8-服务采购管理规定

编号：CA/A15-CX-019-2015批准：金毅服务采购管理规定2015年6月26日发布2015年6月26日实施中国第一汽车集团公司发布服务采购管理规定版本/修改状态：1/0第1页共16页前言为了加强对集团公司服务采购的管理与控制，依据集团公司《业务外包管理程序》、《采购管理规定》编制本规定。本规定是集团公司管理体系文件之一。本规定是对《业务外包采购控制程序》（CA/A15-CX-016-2015）的修改和替代。自本规定实施之日起，原《业务外包采购控制程序》（CA/A15-CX-016-2015）废止。本规定由集团公司采购部负责提出并归口。本规定由集团公司采购部负责起草、解释。本规定主要起草人：杨战明、石民峥、张世业服务采购管理规定版本/修改状态：1/0第2页共16页服务采购控制流程（1）责任者流程描述归口管理部门、需求部门采购部采购部主管高级经理采购部采购部、需求部门、归口管理部门采购部商务例会采购部法律事务部、需求部门需求部门法律事务部需求部门需求部门归口管理部门与相关业务责任部门需求部门采购部、需求部门编制采购计划提交经审批的《业务外包立项申请单》接收《业务外包立项申请单》《业务外包立项申请单》项目启动确认确认采购方式采购计划的审批公开招标谈判询价采购156服务商确定表提交法律事务部与需求部门合同的履行草拟合同接收服务商确定表合同审核与盖章文件整理与存档项目验收评价报告抄送采购部对已签署的合同变更或补充（此项不适合公开招标项目）对变更或补充后的协议与《合同审查单》会签NYNYNY4单一来源采购（延续采购）竞争性谈判（含内部邀请招标）2、3服务采购管理规定版本/修改状态：1/0第3页共16页服务采购控制流程（2）责任者流程描述需求部门、采购部采购部招标代理机构需求部门、采购部招标代理机构需求部门、采购部、招标代理机构招标代理机构招标代理机构评标委员会采购部商务例会招标代理机构招标代理机构公开招标发布招标公告、发售招标文件办理委托招标确认技术文件、商务文件确认招标文件招标文件澄清、答疑NY1编制招标文件组建评标委员会开标评标公示中标候选服务商发中标通知书6确认评标报告服务采购管理规定版本/修改状态：1/0第4页共16页服务采购控制流程（3）责任者流程描述需求部门、采购部需求部门、采购部归口管理部门采购部采购部、需求部门、归口管理部门采购部、需求部门、归口管理部门谈判小组采购部商务例会采购部竞争性谈判推荐潜在服务商确认技术文件、商务文件潜在服务商资格审核NY2组建谈判小组谈判、推荐成交候选服务商发成交通知书6确定成交服务商NY编制谈判文件确认谈判文件NY服务采购管理规定版本/修改状态：1/0第5页共16页服务采购控制流程（4）责任者流程描述需求部门、采购部需求部门、采购部归口管理部门采购部需求部门、采购部、归口管理部门采购部需求部门、采购部、归口管理部门采购部采购部、需求部门、归口管理部门采购部、需求部门、归口管理部门采购部谈判小组采购部商务例会采购部内部邀请招标发招标文件推荐潜在服务商确认技术文件、商务文件潜在服务商资格审核招标文件澄清、答疑NY3编制评标规则与方法组建评标小组开标、评标推荐中标候选服务商发中标通知书6确认评标规则与方法NY确定中标服务商NY编制招标文件确认招标文件NY服务采购管理规定版本/修改状态：1/0第6页共16页服务采购控制流程（5）责任者流程描述需求部门、采购部需求部门、采购部归口管理部门采购部需求部门、采购部、归口管理部门需求部门、采购部、归口管理部门采购部询价小组询价小组采购部商务例会采购部询价采购组建询价小组推荐潜在服务商确认技术文件、商务文件潜在服务商资格审核发询价文件NY4编制询价文件受理询价文件推荐成交候选服务商发成交通知书6确认询价文件NY确定成交服务商NY服务采购管理规定版本/修改状态：1/0第7页共16页服务采购控制流程（6）责任者流程描述需求部门、采购部需求部门归口管理部门、集团公司分管领导采购部商务例会采购部需求部门、采购部、归口管理部门采购部、需