17档案管理规定(新)

标题：档案管理规定版本/修改码：B/OKMSY-GD13管理规定页码-51档案管理规定1目的与范围根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《科学技术档案工作条例》，为了进一步加强本公司档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，更好地为本公司生产管理、业务建设和勘察设计服务，特制定本规定，适应于本公司文书档案、科技档案的管理。2相关文件及规定2.1《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》2006年9月19日《国家档案局审议通过并实施》、《科学技术研究档案管理暂行规定》。3机构及职责3.1本公司的档案管理工作均由本公司档案资料室负责，隶属于本公司技术质量室，档案工作由副院长、总工程师主管，技术质量室主任分管，设专职档案人员一名。对本公司各门类档案实行集中统一管理。3.2宣传贯彻《档案法》和《档案法实施办法》并根据《档案法》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《科学技术研究档案管理暂行规定》建立健全本院档案工作各项规章制度，加快现代化管理进程。3.3负责本公司各门类档案的收集、整理、归档工作。标题：档案管理规定版本/修改码：B/OKMSY-GD13管理规定页码-523.4集中统一管理本公司形成的各门类档案，积极开展利用工作。3.5贯彻执行国家和本公司有关的保密制度，维护党和国家的机密，保证档案完整与安全。4措施和方法4.1文书档案：（1）本公司在工作活动中形成的具有保存价值的各类属归档范围的文件材料，必须按有关规定向本公司负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。（2）公文必须按标准化、规范化要求，做到形式一致，用语规范，并一律用钢笔（蓝黑墨水、碳素墨水）或碳素水笔起草。（3）文书档案整理工作的原则是：遵循文件的形成规律，保持文件之间的联系，区别不同价值，划定保管期限便于保管和利用。（4）归档文件整理的方法是：根据归档整理的原则，将本公司每年在工作活动中形成的，办理完毕的，作为文书档案保存的各种纸质材料进行分类、装订、排列、编号、编目、装盒等整理工作。（5）在文件整理过程中，一般以每份文件为一件，但对于一些关联性较强、利用时需相互查证的批复、纪要、情况汇报、总结等应作为一件。（6）卷内文件排列的基本原则是：按照文件管理重要程度，重要的在前，次要的在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次修改稿依据性文件在后。标题：档案管理规定版本/修改码：B/OKMSY-GD13管理规定页码-53（7）本公司因单位小，内部机构设置简单，所以我们采用的是年度保管期限分类法。即：归档文件先按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。不同年度，不同保管期限的文件不能放入一个档案盒。（8）归档文件的整理：文件正本与定稿为一件、正文与附件为一件、原件与复制件为一件、转发文与被转文为一件、报表、名册、图册等一册（本）为一件、来文与复文为一件，文件整理完毕去除易锈蚀的金属物，使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以从实体上最终确定“件”的形态（编目时也只体现为一条条目），同时，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失。并加盖归档章，填写保管期限及件号。（9）归档文件的编目：归档文件目录件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目要逐项填写清楚，准确反映归档文件的特征，为检索、利用奠定基础。（10）填写归档文件目录字迹要工整，对文件的题名不要随意更改和简化，没有题名或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，要根据文件内容重新拟写或补充题目，并在新拟或补充标题之外加“〔〕”号，填写在目录中。归档文件目录应单独装订成册，并编制封面，每年的全宗介绍、组织沿革、年度大事记、归档文件目录组成一个全宗卷，单独装合保管，这样才不易损坏，便于阅读。（11）认真填写备考表。本盒内文件情况说明及文件的起、止件号、整理人、检查人的姓名和整理时间填上，以明确责任。备考表应置于卷尾。标题：档案管理规定版本/修改码：B/OKMSY-GD13管理规定页码-54（12）装订完毕后，将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作并由档案人员按不同保管期限及档案盒号顺序排列上架，同时拟写全宗介绍，组织机构沿革及年度大事记。5档案保管期限和归档范围5.1文书档案的保管期限分为永久，定期两种，定期一般分为30年、10年。科技档案保管期限一般为长期；财务档案保管期限为：会计报表永久，会计帐本25年，会计凭证15年。（1）确定档案保管期限的原则：要用历史的、辩证的、全面的以及发展的、效益的观点，正确分析和鉴别档案保存价值的现实作用和历史作用。根据本公司职能工作的需要，准确界定归档范围，判定档案的保管期限。（2）本公司文件材料档案范围是：凡反映本公司主要职能活动的、办理完毕的、具有查考利用价值的文件材料；本公司工作活动中形成的维护国家、集体和公民利益等方面具有凭证价值的文件材料；本公司需要贯彻执行的上级上机关、同级机关的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；其他对本公司工作具有查考价值的文件材料。（3）本公司文件材料不归档案范围是：上级机关的文件材料中，普发性不需本公司办理的文件材料，任标题：档案管理规定版本/修改码：B/OKMSY-GD13管理规定页码-55免、奖惩非本公司工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；本公司文件材料的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性群众来信、电话记录，公司内部互相抄送的文件材料，本公司负责人兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。（4）本公司永久保管的文书档案主要包括(a)本公司制定的法规政策性文件材料；(b)本公司召开重要会议（董事会、监事会、股东大会）、举办重大活动等形成的主要文件材料；(c)本公司职能活动中形成的重要业务文件材料；(d)本公司关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(e)本公司机构演变、人事任免等文件材料；(f)本公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(g)上级机关制发的属于本公司主管业务的重要文件材料；(h)同级机关、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与来公司标题：档案管理规定版本/修改码：B/OKMSY-GD13管理规定页码-56的复函、批复等文件材料；(i)本公司股权转让的重要文件材料。