2014年文秘专业对口升学复习文书与档案一

对口升学文秘专业文书与档案部分1对口升学总复习第一部分文书与档案一．文书、文书工作、公文【一】文书1.文书的概念文书是人们在社会实践活动中为了递凭证、记载、公布和传信息的需要，以文字的方式在一定的书写材料上表达思想意图的一种书面记录。2.文书包括私人文书和公务文书3.文件、公文、文书三者关系非纸质通用公文（十三种）文件公务文书纸质（文书）通用、专用、事务文书私人文书4.公务文书的产生是和文字、阶级和国家的产生紧密地结合在一起的。【二】文书工作1.概念文书工作就是通过互相衔接一系列程序和手续，完成拟制、处理和管理文件材料的工作。2.性质政治性、机要性、事务性、技术性时限性规范性3.意义（1）它是机关、企事业单位工作的纽带。（2）它是机关、企事业单位领导工作的助手。（3）它是保守党和国家秘密的一个重要环节。（4）它为档案工作打好基础。4.任务（具体任务）（1）文件的制作和形成工作（即发文处理程序）（2）公文的处理工作（收文处理程序）（3）公文的管理工作（公文、档案管理）（4）处理人民的来信（5）为领导人员准备参考材料5.原则准确、周密及时、迅速精简、求实保守机密6.文书工作的组织形式集中形式分散形式7.行文方式三种（上行文、下行文、平行文）上行文即下级机关向所属上级领导机关的行文都是上行文，由下至上的行文关系称为上行关系平行文即无隶属关系和业务指导关系的同级机关和非同一系统的机关与部门之间的行文下行文即上级领导机关对所属下级机关的行文对口升学文秘专业文书与档案部分2上行文逐级、多级、越级行文方式平行文下行文逐级、多级、直达基层组织与群众【三】公文的特点、作用1.概念公务文书是法定机关和组织在公务活动中按照特定的体式，经过一定处理程序制成的书面文字材料，作为传达意图、联系工作、处理公务的文字依据，是国家管理政务的一种工具。2.特点（1）公文由法定的作者制成和发布法定的作者即依法成立并能以自己的名义行使法定的权利和承担义务的组织或个人。（举例）（2）公文有很强的政治性和政策性（3）公文有法定的权威性和时效性公文法定的权威性是区别于其他文字材料的根本性特点（4）公文有特定的体式和语言特点（5）公文有规范的办理程序和明确的阅读范围3.作用现实作用（1）法规与约束的作用（2）领导与指导的作用（3）联系和知照的作用（4）教育与监督的作用（5）凭证和依据的作用历史作用（1）具有历史的和法律的证据作用（2）情报作用【四】公文的种类1.分类从公文的来源和使用范围分：对外文书、收来文书、内部文书从文书的机密性质和阅读范围分：机密文书、内部文书、公开文书（机密文书按其机密程度不同分三级：绝密、机密、秘密）等级期限在今年已有所改动从文书使用范围分：通用文书、事务文书、专用文书2.十三种2000年8月《国家行政机关公文处理办法》命令，决定，意见，议案，公告，通告，通知，通报，报告，请示，批复，函，会议纪要（1）命令特点：命令是国家机关颁发的一种具有强制执行性质的领导性、指挥性文书适用范围：任免、嘉奖、公布国家主席、国务院总理、全国人大常委会委员长、国务院、县级以上各级人民政对口升学文秘专业文书与档案部分3府。军事机关（党的机关不用）行文方式：下行文（2）决定特点：指挥性适用范围：对重大事项、重大行动做出安排，必须坚决执行行文方式下行文与命令的异同：命令的执法机关级别很高决定是任何机关、团体、企事业都可以与决议的异同：决议时党委机关的法定文种，行政机关不采用（因为我国政府机构是首长负责制，不是委员制所以不用）（3）意见对重要问题提出见解和处理办法上行文（要求上级机关批转或转发的）、《国务院关于做好退耕还林还草试点工作的若干意见》平行文（供平级或不相隶属机关参考）、下行文（要求下级机关贯彻执行的），按请示性公文办理程序办理《关于进一步发展假日旅游的若干意见》《国务院办公厅转发国家旅游局等部门关于进一步发展假日旅游若干意见的通知》（4）议案各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人大常委会提请审议事项的专用文种。