2015年公司档案管理制度

2015年公司档案管理制度1企业档案内容：企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科技档案为主体，包括生产、计划、统计、设备管理、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党政工团工作等方面的档案。2全公司档案实行集中统一管理，由综合档案室统一管理本单位在各项生产经营活动中形成的全部档案，以确保档案的完整、准确、系统和开发利用。3企业在生产经营活动中形成的科技文件材料（含缩微胶片、照片、录音、录像和计算机磁带、光盘、软件等以下同），由各有关职能部门负责积累、整理后移交归档。各项经营管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，由本部门兼职档案管理员负责积累、整理后移交归档。4文件材料归档的通用要求：归档的文件材料必须完整，能够准确反映企业生产经营管理活动的真实内容和历史过程。必须层次分明，符合其形成规律。5文件材料归档范围5.1基本建设方面，包括道路、公司房、电力、通讯等基建项目的新建、改扩建、勘测设计、施工和竣工验收等技术活动中形成的设计、施工文件、竣工文件以及作为设计、施工依据和审批鉴定的文件材料、图纸、说明书及其它文件材料；工程概预算、决算、重大的变更设计资料、优质工程全套资料和重大质量事故等资料。5.2设备仪器方面，包括设备仪器的图纸和技术文件；设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料；设备仪器总台帐、设备仪器的运行、维修记录、设备改进、改装和报废的文件材料等。5.3技术管理方面，包括质量管理、技术改进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科学研究、科技情报、调研论证报告、科技成果报告、科技工作总结、论文、著作、专刊、成果奖励材料、推广应用总结及在管理中形成的各种文件材料。5.4计划统计方面，有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料，与有关单位签订的协议及合同、设计总概算、决算等。5.5物资供应方面，有物资原材料采购、库存保管、供应和管理中形成的各种文件材料及统计审年表等。5.6劳动工资方面，职工花名册、调资花名册、定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护、组织机构成立、撤消、合并以及在工作中形成的各种文件材料。5.7教育培训方面，职工教育培训和技术培训的文件材料，职工教育培训名册等。5.8财务管理方面，在财务管理中形成的各种帐册、报表、凭证、决算和文件材料等。5.9房地产管理方面，分为原始资料和基本资料，原始资料包括：征购土地、新建房屋、拨入房地产契约文书、设计任务书、审批文件、设计文件、竣工图、竣工决算、验收交接报告；基本资料包括：房地产座落总平面布置、房区管道线路图、电路图、房屋分栋和附属建筑物、设备分项登记表、房产座落数量表、房屋变更报告以及在管理工作中形成的文件资料。5.10声像材料方面，在生产经营、科研教育、宣传报道、文体活动和党政工团重要活动中形成的具有保存价值的录像带、录音带、照片（含底片）等。5.11党政工团工作方面，有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料，上级或地方政府部门表彰的文件和材料，包括奖状、奖杯、荣誉证书、贺电等。6归档期限6.1基建工程、产品试制、课题研究或其它技术项目，在竣工或任务完成后，工将应归档的文件材料组成保管单位（卷），由主管领导审定后，向档案部门移交归档，最迟应在竣工或完成任务后三个月内将竣工文件或材料交全。6.2各项管理工作中形成的文件材料和上级或外部的文件材料，包括录像带、录音带、照片（含底片），在第二年一季度前向档案部门移交。6.3财务管理方面，当年形成的各种帐册、报表、凭证和决算，可间隔一个年度，由财务会计部门和经办人编造清册，于每年六月初向档案部门移交。6.4企业新购重要设备、仪器和引进项目的文件材料。到货时，有关业务部门应会同档案部门一同开箱检查验收文件材料，并及时移交归档。