3共享报销平台培训课件140402

目录•两个平台差异说明（第3－5页）•共享平台报销流程（第6页）•共享平台初始设置（第7－11页）•共享平台报销示例（第12－21页）•共享平台单据填制要求（第22－34页）•其他注意事项（第35页））两个平台差异所有付款单据借款单据、其他付款单据14类付款单据14类付款单据在财务共享平台发起事前申请14类付款单据在财务共享平台发起报销K2申请、影像审批、单据不粘贴借款单据、其他付款单据在新的K2工作流平台发起事前申请借款单据、其他付款单据在原支付平台填制单据、手写签字审批、单据左上角粘贴共享报销平台资金管控平台共享报销平台流程：经办人事先审批（共享平台发起）——行政审批环节（K2平台审批）——经办人填制报销单据（共享平台发起，并打印报销封面）——项目出纳初审——扫描岗上传影像——报销审批环节（K2平台审批、查看影像）——共享财务人员审核——款项支付（审核通过后支付、每月25日停止付款）；资金管控平台流程：经办人事先审批（K2平台发起）——行政审批环节（K2平台审批）——经办人填制报销单据（资金管控平台发起）——项目出纳初审——报销审批环节（审批人签字、查看实物单据）——款项支付；共享报销平台附件单据要求：凡在K2中已经插入附件的，不再提交纸质附件；非A4纸大小的附件粘贴在环保纸，各附件之间不粘贴、使用回形针；资金管控平台附件单据要求（详见后附要求）；14类付款单据费用申请单费用报销单K2审批不同意返还关联生成（审核通过）共享：审核/支付/核算费用报销单提交占预算/额度不同意返还上传影像上传影像需事先申请直接报销（额度内）K2审批K2审批不同意返还费用报销流程提交占预算/额度访问路径：内网——常用链接——共享报销平台或者直接访问下面的网址：=jYoAAAGKfyrM567U首次发起申请前，务必对个人信息进行维护。建议14类费用的申请及报销均从“共享报销平台——快捷通道——发起申请/报销”的通道发起；原银行信息可在“内网——行政事务——个人资料”中查看；联系方式为了财务共享人员能够及时与报销人取得联系。开户银行用简短的关键字查找，如建议查询条件为“海沧”，尽量不使用：海沧区、厦门海沧、厦门市海沧、厦门市海沧区代报销权限管理的设置：费用类型设置：首次发起申请/报销前，须核实一下费用类型是否正确，可在费用申请右侧的“编辑”进行修改；如常在两个部门进行费用报销，可参照下图进行自定义设置。下面以“业务招待费”为示例：当鼠标移动到某一具体申请/报销项目时，会出现该费用项目的解释说明。所有带星号内容为必录入项；事由、说明的内容必须简明，不得出现敏感字眼，如业务招待费的摘要一律填写为“业务经办费”或“业务招待费”；费用明细说明在K2中作为附件插入，凡在K2中做为附件的，都无须再打印或提交纸质附件。如单据“保存&提交”后异常退出，可以在“我的申请”中查询费用申请的情况，单据状态显示为“已提交未发K2”的单据在“操作栏”点击编辑，进入申请单界面时，点击“解锁”后重新提交发起K2审批。单据的删掉也需要先“解锁”，方可删除。行政审批（即事前审批）通过后，在“我的报销”下点击“新建”；勾选已审批通过的单据，点击“生成报销单”。发票金额、附件数量为必填项；发票金额必须=报销金额，附件数量即A4纸张的数量；事由、费用说明必须简明，不得出现敏感字眼，出现的单据将一律被否决，需重新再发起审批。付款信息中可以设置多个收款人员账号；基础资料页签：有邮箱账号的人员可直接在本页签中选择；临时收款人页签：无邮箱账号的人员则需要在本页签中添加，适用于体检费报销、外部人员款项支付。合计金额必须与报销金额一致。选择对应的审批模板后，设置相应的审批人提交即可。提交后，返回费用报销单界面，点击“打印封面”；报销单据通过扫描岗扫描上传时，才正式发起报销审批。