（5）本公司定期保管的文书档案主要包括：(a)本公司职能活动中形成的一般性业务文件材料；(b)本公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；(c)本公司人事管理工作形成的一般性文件材料；(d)本公司一般性事务管理文件材料；(e)本公司关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；(f)上级机关制发的属于本公司主管业务的一般性文件材料；(g)上级机关和同级机关制发的非本公司主管业务但要贯彻执行的文件材料；(h)同级机关、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料；(i)下级单位报送的年度和年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。（6）公司形成的人事、基建、会计及其它专门文件材料的归档范围和保管期限，按国家有关规定执行。（7）公司对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。（8）单位联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位归档，其他单位将相应的复制件或其他形式的副本归档。6文书档案保管期限表标题：档案管理规定版本/修改码：B/OKMSY-GD13管理规定页码-576.1本公司党支部会议和院务会、行政办公会的纪要、会议记录；永久6.2本公司董事会、监事会、股东大会、会议纪要、会议记录；永久6.3本公司召开工作会议、专题会议的文件材料30年6.4重要的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要；永久6.5典型材料、代表发言材料、交流材料、简报；10年6.6公司联合召开会议的文件材料6.6.1本公司为主办的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要；永久6.6.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报；10年6.7本公司为协办的6.7.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本；30年6.7.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本；10年6.8上级机关、上级领导检查、本公司工作时形成的文件材料；6.8.1重要的永久6.8.2、一般的10年6.9本公司业务文件材料6.9.1本公司制定的方针政策性、法规性业务文件，中长期标题：档案管理规定版本/修改码：B/OKMSY-GD13管理规定页码-58规划、纲要等文件材料永久6.10本公司的请示与上级机关的批复、批示6.10.1重要业务问题的永久6.10.2一般业务问题的30年6.11同级机关、下级单位的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料；6.11.1重要业务问题的永久6.11.2一般业务问题的30年6.12本公司代上级机关起草并被采用的法规性文件、专向业务文件的最后草稿；30年6.13本公司编辑、编写的文件材料6.13.1大事记、组织沿革等永久6.13.2简报、情况反映、工作信息等10年6.14行政管理、技术管理和经营活动中形成的文件材料永久6.14.1执法检查情况汇总、通报，整改通知等永久6.14.2行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料(a)固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料永久(b)不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料永久(c)20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料永久标题：档案管理规定版本/修改码：B/OKMSY-GD13管理规定页码-59(d)20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料30年6.14.3行政管理工作中形成的备案文件材料10年6.14.4行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料(a)重要的永久(b)一般的30年6.15计划、总结、统计、调研等方面的文件材料6.15.1年度和年度以上的计划、总结、统计材料永久6.15.2年度以下的计划、总结、统计材料10年6.15.3重要职能活动的总结、重要专题的调研材料永久6.15.4一般活动的总结、一般问题的调研材料10年6.16出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料6.16.1发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会议记录、纪要等永久6.16.2出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录30年7本公司机构编制、干部人事、党、团、工会、保卫、信访工作文件材料7.1机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久标题：档案管理规定版本/修改码：B/OKMSY-GD13管理规定页码-607.2人事工作制度、规定、办法等文件30年7.3人事任免文件永久7.4先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料7.4.1受县级（含）以上表彰、奖励的永久7.4.2受县级以下表彰、奖励的30年7.5对本机关有关人员的处分材料7.5.1受到警告（不含）以上处分的永久7.5.2受到警告处分的30年7.6职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料永久7.7人事考核、职称评审工作文件材料永久7.8职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根永久7.9职工名册永久7.10党、团、工会工作活动中形成的文件材料7.10.1工作报告、总结，换届选举结果永久7.10.2重要专项活动的报告、总