74会计档案管理实施细则

受控文件请在规定范围内使用1会计档案管理实施细则1目的为加强公司会计档案管理，确保会计档案的完整性、准确性、系统性，便于利用，实现会计档案管理工作标准化、规范化和科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理规范》（财会字[1998]32号）等有关规定，结合公司实际情况，特制定本试行规范。本试行规范沿用了国家标准，只是在案卷号的编制方面做了补充与规定。2范围适用于全公司范围内会计档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、利用等活动的管理。3职责3.1总经办：负责组织档案管理制度的制定和修订；负责对档案管理制度的执行进行业务指导和监督管理。3.2财务部负责人：对本单位会计档案的收集、整理、保管、提供利用和统计工作负责，对本单位的财务档案工作进行监督、检查、指导和考核。3.3财务部档案管理人员：负责会计档案收集、整理档案资料；对本单位会计档案完整性、归档质量负责。负责本部门所有档案的整理工作，具体包括档案分保管期限、装订、分类、排列、编号、编写目录、装盒等，最终形成完整的会计档案。4术语定义4.1案卷：由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。4.2案卷目录：指以全宗为单位登记案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。5细则内容5.1总则5.1.1会计档案是指会计凭证、会计账簿及财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。公司的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度、财务政策等管理文件材料，应纳入文书档案归档范围，不纳入会计档案归档范围。5.1.2会计档案文件包括纸质文件和电子文件，实行自行保管（会计档案由财务管理部部门自行保管）。5.2归档主体、范围及保管期限5.2.1归档主体：会计档案按全宗（独立法人）收集归档。5.2.2归档范围：会计档案类归档范围包括：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其它类。实行会计电算化的，应打印纸质会计档案。电算化会计资料在年度决算后刻成光盘与纸质档案一同归档。有其它电子数据和相应软件资料的也应归档。5.2.3保管期限：会计档案保管期限为：3年、5年、15年、25年、永久。受控文件请在规定范围内使用25.3收集5.3.1会计凭证按季移交；会计账簿、报表、其他类于次年4月30日前须完成上年度的所有归档档案范围要求的档案的移交。公司每年形成的会计档案，根据公司档案管理的相关通知在会计年度终了后应由财务部在次年的6月份前按归档要求，负责整理立卷、装订成册编号、编目，装盒。5.4整理5.4.1区分核算单位每个单位一般会有多个核算单位，如机关有工会会计档案、食堂会计档案、行政会计档案等，企业也会有很多会计独立核算单位。一个核算单位形成的会计核算材料是一个紧密的文件集合体，不能分散，也不能混杂其它材料。所以会计档案先从区分核算单位开始，再分门类。档案人员要与财务部门沟通，确定会计档案的核算单位，并在档案整体分类方案中标明代号。5.4.2区分年度分别按“核算单位——类别——年度”进行组卷，不同年度不得混在一起整理。比如：信华置业——会计凭证——2010年（1月——2月——3月……12月）信华置业——会计凭证——2011年（1月——2月——3月……12月）信华置业——会计凭证——2012年（1月——2月——3月……12月）信华置业——会计凭证——2013年（1月——2月——3月……12月）……信华置业——会计账簿——2010年信华置业——会计账簿——2011年信华置业——会计账簿——2012年信华置业——会计账簿——2013年……信华置业——会计报表——2010年信华置业——会计报表——2011年信华置业——会计报表——2012年信华置业——会计报表——2013年……信华置业——会计其他类——2010年受控文件请在规定范围内使用3信华置业——会计其他类——2011年信华置业——会计其他类——2012年信华置业——会计其他类——2013年……5.4.3案卷整理会计档案可分为：1、会计凭证类；2、会计账簿类；3、财务报告类；4、其他类（主要包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等），不同的会计材料采用不同的方法整理成案卷。