HJ-06文件控制程序

职业健康安全/环境管理体系程序文件标题文件号：EHSP4.4.5-01对应标准号：4.4.5版本号A文件控制程序实施日期：2009年5月30日修改码0共5页1文件控制程序1目的对环境管理体系/职业健康安全管理体系（以下简称EMS/OHSMS）的文件编写/采集、发放和更改/更新进行控制，确保各相关场所使用文件的有效性。2范围适用于公司EMS/OHSMS中涉及的文件：管理手册、程序文件、第三层次文件的管理控制。3术语和定义3.1第三层次文件包括：3.1.1公司为保证EMS/OHSMS有效运行由各责任单位制定、公司下发的管理类文件、技术类文件（公司各职能部门产生的有关职业健康安全、环境方面的技术类文件）；3.1.2公司各单位自行制定下发的与本单位作业有关的环境、安全管理性文件；3.1.3外来的管理标准、技术类文件和环境、安全类行政公文。4职责4.1环保安技处4.1.1负责管理手册、程序文件的管理，必要时对文件进行评审与更新，并按规定进行会签、审核、批准；4.1.2负责职业健康安全、环保管理类标准的会签，公司管理标准由管理计划处统一编号及发放；4.1.3负责对适用的法律法规、标准和其他要求的识别、采集和管理。4.2技术中心4.2.1负责对环保安技处提供的职业健康安全、环境方面的法律法规和其他要求进行采集、发放和管理。4.3机动处4.3.1负责公司内使用、维护设备、电器、天然气的技术文件/操作规程的制定；4.3.2负责公司上述技术文件/操作规程的归口管理。4.4武装保卫处4.4.1负责公司内消防工作相关操作规程的制定；4.4.2负责公司消防操作规程的归口管理。4.5公司办公室EHSP4.4.5-01文件控制程序24.5.1负责对外来公文进行登记、传递，以及保存和归档工作；4.5.2负责对公司内部产生的EMS/OHSMS公文登记、编号、复核、盖印、发放和原件的保存及归档工作；4.5.3负责制订、发布受控公文的“有效EMS/OHSMS公文清单”。4.6责任部门4.6.1负责对收到的EMS/OHSMS文件及时登记、处理和保存，保证其有效性和完整性；4.6.2负责编制职责范围内的公司所发管理类文件和内部公文。4.6.3负责本部门自行使用的第三层次文件的编制、批准、发放和更改管理。5工作程序记录是特殊的文件，按《记录控制程序》进行控制；法律法规按照《法律、法规和其他要求管理程序》进行控制；其余EMS/OHSMS文件按下述程序进行控制：5.1文件的编号原则5.1.1管理手册管理手册按下述方式进行编号：EHSM01—XXXX年号管理手册代号（E环境、H健康、S安全、M管理）管理手册版本号按大写英文字母顺序进行编号，局部修改时按阿拉伯数字顺序编号。5.1.2程序文件程序文件按下述方式进行编号：EHSPX.X.X—XX文件顺序号标准条款号程序文件代号程序文件的版本号按大写英文字母顺序进行编号，局部修改时按阿拉伯数字顺序编号。5.1.3第三层次文件5.1.3.1公司所发管理类文件按照公司对管理标准的规定进行规范管理；5.1.3.2外部公文由公司办公室秘书负责签收、拆封、登记和编号；5.1.3.3各单位自行使用的第三层次文件编号由各责任单位负责。5.1.3.4外来标准执行原标准编号。5.2文件的编制、会签、审批和发布5.2.1编制EHSP4.4.5-01文件控制程序35.2.1.1管理手册和EMS/OHSMS控制程序由管理者代表组织编制；5.2.1.2公司管理类文件均由相关责任部门编写，经过主管领导审批后发布实施；5.2.1.3部门自行使用的第三层次文件由部门自行组织编写。5.2.2审核5.2.2.1管理手册由EMS/OHSMS的管理者代表进行审核；5.2.2.2程序文件和公司所发管理类文件由职能部门领导进行审核；5.2.2.3各部门自行使用的第三层次文件由部门负责人指定人员审核。5.2.3会签5.2.3.1程序文件、管理类文件由文件涉及的相关单位责任领导组织会签；5.2.4批准5.2.4.1管理手册由总经理批准发布；5.2.4.2程序文件由管理者代表批准发布；5.2.4.3公司发布的第三层次文件由公司主管副总经理批准；5.2.4.4各部门自行使用的第三层次文件由部门领导批准。5.2.5其他要求5.2.5.1技术文件（主要有机动处的试验台非标设计）由机动处、技术中心按照三审签的方式进行编制、审核和批准；5.2.5.2设备、电器、天然气类操作规程由机动处编制、审核，批准，报请公司主管领导同意后实施；5.2.5.3消防类管理文件由武装保卫处编制、审核、批准，报请公司主管领导同意后实施。