48鹤煤办﹝2012﹞407号-关于印发《鹤煤公司合同管理办法》的通知

1-2-鹤壁煤业（集团）有限责任公司合同管理办法第一章总则第一条为了加强合同管理，规范合同行为，预防和控制合同管理的法律风险，维护鹤壁煤业（集团）有限责任公司（以下简称“鹤煤公司”）的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》以及国家其他有关法律、法规的规定，结合鹤煤公司实际，特制定本办法。第二条本办法所称合同是指：1、鹤煤公司、鹤壁煤电股份有限公司、河南煤化集团鹤煤投资公司对外签署的关于设立、变更、终止民事权利义务关系的协议或其他法律文本。2、鹤煤公司、鹤壁煤电股份有限公司、河南煤化集团鹤煤投资公司所属单位对外签署的标的额在100万元（含本数）以上的关于设立、变更、终止民事权利义务关系的协议或其他法律文本。劳动合同的管理办法另行规定。本办法适用于格式合同和非格式合同的管理。格式合同是指为了重复使用而预先拟定的合同。非格式合同是指除格式合同外适用于某项业务或管理事项,依据实际情况而由双方具体商定内容而形成的合同。-3-第三条本办法中的合同管理包括合同的起草、审查、修改、签署、履行和档案管理等行为。第四条合同管理应遵循依法合规、审慎操作、各司其职、密切配合的原则。第二章合同管理部门及职责第五条合同管理部门包括主办部门（单位）、协办部门、合同主管部门、监察审计部门、印章管理部门和档案管理部门。其中，合同主管部门为鹤煤公司综合办公室。上述各有关部门按其职能分工分别履行合同管理职责。第六条主办部门（单位）的职责1、负责合同项目的提出，进行可行性论证，资信调查；2、组织合同项目谈判；3、办理授权委托申请；4、起草合同文本；5、办理合同签订手续；6、合同签订后，应及时将合同纸质文本交付给鹤煤公司档案管理部门和合同主管部门共同存档；7、保管合同当事人的主体资格和资信证明等文件；8、组织、监督合同的履行，负责向有关部门和领导报告合同履行中出现的重大问题；9、对合同履行中出现的问题提出补救措施并负责落实；10、负责合同纠纷的处理。第七条协办部门的职责-4-根据主办部门（单位）提出的协办要求，及时提供相关资料、出具意见、参与合同起草或谈判、履行或协助履行合同。第八条合同主管部门的职责1、负责合同管理的相关法律、法规的宣传、培训，对主办部门（单位）、协办部门进行法律指导；2、负责制订鹤煤公司格式合同文本；3、负责非格式合同的合法性、合规性及其他规范性审查；4、参与重大合同、涉外合同的起草和谈判；5、指导合同的起草、签署、履行、归档等合同管理工作；6、督促、检查合同的履行；7、按照有关规定,负责处理合同发生纠纷后的诉讼事宜。第九条监察审计部门的职责1、对合同订立、履行、变更、解除等事项实施监督；2、对合同订立、履行、变更、解除中出现的违法、违规、违纪行为进行查处，提出审计意见或建议。第十条印章管理部门负责合同签署时的用印事宜。第十一条档案管理部门负责管理各类合同档案。第三章合同文本的起草第十二条对经营管理中经常使用且相对成熟的合同，合同主管部门可以组织制订格式合同文本。第十三条对非格式合同的起草应遵循以下程序：1、主办部门（单位）根据合同的对象、范围、用途等草拟合同文本。凡国家或行业有标准或示范文本的，应当优先使用。-5-合同文本的基本条款一般应包括：当事人名称或姓名、住所、合同标的、数量、质量、价款或酬金、履行期限、地点、方式、违约责任、解决争议的方式等；2、在起草合同过程中需要协办部门配合的，主办部门（单位）应将需要协助的内容和方式作出书面要求，协办部门应按照主办部门（单位）要求，在合理时间内完成协助工作；3、合同文本起草完成后，经主办部门（单位）和协办部门负责人审查同意，由主办部门（单位）将合同文本送交纪检监察部门、财务部门、审计部门和合同主管部门审查，同时附送合同背景介绍和提供相关资料。第十四条合同文本的语言应严谨、简练、准确，合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释，合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数。除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成。第十五条合同除即时清结者外，一律采用书面形式。