会计核算材料按规定由会计部门充分利用原来的组合基础稍加整理而成。区分保管期限：会计档案的保管期限详见《档案归档范围及保管期限表》中的“会计档案归档范围及保管期限表”。会计凭证、会计账簿、财务报告的封面的项目要填写完善，签章要齐全，且全部为鲜章。会计账簿的启用一览表填写齐全，封面的签字应为相关人员亲笔签字或盖章，不得使用电脑打印。会计档案按年度-类别-保管期限进行分类。会计档案的类别为会计凭证、会计账簿、财务报告及其他等四大类别。5.4.3.1会计凭证凭证整理应分不同保管期限分别编目立卷。整理方法按月、按记账分类和编号顺序进行。要求折叠整齐，加具凭证封面，装订成卷（每卷厚度不超过2.5厘米为宜）。材料少的可一个月一卷，或几个月一卷，材料多的一个月多卷。5.4.3.1.1会计封面规范填写（1）填写好封面栏目受控文件请在规定范围内使用4(2)做好凭证的包角(3)盖好立卷人骑缝章5.4.3.1.2排卷将同一年下的会计凭证按照月份从小到大排列。5.4.3.1.3装盒（1）将已经排好顺序的会计凭证装入会计凭证档案盒。（2）装盒的同时，在案卷上面盖上会计档案案卷号（案卷号按照类别，跨年度编制大流水号）。（3）会计凭证档案盒封面填写规范会计凭证应使用无酸凭证盒进行装盒，凭证封面尽量使用黑色印章或者数字章进行填写；“全宗全称”：加盖相关单位全称章；“凭证名称”：可根据实际情况填写“收款凭证”、“付款凭证”、“转账凭证”；“起止日期”：填写凭证形成的“年”、“月份”；“册数”：使用“壹、贰、叁”等大写数字如实填写；“张数”：如实填写；“凭证顺序号”；填写本册凭证起止凭证号。“保管期限”：加盖“15年”保管期限章；“财务主管”、“经办会计”：由单位相关人员签字或签章；“全宗号”：加盖集团或子公司全宗号章，无全宗可不填；“目录号”：加盖目录号章；受控文件请在规定范围内使用5“案卷号”：同一单位凭证，跨年度填写流水号（已案卷实际的案卷号相对应）。（4）会计凭证档案盒盒脊填写规范“年度”上边的空白部分加盖对应单位名称章；“年度”、“月日起止”、“目录号”、“卷号”、“保管期限”：填写规范同凭证封面。5.4.3.1.4编目（1）会计凭证档案档号：全宗号－E·1－案卷号。如：“01-E·1-0001”代表信华置业公司会计档案的第1卷凭证档案。（2）案卷号：会计凭证档案目录号从1号开始编,每一个目录内的案卷号编跨年度的大流水号，以四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始起号。同一个目录内，案卷号数不能超过四位数，如超过四位数时，需另起目录号,并从0001重新开始编案卷号。会计档案卷号编制，应按会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其它类等类别编号。（3）案卷目录案卷号：同一单位凭证，跨年度填写流水号（与案卷实际的案卷号相对应）。类别：会计凭证案卷题名：即文件材料标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。会计凭证一般填写格式为：单位名称+凭证+（起止凭证号），例如：“信华置业凭证（1#-100#）”。起止年月：填写凭证形成的“年”、“月份”；例如：“2012.01-2012.01”。保管期限：按照《会计档案归档范围及保管期限表》填写；一般为“15年”。备注：填写该本凭证需要说明的事项。5.4.3.2会计账簿账簿整理应分不同保管期限分别编目立卷；排列可以按照“总账——明细账——银行存款和现金日记账”顺序排列；同一目录下跨年度编写大流水号。