01513文书与档案管理—辅导材料

1文秘与办公自动化（专科）专业《文书与档案管理》教学辅导材料（2011年10月）考试题型及分值分配：一、单项选择题（本大题共15小题，每小题1分，共15分）二、多项选择题（本大题共5小题，每小题2分，共10分）三、名词解释（本大题共5小题，每小题3分，共15分）四、简答题（本大题共5小题，每小题6分，共30分）五、论述题（本大题共2小题，每小题10分，共20分）六、案例分析（本大题共1小题，共10分）第一章概述一、单项选择题1．“文书”一词最早出现在（A）A．汉代B．唐代C．宋代D．明代（P2）2．文书的本质属性是现实（A）A．执行性B．政治性C．机密性D．信息性（P7）3．下列选项不是档案特点的是（C）A．系统性B．选择性C．法定性D．保存性（P9）4．我国档案室类型复杂，一般主要有（C）A．五种B．六种C．七种D．八种（P16）5．属于指挥性公文的是（D）A．通告B．报告C．请示D．指示（P25）二、多项选择题略三、名词解释6．文书：是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料。（P2）7．公文：是指党政机关、企事业单位、群众团体这些法定的机关与组织为了一定的目的，在社会活动中处理公务而形成并使用的具有特定格式的应用性的文字材料。（P4）8．档案：是指机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，2作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料。（P6）四、简答题9．档案的性质。（1）原始记录性；（2）利用的价值性；（3）科学文化性。（P8）五、论述题10．文书的作用。（1）领导指导作用；（2）行为规范作用；（3）公务联系和知照作用；（4）凭据记载作用；（5）传递信息和宣传教育作用。（P9）六、案例分析略第二章文书的种类一、单项选择题11．会议纪要用于记载会议议定事项和主要精神，因而具有（C）A．依据性B．多样性C．备考性D．原始性（P51）12．关于经济活动分析报告特点的表述正确的（C）A．重在总结B．重在调查C．时间性强D．时间性弱（P64）二、多项选择题13．属于科技文书类的选项是（ABCD）A．专利申请书B．项目申请书C．发明申报书D．权利要求书E．仲裁申请书（P23）14．文书从其制发机关和作用来分可分为（ABCDE）A．法规文书B．党内文书C．行政文书D．群体文书E．个人文书（P24）15．文书从行文关系上分可分为（ABC）A．上行文B．下行文C．平行文D．内行文E．外行文（P24）3三、名词解释16．人事文书：是指各级机关在人事管理工作中形成的，反映个人自然情况、社会经历和思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。（P66）17．会计文书：是指机关单位在经济活动和财务收支过程中，进行会计核算所形成的各种材料的总称。（P67）18．信访文书：是指处理人民群众来信和来访过程中形成的文书。（P67）四、简答题19．公告与通告的区别。（1）发布性质不同；（2）发布机关级别不同；（3）告知事项范围不同。（P33）20．通报的类型。（1）情况通报；（2）表彰性通报；（3）批评性通报。（P35）21．总结的特点。（1）指导性；（2）真实性；（3）专门性。（P59）五、论述题略六、案例分析22.宋主任在××集团下属的××酒店办公室工作的历史悠久，工作经验十分丰富。但他文化水平一般，没有经过正规的秘书专业培训。这一天，宋主任接到酒店张经理的一项指示：要他就本酒店与××贸易公司人事纠纷一事的处理向集团公司写一份“请示报告”。宋主任回头把这项任务交给秘书小李。小李刚从大学秘书专业毕业，她清楚地知道“请示”和“报告”是两种不同的文种。根据领导交代的内容事项，她判定应用“请示”。文稿写好后，交给了宋主任。主任一看标题，随手就在“请示”的后面加上“报告”两字，并且对小李说：“我们现在既是‘反映情况’，又是‘请求批准’”，所以要用‘请示报告’”小李刚进公司，主任又是自己的直接顶头上司，当时也就不便加以解释。