党委机关不用上行文（5）公告向国内外宣布重大事件（6）通告在一定范围内，对人民群众或者机关团体公布应当遵守或者需要知道的事项通告与公告的区别：A.发布单位不同公告只能是行政系统的领导机关；通告各类行政机关都可以用B.发布对象、范围不同向国内外公布重要事项或者是法定事项通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事情C.发布形式不同媒体/张贴D.公告、通告是行政机关的法定公文，党委机关不用（7）通知与通告的区别：A、告知范围不同，需普遍告知，告知对象又无法限定的时候，用通告。需特定告知，也可以限定告知对象，用通知。B、向社会上公开行文，用通告；在内部行文用通知。（8）通报表彰先进、批评错误、传达重要情况等与通知的异同：通知时让收文机关知道要做什么、如何做；通报时让收文机关了解发生了什么事。通知一般是发给与通知内容有直接关系的单位和个人；通报还发给那些与通报内容没有直接关系的单位个人。（9）报告向上级机关汇报工作，反映情况和问题（10）请示对口升学文秘专业文书与档案部分4向上级机关请求指示和批准请示与报告异同：同（一文一事）时间上报告（事中，事后）请示（事前）异内容上（11）批复（被动下行文）上级机关答复下级机关请示事项（12）函（13）会议纪要会议记录图1A4型公文用纸页边及版心尺寸图2公文首页版式图3上报公文着页版式图4公文末页版式图5联合行文公文末页版式1图6联合行文公文末页版式2对口升学文秘专业文书与档案部分5份号机密特急××××文件××发[2008]23号公文标题主送机关：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××××2.×××××××××××发文机关二ＯＯ八年二月一日（印章）（附注）主题词：×××××××××抄送：×××××××××××××××××××××××××××××××××印发机关印发时间对口升学文秘专业文书与档案部分6二．收发文处理程序（一）发文处理程序发文：一是指要发出的文件；二是指制发文件的行为过程1.拟稿明确发文意图是写好公文的第一前提2.审核三审：文字、内容、体式3.签发（即定稿）与其他机关的联合发文，要送联合行文机关主管负责人进行会签不能用铅笔与圆珠笔，红色笔4.缮印方法：抄写、铅印、打印、复印、影印5.校对（符号）方法：唱校法比较法6.用印用印方法：注意事项：不在空白公函纸上盖章未经领导批准，不私自盖章7.登记登记方法：薄式流水登记法分类登记法8.封发点份、写封、填回执、装套、加封、发送（二）收文处理程序一是所有外机关传递给本机关的公文二是将外机关发来的文件收进，并完成收文处理的过程1．签收步骤：清点——检查——签字2.登记方式：内收发登记、外收发登记（封套内容）3.分送与传阅派送文件的两种方式传阅的方法：集中传阅阅览室下发（纵传不横传）4．拟办指文书部门或承办部门的有关人员对收文如何具体办理提出初步的办理意见。5.批办（1）含义机关领导人和部门负责人对文件如何处理提出批示意见（2）人员文书部门负责人业务部门负责人机关主要领导（3）与拟办的区别拟办建议请示批办规定指示6.承办对需贯彻落实及需要答复的文件进行具体的办理对口升学文秘专业文书与档案部分7是文书处理的中心环节7.催办时间、过程查办质量、结果8.注办收文处理完毕的标志1,黑发文处理2,红收文处理3,销毁存在于每一个处理环节文书处理程序图发文收文拟稿盖印审核签发缮印封发登记校对签收登记分发拟办批办承办催办注办归卷归卷立卷归档销毁对口升学文秘专业文书与档案部分8二、文书立卷1、概念文书立卷就是文书部门将(1)已经办理完毕的(2)具有查考保存价值的文件材料，(3)按照他们在形成处理过程中的规律和特征组合成案卷。2、要求（1）遵循文件的形成规律，保持文件之间的历史联系（2）区分文件价值，正确划分保管期限（3）立成的案卷要便于保管利用。3、方法（1）六个特征立卷方法A．按责任者特征组卷即作者特征例：《常德市人民政府关于市建设、物价检查、交通管理的决定、规定、通知》B.