5.3文件的发放与管理5.3.1发放5.3.1.1管理手册和程序文件由环保安技处统一编号，发放公司领导、总经理助理、副总工程师、EMS/OHSMS覆盖的各单位；发放时应办理签收手续；可行时，管理手册和程序文件也可发布电子文档；5.3.1.2公司所发EMS/OHSMS方面管理类标准由环保安技处负责归口管理并发放到文件涉及的相关单位；5.3.1.3外部公文由机要秘书在收文首页右上角加盖收文章并填写收文号、份数、日期后，先送公司办公室主任签署呈批意见，然后转主管领导批示，最后转相关责任部门办理；5.3.1.4内部环境、安全类行政公文由公司办公室负责打印，并对公文格式、版面布局负责；校对一般由拟稿人负责，在文件首页右上角打上“环境、安全公文”字样。文件印刷完后，由公司办公室再次核对无误后加盖印章，并负责发放到各单位；5.3.2环安处负责拟定有关职业健康安全、环境方面适用的法律法规、标准和其他要求的目录，将采购需求通知技术中心的标准化室；5.3.2.1标准化室按环安处的清单要求采购标准，进行识别和加盖“有效”章标识后，根EHSP4.4.5-01文件控制程序4据环安处确定的时间要求进行发放；5.3.2.2各单位自行使用的第三层次文件发放由各责任单位负责，在本单位内进行发放。5.3.3管理5.3.3.1管理手册和程序文件由环保安技处加盖“受控”标记才是有效文件；5.3.3.2程序文件作为内部保密文件不得外借，对外提供的管理手册不作为受控文件，必须经总经理批准后才可以提供；5.3.3.3管理手册和程序文件的初稿，环保安技处加盖“作废”标识后保存；作废文件由环保安技处收回处理；5.3.3.4公司所发EMS/OHSMS管理类标准由环保安技处公布“有效管理标准及发放范围”进行管理；作废EMS/OHSMS管理类标准由环保安技处负责收回并销毁。5.3.3.5外部公文处理完毕后，公司办公室负责保存和归档；5.3.3.6内部公文发文后，原件由公司办公室负责保存和归档；5.3.3.7公司办公室负责每年初编制一次有效公文清单，报总经理批准发布；5.3.3.8各单位应有专人负责管理EMS/OHSMS文件，在收到环境、安全类行政公文时，应将其列入有效文件清单，并根据每年公布的“有效公文文件清单”，对公文进行整理，将无效公文从现场撤出。不得使用无效文件，不得自行涂改、复印、外借，EMS/OHSMS文件如有缺页、损坏、丢失应及时报告发放部门进行处理或更换；5.4文件的更改5.4.1有下述情况出现，必要时应对EMS/OHSMS文件进行相应更改5.4.1.1差错、缺页、损坏、丢失或含混不清；5.4.1.2公司组织机构变动或职能重新划分；5.4.1.3内、外审核及管理评审发现的不合格；5.4.1.4实际工作需要时。5.4.2更改控制5.4.2.1有效管理手册、程序文件和管理性文件应有版本号和修改码，文件的版本号以大写英文字母为序，修改码以阿拉伯数字为序；5.4.2.2文件更改时应相应更改修改码，文件换版时应相应更改版本号，以标识当前文件状态；5.4.3更改程序5.4.3.1建议人向环保安技处提出更改建议；5.4.3.2“EMS/OHSMS文件更改建议”应由原规定人员进行审核和批准；不同意更改时，应在“EMS/OHSMS文件更改建议”上签署意见并返回建议人；5.4.3.3管理手册、程序文件的更改由环保安技处负责组织完成，公司所发管理性文件的更改由各职能部门完成，所有更改应保证所有有效文件更改一致，并对更改进行标识；5.5版本控制EHSP4.4.5-01文件控制程序55.5.1出现下述情况，应进行EMS/OHSMS文件换版：5.5.1.1引用的标准换版或作废，认证机构提出要求；5.5.1.2公司EMS/OHSMS组织结构发生重大变化；5.5.1.3EMS/OHSMS文件经多次更改。5.5.2管理手册和程序文件由环保安技处负责具体换版工作，保证所使用的文件及时、全面换版；5.5.3换版时应相应修改文件的版本号；5.5.4换版时，旧版本必须全部收回，并加盖“作废”标识，办理相应手续后由环保安技处统一处理。5.6各单位负责本单位第三层次文件的编制、标识、更改、管理，保证其有效性，各单位提供本单位第三层次文件清单到环保安技处备案。5.7外来标准的更新5.7.1环安处负责收集适用的标准的变化情况，有标准更新、新增标准且适用时，将采购需求通知技术中心的标准化室；5.7.2标准化室按环安处要求采购标准，进行识别和加盖“有效”章标识后，根据环安处确定的时间要求，对已有标准进行以旧换新；属于新增的标准，直接按环保安技处确定的范围下发。6相关/支持性文件6.1企业管理标准的管理6.2记录控制程序7记录表格7.1EMS/OHSMS文件更改建议7.2EMS/OHSMS文件发放回收记录7.3EMS/OHSMS文件发放范围7.4有效文件清单7.5有效管理标准清单