excel数据分析与处理-第7章数据管理与数据透视表

本章学习目标1、掌握数字与汉字排序的区别2、掌握EXCEL排序的方法3、理解条件区域4、掌握数据筛选的方法5、掌握工作表数据的分类汇总方法6、掌握数据透视表、切片器的用法7、应用数据链接和多表合并管理多表数据7.1数据排序1、排序规则数字排序规则：按照数值大少排列数据字母排序规则：按照A~Z，a~z的英文字典序逻辑值排序规则：False,True汉字排序规则汉语拼音序:按照汉语拼字的英文字典序排列按笔画排序：按照笔画多少排序2、排序方式升序：从小到大排列数据降序：从大到小排列数据7.1.2数字排序1、降序排序案例【例7.1】某班某次期末考试成绩如图（a）所示，已经计算出了每位同学的平均分，现需得出一个名次表，即从高分到低分的成绩表，以便为前3名同学发奖学金。7.1.2数值排序按日期排序7.1.3汉字与字符排序按汉字笔画排序2、单击”排序和筛选”按钮1、选中要排序的数据区域后，单击“数据”选项卡3、单击”选项”按钮，弹出“选项”对话框4、指定”笔画序”7.1.4自定义排序次序自定义排序有时需要按人为指定的次序对某此资料排序。【例7.3】某大学有7个学院，每个学院的基本情况如图所示。要求按以下次序排序此表：计算机学院、管理学院、通信学院、财务学院、外语学院、政法学院、中文学院。7.1.4自定义排序次序方法单击“文件”→“选项”→“高级”→“常规”→“编辑自定义列表”，Excel会弹出“自定义序列”对话框按前面的方式显示出“排序”对话框中，通过“序序”下面的“自定义序列”指定建立的序列为排序依据。在此输入自定义的排序序列7.1.5账号、零件号等排序账号、零件号排序的困难由于账号、零件号常采用不同的区段进行编码，为排序带来了困难。账号、零件号排序的解决方法一种方法是确保同类编号中的任何部分都有相同的长度。例如在上述例子中，将“ZK-999-10”输入为“ZK-0999-10”，这样在比较排序时就不会出错了。另一种方法是把编号的不同部分输入在不同列的单元格中，如上面两个编号用图7.6所示的方式输入。在排序时，对编号所涉及到的三列同时进行排序，排序结果就不会出错，最后再用“&”运算符把排序后的各部分组合起来。7.1.6多关键字排序多关键字排序就是对数据表中的数据按两个或两个以上的关键字进行排序。多关键字排序可使数据在第一关键字相同的情况下，按第二关键字排序，在第一、第二关键字都相同的情况下，数据按第三关键字有序，其余的以此类推。在Excel2010中，最多允许有64个排序关键字，但不管有多少关键字，排序之后的数据总是按第一关键字有序的。7.1.6多关键字排序【例7.4】2004年某杂货店各雇员的销售数据如图7.7（a）的A1:F7所示，以第一季度为第一关键字、第二季度为第二关键字、第三季度为第三关键字的排序结果如图7.7（a）的A9:F15区域所示，排序的方式是递增。1、源数据表2、单击“开始”→“排序和筛选”→“自定义排序”命令，弹出“排序”对话框3、依次指定排序关键字3、排序结果7.2数据筛选1、概念数据筛选就是将数据表中所有不满足条件的记录行暂时隐藏起来，只显示那些满足条件的数据行。2、Excel的数据筛选方式1、自动筛选自动筛选提供了快速查找工作表数据的功能，只需通过简单的操作，就能够筛选出需要的数据。2、高级筛选高级筛选能够完成自动筛选所不能实现的复杂筛选。7.2.1数据筛选3、自动筛选案例【例7.5】某公司的人员档案是按招聘报到的先后次序建立的，如图7.8（a）所示。可以看出，图7.8的档案比较混乱，公司的管理人员可能需要这样的信息：已婚人员的名单，各部门的人员档案信息，工资高于1200的人员有哪些，奖金高于1000的人员有哪些，各种学历的人员档案……（1）已婚人员的名单。（2）各部门的人员档案信息。（3）工资高于1200的人员有哪些。（4）奖金高于1000的人员有哪些。