求部门、归口管理部门谈判小组谈判小组谈判小组采购部商务例会采购部单一来源采购组建谈判小组提报单一来源采购申请报告提交技术文件确认单一来源采购申请报告发谈判文件NY5编制报价文件技术、商务谈判推荐成交候选服务商发成交通知书6确认报价文件NY确定成交服务商NY超过五十万元的单一来源采购项目报送集团公司分管领导审批对单一来源采购申请报告审核执行相应采购流程服务采购管理规定版本/修改状态：1/0第8页共16页1适用范围本规定适用于集团公司职能部门(简称职能部门)服务采购的管理与控制,分公司、全资子公司、控股子公司(以下简称子公司)、参股公司参照执行。职能部门委托集团公司或一汽股份公司及其子公司承担的项目以及职能部门代管的单位发生的服务采购项目不在本规定管理范围内。2术语和定义2.1服务采购除货物和工程建设项目以外、所得产出以非物质形态为主的采购业务。2.2服务商名录通过采购部的资格审核，具有参与集团公司服务采购活动资质的服务商名单。2.3延续采购延续采购是单一来源采购的一种方式，主要是延长已经采购项目中标、成交供应商的合同期。2.4采购部商务例会是集团公司采购部采购业务集体决策的形式之一。根据采购活动决策事项及职责权限，会议由部长或副部长主持，相关单位高级经理、二级经理及业务经办人员参加。当子公司不采用采购商务例会制度时，应明确组织机构并授权其行使采购商务例会的职责和权限。3职责3.1采购部3.1.1负责组织服务商资格审查，确定并公布集团公司服务商名录。服务采购管理规定版本/修改状态：1/0第9页共16页3.1.2根据相关规定组织选择服务商的招标或谈判工作。3.1.3负责推荐相关业务领域的潜在服务商。3.2归口管理部门3.2.1负责对《业务外包立项申请单》进行审核。3.2.2负责对潜在服务商资格评审和选择。3.2.3负责对单一来源采购申请报告进行审核。3.3需求部门3.3.1负责根据业务需要提出《业务外包立项申请单》。3.3.2负责推荐相关业务领域的潜在服务商（不得少于三家，单一来源采购除外）并参与服务商资格评审和选择。3.3.3负责提出服务采购项目的背景与介绍、技术要求(标准)、项目进度、交付物的验收标准等技术文件。3.3.4负责草拟服务采购项目采购合同。3.3.5负责与服务商共同履行合同，并在合同履行出现问题时及时提出合同变更或终止合同的决定。3.3.6负责与归口管理部门共同对项目进行验收，并将项目验收评价报告抄送采购部。3.3.7负责推荐专家评委。3.4法律事务部负责对服务采购合同进行法律审查。3.5监察部3.5.1负责对服务采购管理流程和管理的执行开展监督监察。3.5.2负责监督合同的执行情况。服务采购管理规定版本/修改状态：1/0第10页共16页4工作内容和要求4.1《业务外包立项申请单》的审批4.1.1需求部门向归口管理部门提交《业务外包立项申请单》。4.1.2归口管理部门审核《业务外包立项申请单》，需求部门将通过审核的《业务外包立项申请单》报送集团公司分管领导审批。4.2服务商的选择与确定4.2.1采购部接收《业务外包立项申请单》，主管部长在《业务外包立项申请单》上签字确认，项目采购活动启动。4.2.2采购部编制采购计划。4.2.2.1采购方式确定的原则:（1）单项采购预算金额大于等于壹佰万元的项目，适宜采用公开招标方式采购的，应当公开招标；（2）单项采购预算金额小于壹佰万元大于等于拾万元的项目可采用竞争性谈判（含内部邀请招标）采购方式；（3）单项采购预算金额小于拾万元的项目可采用询价采购方式;（4）符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购;A:只能从唯一服务商处采购的（是指因服务使用不可替代的专利、专有技术，或者采购项目具有特殊要求，导致只能从某一特定供应商处采购）；B:发生了不可预见的紧急情况不能从其他服务商处采购的;C:必须保证原有采购项目一致性或者服务、功能配套的要求，需要继续从原服务商处采购的;D:涉及集团公司商业秘密的。