按问题特征立卷文件内容所反映的问题例：《省教委、市教委及本校关于招生工作的意见、通知、批复、请示、计划》C.按名称特征立卷文件材料名称例：《××市委组织部关于党员、党组织统计、党费管理等问题的通知》D．按时间特征立卷时间是指文件形成时间或文件内容针对时间例《××公司2000年第一季度经营管理计划、经济活动报告》Q：2008年写的关于2007年的年度工作总结《2000年工作总结和2001年工作要点》2005年——2010年五年计划2005年——2010年工作总结E．按地区特征文件来源或文件内容针对、涉及的地区多用于县级以上行政领导机关对下级机关的来文F．按通讯者特征通讯者往来文件的收发文机关双方（2）四分四注意方法A．分年度，注意文件内容针对的时间B．分级别，注意本级与上下级、同级机关文件之间的密切联系C．分问题，注意处理好不宜按问题组卷的文件材料D．分保存价值，注意立足本机关和维护问题的完整性（3）三分一调(4)立小卷4.归档的时间第二年第一个季度对口升学文秘专业文书与档案部分9三、档案和档案工作1.档案的概念档案是国家机关、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图表、音像及其它各种形式的历史记录。（档案是原始的历史记录）2.文件转化为档案的条件（1）已经办理完毕的（2）具有一定的查考利用价值的（3）按照一定的规律保存起来的3.档案工作的内容档案室和档案馆所从事的档案业务工作（档案收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、编研、利用、统计）4.性质管理性服务性政治性5.原则统一领导、分级管理维护档案的完整与安全便于社会各方面的利用6.档案工作体系档案形成阶段文书部门（文书立卷）中间过渡阶段档案室鉴定销毁向档案馆移交最终集中管理阶段档案馆四．档案业务工作（一）档案收集工作分散——集中1、收集工作的内容2、档案室的归档工作机关档案业务机构--------档案室------档案馆（集中管理）3、档案馆的收集工作现行机关档案的接受，《档案法事实办法》（二）档案整理工作零散——有序1.原则保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，分门别类，便于保管和利用2.全宗是一个独立的机关、组织或著名人物在社会活动中形成的档案整体。3.全宗的构成条件（归档单位的条件）工作上，可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文。组织上，有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权财务上，有独立的预算和决算，有单独管理财务的机构或人员。4.人物全宗人物全宗是社会知名人士在其一生活动中形成的档案整体。5.全宗的补充形式联合全宗全宗汇集档案汇集6.档号的结构对口升学文秘专业文书与档案部分10全宗号——案卷目录号——案卷号——张号档案馆全宗案卷文件7.《归档文件整理规则》特点简化兼容灵活（三）档案价值鉴定工作1.原则从国家和人民的整体利益出发，用全面、历史、发展的观点，判定档案的价值确定档案价值时，采取就高不就低的原则2.保管期限新办法，最高不超过30年永久50年以上长期16——50年短期15年以下（四）档案的保管与保护工作档案密集架库房的要求：干净、通风、坚固、安全（五）档案统计工作统计调查、统计整理、统计分析（六）档案开发利用工作1.档案提供利用的方式阅览、外借、制发档案证明、制作档案复制件、档案展览、档案咨询五、电子文件1．概念能被计算机系统识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，可在网络上传递的数字代码序列。2.收集要求（1）健全制度、明确责任（2）加强全程管理制度，确保电子文件原始有效（3）平时登记（4）继续做好纸质文件的收集工作3.电子文件归档逻辑归档与物理归档六、声像档案1.概念是国家机关、社会组织和个人在社会活动中形成的保存备查的以音响、图像等方式记录信息的特殊载体，并辅