14类报销单据要求•员工关怀费用报销内容：各类员工关怀支出，如体检费、下午茶、独生子女费、丧礼费、贺礼费及防寒防暑补贴、应急药品费用等；标准：以人事相关制度内容为准；附件：原始发票、购货小票或清单、（相关证明件、公司关怀方案发文等做为K2附件）；14类报销单据要求•员工工作餐费用报销内容：员工因公或加班产生的误餐费用，；标准：以人事相关制度为准，不超过30元/餐/人；附件：餐饮发票、（事项说明含用餐人员名单、加班时间及加班事由等，做为K2附件）；14类报销单据要求•其他职工福利报销内容：无法归集至具体事项的员工福利；标准：以人事相关制度、审批为准；附件：原始发票、购货小票或清单、（相关特殊事项说明做为K2附件）；14类报销单据要求•补贴及津贴报销内容：特殊岗位津贴、外派人员安家费用、住宿补贴、探亲补贴等（不含派遣补贴）；标准：以人事相关制度、审批为准；附件：原始发票、（调遣函做为K2附件）；14类报销单据要求•部门员工活动费报销内容：部门组织的各种与业务无直接关系的文体活动、外出旅游等过程中发生的所有费用；标准：《费用审批、报销管理制度》第7页；公司级员工活动费通过资金管控平台操作；附件：提供正规发票，涉及采购物品还需提购物小票或物品清单；采购物品作为活动奖品，须附有员工签收表；未用完的物品办理入库，附有入库单，（员工活动方案、参与人员清单、有照片的活动快报、活动效果评估表做为K2附件）14类报销单据要求•差旅－交流费、差旅－业务差旅费报销内容：公司员工因公务至外地培训、招聘、考察交流、双向交流、参加会议、业务出差、出国考察而发生的路宿费（含机票、机场到出差地的交通费）、出差补助费；不含出差期间的出差地市内交通费、餐费。标准：《费用审批、报销管理制度》第7－11页附件：原始发票、住宿清单、（会议或培训的邮件通知做为K2的附件）若原始发票、住宿清单出现缺失，将不予报销；14类报销单据要求在出差前须发起事前审批，仅能发起本人、本部门出差申请，跨部门多人出差须分别发起申请；摘要中不得出现“补助、补贴”等字眼；多次出差请分别生成报销单，勿合并报销；报销金额不能超过申请金额；住宿或车票费用超标，在发起审批时自行核减（如住宿费用中若干天数出现超标，但总体不超标视为未超标）；14类报销单据要求•业务招待费报销内容：公司发生的业务招待餐饮娱乐费支出；标准：《费用审批、报销管理制度》第5页；附件：原始发票、酒水清单、（费用招待明细的说明做为K2附件）；报销单中的事由、费用说明两个字段一律填写为“业务经办费”或者“业务招待费”；开票内容不出现“礼品、皮具、手机、香水”字眼，可填写“烟、酒、食品、餐饮、办公用品等。14类报销单据要求•会议费报销内容：公司受政府、行业组织邀请，或内部组织会议而发生的办公用品费、场地租赁费、租车费、会务服务费（含住宿费、餐费）；标准：《费用审批、报销管理制度》第12页；附件：原始发票，（会议通知、会议方案、有照片的快报做为K2附件）；14类报销单据要求•公务用车费用报销内容：公司公务车因公修理费、保险费、油料费、养路费、牌照费、路桥费、停车费，大宗管理用物品、办公家私的搬运费。标准：《费用审批、报销管理制度》第7页；附件：原始发票、保险单、（公务车使用表的扫描件做为K2附件）14类报销单据要求•职员车辆费报销内容：公司享受车补的员工车辆的修理费、保险费、油料费、养路费、牌照费、路桥费、停车费；标准：《费用审批、报销管理制度》第6页；附件：所在公司、服务中心抬头的油票等（适用于有车辆职员）；的士票、E通卡发票、省内短途汽车票（不得使用火车票、机票）；享受车补的职员不得再报销市内办公交通费；享受车补的职员必须单独填制报销单据；摘要中不得出现“车补、补助、补贴”等字眼；14类报销单据要求•市内办公交通费报销内容：因办理公司业务发生的市内交通费；标准：《费用审批、报销管理制度》第6页；附件：公交车票、的士票、（交通明细表做为K2附件）的士发票不允许出现连号，不得使用测试票；发票金额不清晰时，不得在原始发票上涂改，在单据粘贴的A4纸空白处写明金额并签字；报销摘要如写明具体月份，对应的发票必须为相应的月份，否则不予报销；同一部门，可汇总填制一张报销单据；14类报销单据要求•职员通讯费报销内容：公司为所有部门及人员支付的电话、手机及传真，不包括通讯设备折旧费；通讯设施维修费、耗材费；标准：《费用审批、报销管理制度》第5－6页；附件：机打发票、定额发票、（通讯费汇总表做为K2附件）；机打发票如出现折扣金额，附上定额充值发票可在标准额度内报销；主管级以上人员（含）须单独制单，其他人员汇总制单；疑难问题处理共享上线前已K2审批的报销，通过“资金管控平台－无合同付款”的通道进行单据填制、报销。费用发生仅能取得收据的，将收据扫描后以邮件形式与相关审批人知会后，将邮件做为K2附件，直接以发票报销，原相关收据不得作为原始票据进行粘贴报销，且K2审批中不得出现类似“使用替代发票”等字眼描述；