7档案管理三纳入、四参加制度7.1企业要建立健全各项档案管理制度，将文件材料的形式、积累、整理和归档工作纳入生产经营、技术管理等各项管理程序；纳入企业发展规划、年度计划和企业现代化管理计划；纳入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。7.2在安排、布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结和验收档案工作。7.3档案部门必须参加基建工程和竣工验收、产品试制定型、科研成果鉴定和重要设备、仪器、软件及引进项目的验收及文件材料的接收。文件材料不完整、不准确、不系统、档案部门不签署意见的，产品不能鉴定、基建工程或设备、仪器不能验收、科研成果不得申报，财务部门不得付款报销。8对国家或企业规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向档案部门移交，集中管理，任何单位或个人不得据为已有或拒绝归档。企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议带回的文件材料要按照归档范围的要求，及时向档案部门移交归档。9档案的分类：企业生产、技术等管理性文件按其内容分别归入生产、科研、基建、设备等类目中统一编号。常用的分类方法有，按项目分类、按设备分类、按科研课题分类、按产品型号分类、按专业性质分类、按组织机构分类、按时间分类等。建立档案总台帐、编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录，并根据工作需要编制档案检索工具，按照国家标准进行档案著录工作。10档案保管通用要求：接收档案必须认真验收，并办理接交手续。归档的文件材料、图纸等要及时分类编目，存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。档案库房建设要符合保管要求，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防虫、防有害气体和防污染等安全措施。11档案管理人员责任制11.1档案室负责人岗位责任制：负责全公司档案管理工作，对全公司档案工作实行统筹规和各项科研成果的鉴定工作，确保各类档案材料的完整配套；做好档案信息资源的开发和加工，并组织、协调编研成果，积极提供档案信息服务；积极办理领导交办的档案工作及其它事项。11.2档案管理员岗位责任制：负责本单位文件资料的接收，协助部门或单位做好各类文件材料的收集归档工作；做好档案的整理工作，把好归档文件资料关；参加设备的开箱和各项科研成果的鉴定工作，确保各类档案材料的完整配套；负责对已归档的文书、会计、科技档案，进行检查、核对，发现短缺及时进行补制；对已失去保存价值的档案、资料提出鉴定计划和意见，并写出报告；负责档案的借阅催退工作，积极开展档案利用，为企业提供文献材料和情报信息咨询服务；负责档案的统计工作，做到数据准确，报表及时；做好档案库房的管理工作，保持库房整洁，维护档案的完整与安全，积极完成领导交办的档案工作及其它事项。11.3兼职档案人员岗位责任制：负责接收本公司或外部转发的文件，并做好文件资料的登记、呈办、保管工作；负责上级或外部文件资料和本部门文件资料的收集、积累、整理归档工作，并按档案归档时间要求，及时填写移交清单向档案部门移交所有的文件资料；负责本科室所需文件资料的查阅工作，协助档案部门做好文件资料的归档和案卷整理工作。12文件材料收集、立卷、归档制度12.1拟制立卷类目。根据我公司的机构设置，业务分工和工作内容，有关部门年初就要拟定本年度的立卷类目，为立卷归档做好准备。12.2注重归档文件材料的收集和积累。要注重归档文件材料平时的收集和积累，对应当收集归档的文件材料及时逐份收集，不得拖延、遗漏，做好齐全完整，并初步分类整理，按照立卷类目，分别存放，坚持做好平时立卷工作。凡属归档范围内的文件材料，各部门要在第二年一季度内向档案部门归档；科研技术方面的材料、图纸等，应在各研制阶段结束、产品定型、工程竣工或研究课题经评审、鉴定、测试合格后立即归档。12.3归档文件材料的要求。归档的文件材料、图纸、报表等要齐全完整，书写材料优良、字迹工整，图样清晰，严禁使用铅笔、园珠笔和纯蓝墨水起草文件。