当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。第十六条涉及重大事项的，合同的起草和谈判工作应有合同主管部门人员参加。第十七条合同文本的起草过程中，主办部门（单位）或合同主管部门认为有必要的，可聘请专家、学者参与协助合同文本的起草工作。-6-第四章合同的审查与签订第十八条在合同签订前，主办部门（单位）应对合同对方当事人的主体资格和资信进行了解和审查，主要包括以下方面：1、主体资格：具有通过年检的营业执照，其核载的内容与实际相符；2、经营范围及资质：合同中涉及的有关事项应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书；3、代理人资格：由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；4、履约能力：合同当事人应具有支付能力、生产能力或运输能力等。必要时应要求其提供经审计的资产负债表、银行出具的资信证明、注册会计师签署的验资报告、审计报告等相关文件；5、信用评介：在合同签订前三年内无违约行为、未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。第十九条合同签订之前，主办部门（单位）应将合同草案及与合同有关的证明材料提请纪检监察、财务、审计、法律等部门审查。各部门对合同的审查包括合同的合法性、严密性、可行性等。第二十条合同审查部门应按照主办部门（单位）确定的时限提出审查意见。主办部门（单位）应就审查意见与合同对方当事人进行沟通，并根据沟通情况对合同文本进行修改，同时将合同修改情况反馈给合同审查部门。合同审查部门如对修改内容仍-7-有异议，应及时向主办部门（单位）提出。第二十一条主办单位（部室）将合同草案以鹤煤办公网、外网邮件或纸质版方式提交财务、纪检、审计、综合办（法律）等职能部门及其他参与合同会签人员进行会签和审批；会签部门的会签意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为对合同草案的否定。经会签确定的合同文本，由合同主办部门（单位）报送法定代表人签署。法定代表人授权委托代理人签署的，应由主办部门（单位）办理授权委托书。第二十二条要求公章管理部门加盖合同专用章应具备以下条件之一：1、法定代表人或授权代表已在修改后的合同文本上签字；2、持有法定代表人或授权代表签字的用印单。主办部门（单位）应将签字、用章后的合同副本、授权委托书送交鹤煤公司合同主管部门备案。第二十三条鹤煤公司、鹤壁煤电股份有限公司、河南煤化集团鹤煤投资公司各部门不得私自以其所在公司或本部门的名义对外签订合同。第二十四条任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。第五章合同的履行、监督第二十五条合同正式生效前，原则上不得实际履行合同。-8-合同生效后，合同主办部门（单位）应当确保合同全面、及时履行。鹤煤公司合同主管部门有权对合同履行情况进行监督检查。第二十六条鹤煤公司合同主管部门可以组织纪检监察、财务、审计等部门进行合同评审，合同评审主要包括以下内容：（一）合同订立的合法性；（二）合同审查、会签程序的执行情况；（三）合同履行情况；（四）合同纠纷处理情况；（五）维护自身合法权益情况；（六）其它与合同有关的事项。第二十七条如果发生不能全面履行合同的情况，合同主办部门（单位）应当积极采取补救措施，减少损失；遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时以书面形式通知合同相对方，并注意收集、保全有关证据。收到合同相对方的书面履行异议时，主办部门（单位）应在法定、约定或合理期限内以书面方式予以答复。第二十八条发现合同相对方不履行或不完全履行合同时，合同主办部门（单位）应及时以口头形式督促合同相对方继续履行，同时应在法定、约定或合理期限内以书面方式向合同相对方提出异议，并注意收集、保全有关证据。第二十九条如发生合同争议，合同主办部门（单位）应当及时处理。自争议发生起七日内仍无法解决的，应当将争议及处-9-理方案及时报鹤煤公司合同主管部门备案。鹤煤公司合同主管部门有权对争议处理方案提出意见或建议，并对合同争议处理工作进行法律指导。第六章合同的变更和解除第三十条变更和解除合同，须符合法定或约定的形式及程序。