如：信华置业——会计账簿——2010年——总账——案卷号（0001——0100）信华置业——会计账簿——2010年——明细账——案卷号（0101——0200）信华置业——会计账簿——2010年——总账——银行存款和现金日记账（0201——0300）信华置业——会计账簿——2011年——总账——案卷号（0301——0400）信华置业——会计账簿——2011年——明细账——案卷号（0401——0500）信华置业——会计账簿——2011年——总账——银行存款和现金日记账（0501——0600）……5.4.3.1.1编页码先去掉空白页、活页或者卡片账页，并每本从“1”编制页号。受控文件请在规定范围内使用65.4.3.1.2排卷、划分保管期限表按照“总账——明细账——银行存款和现金日记账”顺序排列，可用铅笔编写案卷号。同时划分保管期限，具体参见《归档范围及保管期限表》中的“会计档案保管期限表”。5.4.3.1.3装盒（1）将已经排好顺序的会计账簿装入会计账簿档案盒。（2）装盒的同时，在案卷上面盖上会计档案案卷号（案卷号按照类别，跨年度编制大流水号）。（3）会计账簿档案盒封面填写规范会计账簿应使用无酸账簿盒进行装盒，账簿封面尽量使用黑色印章或者数字章进行填写；“全宗全称”：加盖相关单位全称章；“账簿名称”：可根据实际情况填写“总账”、“明细账”、“银行存款和现金日记账”；“起止日期”：填写账簿形成的“年”、“月份”；“册数”：使用“壹、贰、叁”等大写数字如实填写；“张数”：如实填写；“账簿顺序号”；填写本册账簿起止账簿号；“保管期限”：加盖“25年”或者“15年”的保管期限章；“财务主管”、“经办会计”：由单位相关人员签字或签章；“全宗号”：加盖集团或子公司全宗号章，无全宗可不填；“目录号”：加盖目录号章；“案卷号”：同一单位账簿，跨年度填写流水号（与案卷实际的案卷号相对应）。（4）会计账簿档案盒盒脊填写规范1、“年度”上边的空白部分加盖对应单位名称章；2、“年度”、“月日起止”、“目录号”、“卷号”、“保管期限”：填写规范同账簿封面。5.4.3.1.4编目（1）会计账簿档案档号：全宗号－E·2－案卷号。如：“01-E·2-0001”代表公司会计档案的第1卷账簿档案。如：“01-E·2-0002”代表公司会计档案的第2卷账簿档案。（2）案卷号：会计账簿档案目录号从1号开始编,每一个目录内的案卷号编跨年度的大流水号，以四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始起号。同一个目录内，案卷号数不能超过四位数，如超过四位数时，需另起目录号,并从0001重新开始编案卷号。会计档案卷号编制，应按会计账簿类、会计账簿类、财务报告类、其它类等类别编号。（3）案卷目录案卷号：同一单位账簿，跨年度填写流水号（与案卷实际的案卷号相对应）。受控文件请在规定范围内使用7类别：会计账簿案卷题名：即文件材料标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。会计账簿一般填写格式为：单位名称+名称，例如：“信华置业2012年1月份明细账”。起止年月：填写账簿形成的“年”、“月份”；例如：2012.01-2012.01。保管期限：按照《档案归档范围及保管期限表》中的“会计档案保管期限表”填写；备注：填写该本账簿需要说明的事项。5.4.3.3财务报告会计报表具体整理方法详见会计账簿执行。5.5检查验收每年7月份由总经办组织对整理的档案进行检查验收。5.6会计档案的保管、鉴定和销毁、统计、利用5.6.1会计档案的保管、鉴定和销毁、统计、利用根据《档案管理制度》的要求内容执行。5.6.2鉴定与销毁5.6.2.1保管期满的会计档案，确已失去保存价值的，按公司的鉴定销毁制度处理，保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其它未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。5.6.2.2单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。在建项目其保管期满的会计档案不得销毁。6附则6.1本制度的最终解释权归总经办。6.2对未按本制度执行档案管理的单位责任人员，按公司《奖惩制度》相关规定酌情给予考核。7附表7.1《会计档案案卷目录》