采购入库单不参与费用分摊。4.2.9采购发票立账流程图：进货单采购发票应用场景（适用范围）：供应商能够开具发票，如普通发票、专用发票、农副产品发票且企业管理比较规范，需要以正规发票作为立账依据，即可选择“采购发票立账”，采购发票来确定应付账款、入库成本、并与往来进行核销。红蓝对冲开发票，支持红、蓝进货单同时生成一张发票。应用方式：采购部门填制进货单，将进货单的票据类型标明为普通发票、专用发票、农副产品发票。引用进货单生成采购发票。注意事项：进货单生效后才能生成下游单据。采购发票不可以直接手工填写。支持先进货后入库、先入库后进货流程，不支持业务与仓库合并流程。采购发票立账时，采购发票有确定应付账款、核销、生凭证功能，同时进货单失去与立账相关的功能。采购发票确定损耗数量，并与采购入库单确定入库成本。