第三十一条合同变更或解除的，合同主办部门（单位）应当进行登记并注意收集、保全有关证据，并向鹤煤公司合同主管部门备案。第七章合同纠纷的处理第三十二条发生合同纠纷的，应首先采用协商、调解方式解决。协商或调解能够达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。协商或调解不能达成协议时，可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。第三十三条发生合同纠纷后，主办部门（单位）应及时通知相关机构和人员，按照法定、约定及本办法第二十七条、二十八条、二十九条的规定进行处理，同时积极迅速地收集以下相关证据：1、合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听材料等；2、票据、票证等；-10-3、质量标准文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；4、证人证言；5、其他相关材料。第三十四条以仲裁或诉讼方式解决纠纷时，按《鹤壁煤业（集团）有限责任公司诉讼事务管理办法》(鹤煤办〔2012〕406号)执行。第三十五条争议处理协议、调解书、裁决书、判决书应由主办部门（单位）归档，副本或复印件应提交合同主管部门备案。第三十六条合同相对方逾期不履行调解书、裁决、判决时，主办部门（单位）应及时与合同主管部门协商，向人民法院申请强制执行。第八章合同档案管理第三十七条合同档案管理工作涉及合同主办部门（单位）、合同主管部门和鹤煤公司档案管理部门。各有关部门按其职能分工分别履行合同档案管理职责。第三十八条合同主办部门（单位）应将合同相关资料妥善保管，随项目归档。合同归档资料内容包括：1、合同文本；2、合同附件；3、合同审查意见、会签意见及其他内部审批性文件；4、合同履行情况记录；5、纠纷或争议的处理情况记录及相关材料。第三十九条合同主管部门合同归档资料应包括：-11-1、合同网上流程审批记录；2、合同副本原件；3、合同电子文档。第四十条鹤煤公司档案管理部门合同归档案资料应包括：1、合同原件；2、用章记录。第九章检查与奖惩第四十一条鹤煤公司合同主管部门负责对合同订立、履行、管理工作实施监督与指导。第四十二条鹤煤公司应对在合同管理工作中做出成绩或避免、挽回经济损失的部门、个人予以表彰和奖励。第四十三条有下列情形之一，情节严重、造成重大经济损失的，对责任人予以通报批评和行政处分：1、不按本办法规定签订合同的；2、因过错签订有重大缺陷或无效合同的；3、未依法律和本办法规定变更或解除合同的；4、因过错丢失合同文本及相关文件、资料的；5、故意提供虚假资料的；6、超越授权或滥用授权签约的；7、未按规定进行授权或转委托的；8、发生纠纷后，隐瞒或不及时向有关机构汇报或不及时采取措施的；9、签订合同未经审核的；-12-10、应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的；11、在合同签订或履行当中，与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的；12、故意泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的；13、使用非法手段签订合同的；14、因故意或过失导致超过诉讼时效，丧失胜诉权的；15、法律或公司制度规定的其他情形。第四十四条利用合同进行犯罪活动的，由司法部门追究其刑事责任。第十章合同的报送与备案第四十五条对合同标的为100万元（不含本数）以下的，向本单位法律顾问室报送；合同标的为100万元（含本数）以上的，先向本单位法律顾问室报送，然后再向综合办法律事务科进行报送；合同标的为3000万元（含本数）以上的由综合办法律事务科向河南煤业化工集团报送。第四十六条以鹤煤公司、鹤壁煤电股份有限公司、河南煤化集团鹤煤投资公司为合同主体的文本应提交签字版原件在综合办法律科备案，其他合同主体应提交签字版复印件备案。并于合同各方签订后五日内报送备案。第十一章附则第四十七条鹤煤公司、鹤壁煤电股份有限公司、河南煤化-13-集团鹤煤投资公司所属各单位应参照本办法的规定和要求，结合自身实际，制定本单位的合同管理办法。第四十八条本办法解释权归鹤煤公司。第四十九条本办法自下发之日起施行。附件：河南煤化集团