4691刘懿秘书实训方案408

1秘书实训方案四组邓茜元刘懿罗朝（顾问、主持、见习）一、秘书实训主题秘书时间管理二、实训目的及意义时间管理就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做；时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。三、实训要求（一）实训项目1.根据实际情况，提出科学的时间管理方案；2.设计案例，同学分析案例中时间管理的不当之处。（二）实训内容1.时间管理的误区2.时间管理的原则3.秘书时间管理小窍门4.个人时间与领导工作时间计划与安排（三）具体要求掌握秘书办时间管理的意义、涵义和程序等，难点是领悟秘书时间管理的艺术。2四、实训地点:弘德楼2201教室五、实训时间：2011年4月8日（第七周周五五、六节课）六、实训参与人员：秘书实务课程第四实训小组七、实训方式：情景展示、知识问答、知识讲解八、实训具体内容：情景演示九、拓展导向：（一）分析时间1.每天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效的工作2.分解困难的任务，逐个击破3.在上班的路上大致计划一下当天的工作4.将工作日以30分钟进行分割5.及时更新工作日志—记忆往往是不可靠的（二）诊断工作环境，提高工作效率1.办公室里弥漫的4大效率毒素：声音干扰、职能干扰、空间干扰、设备干扰2.办公室“排毒4味丸”：根据工作需求和程序从新安排办公桌、保障公共空间和私人空间的独立、有效利用办公设备、利用设备和训练减少声音的干扰3．小办公室排毒案例办公室面积：14平方米办公室人员：主管1人、秘书1人、下属3人办公设备：文件柜、公用电脑、5张办公桌等个人办公需求：主管：多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客）秘书：两项（个人任务、接受主管安排的）下属：单项（个人任务）主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事下属：不受干扰的个人办公空间34.效率专家挑错办公室第一题（80分）错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保证照明，最好给每人配备照明用台灯。错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人第二题（60分）错误1公共通道和私人空间交叉错误2接待空间在办公室尽头错误3秘书与主管座位离开太远错误4电脑显示器朝向不对，造成反光错误5办公室没有隔板，声音干扰严重错误6适合安放办公桌的窗口位置被文件柜占据第三题（70分）错误1公共通道过长错误2主管个人空间失去接待功能第四题（满分）优点1充分利用有阳光的窗口位置优点2私人空间和公共空间交叉减少优点3利用隔板阻断过多噪音优点4主管与秘书沟通方便优点5减少访客对其他人的干扰（三）时间管理的陷阱1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里没时间做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直”2.不好意思拒绝别人——接受请托比拒绝更容易——拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复——我想做一个广受爱戴的人——我不懂得如何拒绝3．“反正时间还早”——拖延4．文件满桌病4安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好5.喋喋不休的“电话粥”不分优先顺序打电话没有充分准备就打重要电话电话的谈话离题与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制6．源源不断的信息纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告电子的形式：电子邮件、互联网声音的形式：面谈、电视、广播、电话（四）如何跨越时间陷阱1.要事第一2.以最终的结果来开始行动（以终为始）3.学会说“NO！”4.办公桌上的“5S”运动5.恰当、有效地使用电话6.筛选信息（五）运筹他人的时间5（六）时间管理的工具1．月历2．行事历与甘特表3．效率手册4．商务通与订房卡5．闹钟6.其它工具（七）你的计划确立目标→探寻达成目标之各种途径→转化为每周或每日之工作事→编排每周或每日的行事次序并执行之→定期检讨二〇一一年四月六号第四