归档的文件材料应遵循其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，按照便于安全保管、保密和提供利用的原则进行整理，并组成保管单位（卷、袋、盒、册），向档案室归档。各类文件材料归档一般一式一份，比较重要或利用频繁的要适当增加归档份数。对归档的案卷要按保管单位编制移交目录，一式两份，归档部门和档案部门各一份，以备查找。13档案整理制度13.1文书档案按年度组织机构进行整理，装订整齐，盖档号章，编张次，填写卷内目录，备考表，拟写案卷标题，标题字数一般不超过40字为宜。13.2科技档案按分类方案进行整理，要保持一个项目内各专业之间有序排列，装订整齐，盖档号章，编张次，填写卷内目录，备考表，拟写案卷标题。13.3会计档案以单位、年度、科目，按照会计凭证、会计帐簿、会计报表等分别进行整理，装订成册，组成保管单位，一本凭证、帐簿、一个年度的财务报表为一个保管单位。13.4声像档案要按年度、专题进行分类装盒并加以说明。13.5各种档案之间不能相互混淆，不能出现列无类可归的档案。14档案保管制度14.1全公司档案实行集中统一保管，以便采取有效措施，最大限度地延长档案寿命，维护档案的完整与安全，杜绝和减少一切损害档案的人为或自然因素。14.2档案部门对所接收的档案必须认真验收，办理接交手续，对归档的文件材料、图纸等要及时进行分类编目，排放、排架方法要科学和便于查找。14.3档案中的有关文字，图纸任何人不得随意涂改，底图除修改、送晒外，不得外借。经批准修改后的底图要认真检查修改、补充情况。底图保存以平放为宜。14.4要严格执行档案借阅管理制度，外单位借阅档案须持单位介绍信，并经总工程师或办公室主任批准，方可借阅。14.5要遵照档案库房的管理标准，认真做好库房七防工作，定期检查库房情况。借阅者不得进入库房，严禁烟火。14.6要定期开展馆藏档案检查核对工作，做到帐、物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。15档案统计制度15.1企业档案管理要建立健全统计工作，档案部门要明确一名熟悉馆藏，熟悉专业的档案人员兼职完成统计工作，搞好日常统计资料的管理。15.2档案部门要建立档案管理基本情况统计、档案数量统计和档案提供利用及其效果等统计台帐，统计数据以原始记录为依据，原始记录的形成可用帐、卡、单等。15.3要遵守统计法规定，依法搞好统计，统计数据要及时、准确、可靠，在统计中要避免繁琐、浮夸和重复。16档案的修改、补充及复制制度16.1已归档的文件资料如与实物不符，或不完整不准确，须由原归档单位进行修改补充。16.2修改已归档的图纸和资料，须持总工程师批准的修改、补充通知单，到档案室办理修改补充手续。16.3修改内容较小时，可直接在图面杠改、刮改或发送变更通知单，采用杠改、刮改时应在修改处标注修改标记，并在标题栏中注明修改人姓名和修改日期。16.4修改内容较多时，应另出新图，原图作废，新图列入原图纸目录，并注明新代替的原图图号，作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。16.5整个保管单位内图纸作废，由新图代替时应重新编制保管单位，并注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。16.6会计档案发现破损需要修补时，应通知财务部门及时修补，不许随便撕损或拆卷。16.7修改各类档案时，要在档案室内进行。因工作量大，必须拿出室外的，应办理手续按期归还，以防止丢失损坏。16.8严格档案复制审批程序。确因工作需要必须复制图纸、资料等档案时，必须经总工程师签字批准。会计档案一般不准复制。17档案库房管理制度17.1保存档案要有专门档案库房，办公室和库房要分开，各类库房要有专人分工管理。17.2档案库房应具备良好的保管条件，门窗要坚固，有防火、防盗、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等安全保护措施，建立连续的库房温湿度记录，及时调节温湿度，以确保档案的安全保管。17.3档案库房内应保持整洁卫生，档案橱、柜摆放合理，便于通风和防潮。17.4对归档的案卷要及时进行分类、编目、上架，永久、长期、短期保存的档案要分别保管，以防出现意外情况时，便于抢救。17.5橱内案卷排列整齐，排列方法统一，编