（5）各种学历的人员档案……如此等等7.2.1数据筛选原数据表具有自动筛标记的数据表单击“数据”|“筛选”，Excel会在表格的标题边显示出自动筛选标志。可借此完成各种自动筛选！7.2.1数据筛选自动筛选的结果示例——筛选出运维部的工作人员。7.2.1数据筛选如果筛选关键字对应的列是数值型数据，可通过“数字筛选”命令指定自定义筛选条件，实现灵活的数据查询。【例7.6】在图7.8(a)所示的职工档案表中，筛选年龄最大的3名职工。1、单击“数据”！“筛选”为数据表显示出自动筛选标志2、单击“年龄”右边的自动筛选下拉箭头3、单击“10个最大的值”，弹出对话框4、将“10”改为3，即可筛选出年龄最大的3位员工！【例7.7】查看图7.10中职工档案表中工资高于2800元的人员1、指定工作表的“筛选”标志3、在弹出的对话框中输入工资数据2、单击“工资筛选”中的“大于”命令7.2数据筛选4、高级筛选高级筛选的条件区域的类型（1）“或”条件（2）“与”条件（3）多列的“或”条件（4）用“或”连接的“与”条件7.2.2条件区域•条件区域的构建方法7.2.3高级筛选1、条件“与筛选”【例7.8】查看例7.5（图7.8）中“运维部”工资和奖金都高于500元的人员。1、单击“高级”按钮，弹出高级筛选设置对话框2、指定筛选结果的保存方式。2、指定筛选条件和数据区域。7.2.3高级筛选2．条件“或”的高级筛选【例7.8】对于图7.8，现要找出其中奖金高于500或已经结婚的工作人员。7.2.3高级筛选3．与条件同或条件的组合应用【例7.9】对于前面讨论的职工档案数据表，现要查找运维部和信息资源部中工资高于1000且奖金高于500的人员档案7.2.3高级筛选4、使用计算条件的高级筛选什么是计算条件计算条件的构造方法计算条件中的标题可以是任何文本或都是空白，但不能与数据清单中的任一列标相同，这一点正好与前面讨论的条件区域相反。必须以绝对引用的方式引用数据清单或数据库中之外的单元格。必须以相对引用的方式引用数据清单或数据库中之内的单元格。7.2.3高级筛选基于计算条件的高级筛选案例【例7.10】某商场2003年2月1号到8号的销售记录如图7.17的区域A2:F10所示，找出其中销售额高于平均值的销售记录。7.2.4使用高级筛选提取不重复数据【例7.14】某地区某次竟赛报名学生情况如图7.18中A2:B500所示，每位报名学生有一行数据记录。该表是从其它数据库系统中提取而来的，信息不全，只有报名学生的学校和参赛类型。由于一个学校可能有多位同学参加同类竟赛项目，因此有许多重复数据行。现在需要从中提取一份参赛学校及参赛类别的不重复报表。1、单击“数据”→“高级”2、选中“选择不重复记录”7.3数据的分类与汇总1、概述分类汇总就是对工作表中指定的行或列中的数据进行汇总统计，它通过折叠或展开原工作表中的行、列数据及汇总结果，从汇总和明细两种角度显示数据，可以快捷地创建各种汇总报告。分类汇总的数据折叠层次可达8层。2、分类汇总能够完成以下事性在数据表中显示一组或多组数据的分类汇总及总和。在分组数据上完成不同的计算，如求和、统计个数、求平均数、求最大（最小值）等。7.3数据的分类与汇总案例右图是某公司的职工工资表。完成以下事情：每部门有多少人；每部门平均工资；哪个部门的总评奖金最高，应分发给各部门的总金额各是多少通过函数能够完成这些事件，但分类汇总简单多了。7.3数据的分类与汇总3、分类汇总的准备工作①分类汇总表的每个数据列都有列标题；②必须对要进行分类汇总的列排序。排序的列标题称为分类汇总关键字，在进行分类汇总时，只能指定排序后的列标题为汇总关键字。按部门排序后的工作表7.3数据的分类与汇总4、建立分类汇总单击“数据”选项卡中的“分类汇总”命令,显示“分类汇总”对话框。1、指定分类字段2、指定汇总方式3、指定汇总字段4、指定汇总结果的保存方式7.3数据的分类与汇总5、汇总结果的保存方式1.