不过她觉得要把课堂上学的真正用于实践中真是不容易……4（结合请示与报告区别的相关知识分析。要有必要的理论知识阐述，结合案例分析，并谈谈案例带来的启迪）（P43）第三章文书的体式与稿本一、单项选择题23．公文份数序号如需标识应当顶格标识在版心（A）A．左上角第一行B．右上角第一行C．左上角第二行D．右上角第二行（P80）24．下列发文字号的示例正确的是（C）A．国发20112号B．国发（2011）2号C．国发〔2011〕2号D．国发2011年2号（P80）25．公文如需标识紧急程度，要用（D）A．2号宋体字B．2号黑体字C．3号宋体字D．3号黑体字（P8）26．下列关于保密期限的示例正确的是（A）A．机密★6个月B．6个月★机密C．机密●6个月D．6个月●机密（P81）27．公文如有附注应当用（B）A．3号宋体字B．3号仿宋体字C．4号宋体字D．4号仿宋体字（P88）28．除类别词外，一份文件的主题词最多不超过（A）A．5个B．6个C．7个D．8个（P89）二、多项选择题29．属于公文主体部分的选项是（BD）A．发文字号B．主送机关C．紧急程度D．抄送机关E．成文日期（P83）30．主题词的特点是（AC）A．单义性B．关联性C．规范性D．确指性E．简洁性（P89）31．文稿的种类主要有（AB）A．草稿B．定稿C．正本D．副本E．存本（P91）三、名词解释略四、简答题略五、论述题略5六、案例分析略第四章文书的形成一、单项选择题32．文书形成必须遵循的规律是（C）A．方便阅读、方便处理B．注重审美、讲求实用C．约定俗成、保证通行D．科学继承、勇于创新（P99）33．文书形成的必然趋势是（C）A．应用性B．真实性C．时代性D．受命性（P100）34．属于简缩型凝合性缩略语的选项是（C）A．三个面向B．四有新人C．抗洪抢险D．教科文卫（P121）35．属于统括性缩略语选项的是（C）A．老少边穷地区B．中共中央C．四项基本原则D．十届人大（P121）36．“四化”属于（C）A．凝合性缩略语B．固有性缩略语C．统括性缩略语D．创新性缩略语（P121）二、多项选择题37．文书形成的思想准备包括（ABCE）A．思想道德修养B．明达事理，明辨是非C．明确意图，把握主题D．个人价值观念E．较高的政策水平（P102）38．写作公文前必须事先准备材料，材料的来源包括（BC）A．历史材料B．文件材料C．实际材料D．档案材料E．比较材料（P103）39．文书修改的主要范围主要包括（ABCDE）A．深化主题B．审查内容C．调整结构D．修正语句E．修正标点（P106）40．叙述的方法有（ABCDE）A．概叙B．顺叙C．插叙D．引叙E．倒叙（P123）41．立论常用的方法有（ABCD）A．例证法B．引证法C．因果法D．对比法E．释义法（P127）642．说明的方法有（ABDE）A．定义说明B．分类说明C．比方说明D．举例说明E．引用说明（P130）三、简答题43．文书选材的标准。（1）真实；（2）新颖；（3）典型；（4）系统；（5）切旨。（P115）44．文书结构的任务。（1）总文理；（2）统首尾；（3）相衔接；（4）巧定夺；（P117）45．文书语言表达的修辞要求。（1）表达的明确性；（2）表达的简洁性；（3）表达的平易性；（4）表达的文明性；（5）表达的程式性。（P118）四、论述题46．文书形成的基本原理。（1）客观反映与实用性原理；（2）美观与方便处理原理；（3）约定俗成与时代性原理。（P96）47．文书主题表达过程应达到的要求。（1）主题要集中；（2）主题要清晰明确；（3）主题要前后一致；7（4）主题露而不藏。（P113）五、论述题略六、案例分析略第五章文书的处理一、单项选择题48．下列关于请示的行文规则表述不正确的是（C）A．只写一个主送机关B．不得抄送下级机关C．可以夹带报告事项D．不能直送领导个人（P139）49．起草公文时，结构层次序数的第二层应当表述为（A）A．㈠B．⑴C．⒈D．①（P143）50．