JYYH-GD-02-采购管理制度

四川久远银海软件股份有限公司文档编号JYYH-GD-02采购管理制度文档版本A0执行日期2015-01-08I文档密级：一般文档状态：[]草案[√]正式发布[]正在修订受控状态：[√]受控[]非受控日期版本描述作者审核审批2015-01-08A0A版首次发布质量小组孙佩连春华采购管理制度目录1.目的.........................................................................................32.适用.........................................................................................33.职责.........................................................................................34.工作流程...................................................................................34.1.采购物资分类........................................................................34.2.对供方的评价........................................................................34.3.采购...................................................................................54.3.1.采购计划........................................................................54.3.2.采购的实施......................................................................54.4.采购信息..............................................................................54.5.采购产品的验证......................................................................65.记录.........................................................................................7采购管理制度1.目的对产品及服务的采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品与服务符合规定要求。2.适用适用于对生产所需的软硬件采购、供方提供服务的控制；对供方进行选择、评价和控制。3.职责1)采购部负责公司低值易耗品与大宗设备采购；2)技术中心负责对采购提供技术支持；4.工作流程4.1.采购物资分类根据对随后的实现过程及其输出的影响，将采购物资分为两类：1)重要物资：开发软件产品的主要部分或关键部分，直接影响软件开发进度和质量，可能导致顾客严重投诉的物资，价值在￥2500以上，包括计算机、交换机、路由器、UPS、各类软件等，外部服务包括网络通信、房屋、供电等也归入本类物资；2)零星物资：非计划的低质易耗物资，低值办公物品，包括打印纸、签字笔、笔记本等；4.2.对供方的评价1)采购重要物质时，由申请部门填写《物质采购申请单》，采购部与技术中心根据采购物资技术标准和生产需要，通过对物资的质量、价格、供货期等进行比较，选择从合格供方名单中选择（若有）合格的供方，填写《供方评定记录表》。对同类的重要物资和零星物资，应尽量同时选择几家合格的供方。采购人员负责建立并保存采购管理制度合格供方的记录，根据《物资采购申请单》规定的产品类别，明确对供方的控制方式和程度。2)对有多年业务往来的重要物资的供方，应提供充分的书面证明材料，可以包括以下内容，以证实其质量保证能力：a)营业执照复印件；b)供方产品的质量、价格、交货能力等情况；c)供方的服务和支持能力等。3)对第一次大批量供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品测试或小批量检查，测试合格才能购买：a)对于某些新供方物资根据提供的技术要求提供少量样品；b)采购人员、库管人员及使用部门对样品进行验证，出具相应的验证报告，并填写《供方评定记录表》中相应栏目，反馈给管理者代表；c)样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；d)样品验证合格后，采购人员通知供方小批量供货；经采购人员、库管人员及使用部门进货验证合格后，交使用部门试用，并由使用部门出具相应试用后的验证报告，填写《供方评定记录表》中相关栏目，反馈给采购人员；e)小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。样品验证、小批量试用均合格的供方经采购部经理批准后，可列入《合格供方名录》。4)对于低值易耗品的供方，需要经过样品验证和小批试用合格，各相关部门提供评价意见，采购部经理批准，可列入《合格供方名录》；对于设备采购，需要经过调试或样品使用，各相关部门提供评价意见，技术中心经理批准，可列入《合格供方名录》。5)供方产品如出现严重质量问题，采购部应向供方发出《纠正和预防措施处理单》，如两次发出处理单而质量没有明显改进的，应取消其供货资格。6)采购部每年对合格供方进行一次跟踪复评，填写《供方/第三方评价表》，评价时按百分制，质量评分占60％，交货期评分占20％，其他(如价格、售后服务等)占20％。评定总分低于60(或质量评分低于48)，应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货验证，并执行5）条款。连续第二次评分仍不及格，应取消其供货资格。7)对服务供方的控制采购管理制度为公司提供服务的供方，如测试、培训机构、财务审计、法律咨询等，也应遵从上述条款经评价合格后方可向公司提供服务。8)一致性要求对于供应方提供产品/服务的相关指标（包括但不限于：规格、型号、数量、批次、服务绩效等），不得低于公司客户或与客户相关的项目的同等要求；否则该采购申请不可得的批复；4.3.采购4.3.1.采购计划采购部根据各部门所编制的《物资购买申请表》及库存情况，经管理者代表批准后实施采购。4.3.2.采购的实施1)采购人员根据批准的《物资采购申请单》，按照采购物资技术标准在《合格供方名录》中选择供方并进行采购；2)第一次向合格供方采购重要物资时，应签定采购合同，明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等；3)采购人员根据需要将相应的技术要求作为合同附件提供给供方；4)采购前采购人员应核实提供给供方技术的要求是否有效，将《物资采购申请单》交采购部经理审核、管理者代表批准后实施采购。4.4.采购信息1)采购文件应包括拟采购产品的信息：a)对产品的质量要求(可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件)；b)对产品的验收要求；c)其他要求，如价格、数量、交付等。采购管理制度适用时还可包括：a)对供方的产品、程序、过程、设备、人员提出有关批准或资格鉴定的要求，如对供方产品的安全认证要求，对开发过程、设备及人员要求、委托测试的服务要求等；b)适用的质量管理体系要求。2)本公司的采购文件包括《物资采购申请单》、采购合同及附件等由总经理秘书保管。4.5.采购产品的验证1)对采购的产品可以有如下几种验证方式a)由采购部及使用部门进行进货验证；b)由客户在本公司现场实施验证；c)由本公司在供方现场实施验证；对后两种情况，管理者代表应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。2)验证活动可包括检验、测量、观察、过程评审、产品审计、提供合格证明文件等方式。4.6.合格供方名单的评审与维护1)采购部每年应组织评审组对《合格供方名单》中的供方进行评审，评审结果填入《供方/第三方评价表》；2)当且仅当评审合格的供方，才能被登记入《合格供方名单》3)若出现以下情况，则应立刻从《合格供方名单》中剔出该供方（若无替代供方则可例外）：a)因供方责任导致公司与客户发生法律纠纷；b)因供方责任导致公司收到客户任何投诉后，供方拒不纠正；c)供方产品出现缺陷，但供方拒不履行国家法律法规要求召回；d)供方出现任何重大质量事件，被国家相关机构处分/处罚；e)供方出现任何重大质量事件，未被国家相关机构处分/处罚，但已经造成社会影响，并在社会人群中传播影响的；采购管理制度5.记录《供方评定记录表》《合格供方名录》《供方/第三方评价表》《物资购买申请单》