4.2.2.2服务采购项目的采购周期：服务采购管理规定版本/修改状态：1/0第11页共16页（1）公开招标:按照国家的相关规定执行。（2）竞争性谈判:采购部须三十个工作日内完成服务商选定工作。（3）其它采购方式:采购部须二十个工作日内完成服务商选定工作。4.2.3公开招标4.2.3.1需求部门向采购部提交《业务外包立项申请单》及项目技术要求（标准）等技术文件，提交的技术文件须经需求部门主管高级经理审批并加盖公章。在此基础上，修改完善的技术文件，由需求部门主管高级经理授权二级经理签字确认。4.2.3.2采购部与需求部门对技术文件、商务条款进行确认，共同制定评标规则和方法。4.2.3.3采购部根据采购需求，选择具有相应资质的招标代理机构，与招标代理机构签订委托招标合同。4.2.3.4招标代理机构依据委托方确认的技术文件、商务条款、评标规则和方法等编制招标文件。4.2.3.5采购部与需求部门共同对招标文件进行确认。4.2.3.6招标代理机构发布招标公告。4.2.3.7招标代理机构发售招标文件，发售日期不少于五个工作日。4.2.3.8招标文件的澄清、答疑。招标人对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的，应当在提交投标文件截止时间至少十五日前，以书面形式通知所有招标文件收受人。4.2.3.9招标代理机构组建评标委员会，评标委员会由招标人的代表和专家组成，成员人数为五人以上单数，专家不得少于成员总数的三分之二。4.2.3.10招标代理机构组织开标、评标等工作，评标委员会推荐中标候选服务服务采购管理规定版本/修改状态：1/0第12页共16页商。4.2.3.11评标报告须经采购部商务例会确认。4.2.3.12招标代理机构进行中标候选服务商公示，公示期满无异议，向中标服务商发中标通知书。4.2.3.13采购部根据中标通知书，填写服务商确定表提交法律事务部与需求部门。4.2.4竞争性谈判4.2.4.1需求部门向采购部提交《业务外包立项申请单》及项目技术要求（标准）等技术文件，提交的技术文件须经需求部门主管高级经理审批并加盖公章。在此基础上，需修改完善的技术文件，由需求部门主管高级经理授权二级经理签字确认。4.2.4.2采购部与需求部门对技术文件、商务条款进行确认。4.2.4.3需求部门推荐三家以上满足条件的潜在服务商，经本单位主管高级经理签字确认，报送归口管理部门审核。4.2.4.4采购部依据确认的技术文件与商务条款编制谈判文件。4.2.4.5采购部与需求部门对谈判文件进行确认。4.2.4.6由采购部、需求部门、归口管理部门共同组建谈判小组，谈判小组由三人以上单数组成，采购部与需求单位可各推荐一名评委。4.2.4.7谈判小组与供应商进行谈判，，推荐成交候选服务商，谈判小组成员签字确认。4.2.4.8采购部商务例会确定成交服务商。4.2.4.9采购部向成交服务商发《成交通知书》，将服务商确定表提交法律事务部与需求部门。服务采购管理规定版本/修改状态：1/0第13页共16页4.2.5内部邀请招标4.2.5.1需求部门向采购部提交《业务外包立项申请单》及项目技术要求（标准）等技术文件，提交的技术文件须经需求部门主管高级经理审批并加盖公章。在此基础上，需修改完善的技术文件，由需求部门主管高级经理授权二级经理签字确认。4.2.5.2采购部与需求部门对技术文件、商务条款进行确认。4.2.5.3需求部门推荐三家以上满足条件的潜在服务商，经本单位主管高级经理签字确认，报送归口管理部门审核。4.2.5.4采购部与需求部门、归口管理部门确认评标规则和方法，编制招标文件。4.2.5.5采购部与需求部门、归口管理部门对招标文件进行确认。4.2.5.6采购部向潜在服务商发内部邀请招标文件。4.2.5.7如需对招标文件进行澄清与答疑，采购部与需求部门应在提交投标文件截至时间三个工作日前,以书面形式通知参加招标的服务商。4.2.5.8由采购部、需求部门、归口管理部门共同组建评标小组，评标小组由五人以上单数、技术和商务方面的