收文办理的第一道程序是（C）A．登记B．分发C．签收D．批办（P148）51．收文办理中具体体现行使领导职权的环节是（B）A．拟办B．批办C．承办D．注办（P152）二、多项选择题三、名词解释52．交拟：是指机关单位的领导或文秘部门的负责人向拟稿人交代撰拟任务的过程。（P143）53．审核：是指文稿在送交机关领导签发之前，对文稿的内容、体式等进行全面的检查审定。（P143）54.分发：是指对印制完毕、需要发出的文件按发放范围进行分装和发送的环节。（P147）四、简答题55．上行文的行文方式。（1）逐级上行文；（2）多级上行文；（3）越级上行文。（P135）56．文书处理程序的特点。（1）确定性；（2）连续性；（3）规范性。（P141）57．发文复核的内容。8（1）审批签发手续是否完备；（2）附件材料是否齐全；（3）格式是否统一规范。（P145）58．收文登记的形式。（1）簿册式登记；（2）联单式登记；（3）卡片式登记。（P148）59．拟办的特点。（1）参考性；（2）差异性；（3）概括性。（P151）五、论述题略六、案例分析略第六章文书的整理与归档一、单项选择题60．文书归档编制移交目录至少（A）A．一式两份B．一式三份C．一式四份D．一式五份（P174）二、多项选择题三、名词解释61．分类方案类目：是指在一年的实际文书没有形成之前，事先根据机关工作活动的规律，在研究机关的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上，预测下年度可能形成的文书，按照文书整理的原则，拟制出来的归档文书的类别和条目。（P165）62．初步整理：是指机关的文书部门把机关一年内在工作中逐步形成的应当归档的文书整理工作放在平时有计划地进行。（P168）四、简答题五、论述题63．文书整理归档以“件”取代“卷”的优点。（1）以客观标准取代主观标准；（2）更加符合文书整理的基本原则；（3）文书整理更简便易行和具有确定性；9（4）有利于整理手段的现代化。（P160）64．文书整理归档的基本原则。（1）遵循文件形成的客观规律；（2）保持文件之间的有机联系；（3）区分文书的不同价值；（4）便于保管和查找利用。（P163）六、案例分析65.秘书小李平时非常注意资料和文件的收集保存，凡是工作活动中接触到的各种资料和文件都会收集起来，存放在抽屉里。日积月累，文件、广告、宣传材料、参考书等已经填满了小李好几个抽屉。一天，行政经理找到小李要查阅一份市场调查报告，小李望着几个抽屉的资料和文件真有些不知所措，急得满头大汗，翻来翻去却怎么也找不到行政经理要的那份报告。（要结合文书整理与归档的相关知识来分析。要有必要的理论知识阐述，如文书整理归档的意义或平时文书的整理等，要结合案例来分析，并谈谈案例带来的启迪）（P158-174）第七章档案的收集与鉴定一、单项选择题66．省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存（C）A．10年左右B．15年左右C．20年左右D．25年左右（P184）67．档案保管期限表的最基本项目是（B）A．序号和保管期限B．条款和保管期限C．附注和保管期限D．说明和保管期限（P188）68．根据国家档案局的相关规定，文书档案的保管期限短期为（C）A．10年以下B．20年以下C．15年以下D．25年以下（P188）二、多项选择题69．档案平时收集的内容包括（ABC）A．零散文件B．账外文件C．专门文件D．特殊文件E．重要文件（P182）三、名词解释略四、简答题略五、论述题略10六、案例分析略第八章档案的整理与保管一、单项选择题70．全宗编号必须具有（B）A．综合性B．唯一性C．确指性D．兼容性（P203）71．某一文件的档号为2-5-10-16，其中案盒号是（C）A．2B．5C．10D．16（P205）72．某一文件的档号为1-3-12-18，其中件号是（D）A．1B．3C．12D．18（P205）73．案盒目录应（B）A．一式两份B．一式三份C．一式四份D．一式五份（P205）74．某一文件的档号为3-6-1