档案管理方案及调阅制度

档案整理及分类方案一.档案分类原则：公司下设主要部门：人事部、财务部、业务部，为方便档案的管理和调阅，特对档案分类归档，包括：人事档案、财务档案、专业档案，以及有关公司内部事务形成的文字性档案即文书档案。二.档案管理和调阅：公司档案管理采取专人负责的原则，专职档案员接收档案时必须签订保密协议；档案的整理可以分为以下几种：1.人事档案：公司员工是公司的核心部分，员工的档案不仅是公司档案的重要组成部分，更是保证公司稳健发展的一大基础，每个员工从入职开始建档；入职初期需要提交基本的人事材料：入职简历、身份证复印件、学历证书复印件及一寸免冠照片3张，；档案管理员应及时向人事负责人索要人员材料以做到人事档案的全面归档，人事负责人应及时将新近人员的档案信息提交给档案保管员。人员档案采取一人一档的原则，从职员初入公司的时刻开始建档，档案材料基本包括：入职简历、试用期合同、正式员工劳动合同、工资档次划分表、绩效考核材料、奖惩材料、身份证复印件、学历证明复印件、及其他人事材料，档案装订采取线装，材料排序按照一定的顺序，首页附有卷内文件目录。调阅人事档案必须经过本人的同意或者公司领导的同意，填报人事档案调阅审批表：员工档案调阅申请审批表借阅人所在部门职位工号牌借阅类别□现场借阅□带出借阅归还时间借阅内容借阅用途部门负责人签字：人力资源部领导签字：总经理签字：档案管理人员可以根据调阅档案的重要性来确定是否需要总经理签字，如需要则必须由总经理签字后方可办理借阅手续。借阅人未在规定的时间归还档案的，档案人员应该尽快通知其归还，逾期不还后果由借阅人自负。员工如果需要修改档案材料，必须填报档案修改申请单：员工档案修改申请表修改人档案编号档案者姓名修改时间修改原因修改内容审批修改人注：1.此表由人力专员填写，需要经过人力资源部门领导签字审批2.专业档案：是公司档案的主要部分，是反应公司业务的证据和材料，是公司发展的主要证明；专业档案的管理需要进行一定的专业知识的培训，首先对档案进行筛选，分出保管期限，同一保管期限内可以按照材料形成的时间进行编号入档，档案保管员在整理档案时要做到材料的完整性。针对公司业务性质，专业档案分为：卖家合同、会员资料、加盟合同三个类别3.财务档案：分为财务凭证、财务报表、银行账簿、其他财务文件，财务人员要做到对文件的及时整理和归档；公司的财务文件是公司资金使用的最好见证，财务档案每3个月入档一次，财务人员在与档案专员交接文件时需要写明交接时间和交接内容，双方签字方可交接。4.文书档案：由每个部门定期（以一星期为准）统一收上来交给档案专员进行整理归档，档案专员在整理文书档案时可以根据文件材料的重要性确定文件入档的必要性，不需要入档的文件应该经过总经理签字后方可作废销毁。档案整理工作需要的材料清单：人事档案：企业员工人事档案袋（100个）档案装订线专业档案：专业档案档案盒（100个）取钉器固体胶财务档案：会计档案盒（凭证、报表盒）文书档案：4cm文书档案盒（10个）小夹子（10个）铅笔2支