替换当前分类汇总。选择这种方式时，最后一次的汇总会取代以前的分类汇总。2.每组数据分页。选择这种方式时，各种不同的分类数据将被分页保存。3.汇总结果显示在数据下方。选择这种方式时，原数据的下方会显示汇总计算的结果。上述3种方式可同时选中。Excel的默认选择是第1和第3项。7.3数据的分类与汇总6、分类汇总结果示例7.3.3高级分类与汇总7、多次分类汇总Excel可以对同一分类进行多重汇总，若要在同一汇总表中显示两个以上的汇总数据，只需对同一数据清单进行两次不同的汇总运算。第二次分类汇总在第一次的汇总结果上进行。在前面的汇总结果基础上，统计每部门的人数。7.3.4嵌套分类汇总1、嵌套分类汇总在一个已经建立了分类汇总的汇总表中再进行另一种分类汇总，两次的分类汇总关键字不同，这种分类汇总方式称为嵌套分类汇总。2、嵌套分类汇总的排序方式建立嵌套分类汇总的前提仍然是要对每个分类汇总关键字排序。第一级汇总关键字应该是排序的第一关键字，第二级汇总关键字应该是第二排序关键字，其余以此类推。有几层嵌套汇总就需要进行几次分类汇总操作，第二次汇总在第一次的结果集上操作，第三次在第二次的结果是操作，其余以此类推。在一个已经建立了分类汇总的汇总表中再进行另一种分类汇总，两次的分类汇总关键字不同，这种分类汇总方式称为嵌套分类汇总。建立嵌套分类汇总的前提仍然是要对每个分类汇总关键字排序。第一级汇总关键字应该是排序的第一关键字，第二级汇总关键字应该是第二排序关键字，其余以此类推。7.3.4嵌套分类汇总以部门为第一汇总关键字、婚否为第二汇总关键字进行的嵌套分类汇总。7.3.5删除分类汇总8、删除分类汇总对于刚建立的分类汇总，如果要将其恢复为原始数据表，可以选择“编辑”中的“撤消”菜单项取消分类汇总，或单击撤消按钮。但若在建立分类汇总之后，又进行了其他操作，上述方法就无效了，可按如下方法删除分类汇总。（1）单击分类汇总表中的任一单元格。（2）选择“数据”选项卡中的“分类汇总”命令（3）单击“分类汇总”对话框中的“全部删除”按钮。7.4数据透视表1.数据透视表的功能①对数值数据进行分类汇总和聚合；②展开或折叠要关注结果的数据级别，查看感兴趣区域摘要数据的明细；③将行移动到列或将列移动到行（或“透视”），以查看源数据的不同汇总；④对最有用和最关注的数据子集进行筛选、排序、分组和有条件地设置格式，突出显示重要信息；⑤提供简明、带有批注的联机报表或打印报表7.4数据透视表2、源数据表与数据透视表的对应关系7.4.2建立数据透视表3、案例（注：数据透视表的全部案例都在Ch7-15.Xlsx工作薄的各个工作表中）【例7.15】假设某电视销售商场有6位职工，分别是劳得诺、令狐冲、陆大安、任我行、韦小宝、向问天，销售的电视产品有TCL、长虹、康佳、创维、熊猫几种品牌。每天的销售数据都记录在Excel的一个工作表中，如图所示，该数据表有300多行数据。7.4.2数据透视表完成以下统计分析工作统计各种品牌的电视的总销售额；统计每位职工的总销售额；统计每位职工销售的各种类型的电视机的销售额；统计各种运输方式的总数。数据透视表能够很方便地完成这些工作。7.4.2数据透视表4、建立数据透视表的过程1、建立源数据表后，单击“插入”选项卡中的“数据透视表”弹出“创建数据透视表”对话框2、“创建数据透视表”对话框1、指定数据透视表的数据区域后，单击“确定”按钮，将弹出数据透视表的布局设置对话框2、根据第1步设置创建的数据透视表1、用鼠标将数据字段拖放到行、列标签和数值汇总对应的文本框中7.4.2数据透视表其中数据透视表布局中的内容行标签拖放到行中的数据字段，该字段中的第一个数据项将占据透视表的一行。列标签与行相对应，放置在列中的字段，该字段中的每个项将占一列。报表筛选行和列相当于X轴和Y轴，由它们确定一个二维表格，页则相当于Z轴。拖放在页中的字段，Excel将按该字段的数据项对透视表