关于《地方志资料年度报表》填写说明

关于资料年报制度的贯彻落实授课人：韩旭2009年9月17-18日填写报表内容的时间要求：►填写的《年度报表》的内容是各单位首轮志书的下限至2008年的资料情况►根据《暂行规定》中对地方志资料收集的主要范围的规定，我们将这些资料分为四部分：►第一部分为书刊类。这部分包括各单位已经出版的正式及非正式的出版物，如年鉴、大事记、资料汇编、地情资料书等等，同时也包括有修志资料价值的期刊。►特别需要说明：像年鉴、期刊，有些单位已陆续出版多年，登记时只需登记创刊号即可，但在备注上要注明已出版几部或几期，不用逐年登记。如：一、书刊类（正式及非正式出版物、期刊）书刊名称出版或编辑单位公开或内部出版时间编著者备注北京年鉴（1990）中国城市出版社公开1990北京年鉴社已出版19部北京地方志北京市地方志办内部1989已出版47期►第二部分为文件资料类。包括各行业（事业）具有重要存史价值的重要文献，如重要文件、政策法规、工作报告、工作总结、重要会议纪要、专题报告、报刊资料、人物事迹材料等，还包括各类数据统计表。二、文件资料类（总结、报告、统计表等）文件种类标题主要内容文号发文单位发文时间密级通知关于批准市知识产权局等事业单位参照公务员法管理的通知参照公务员管理京人发『2006』90号市编办2006通知关于成立市地方志编纂委员会和印发市地方志工作规划纲要的通知成立编委会京政发『1988』98号市政府1998需要说明：由后往前收，就是先收集2008年的资料，然后逐年往前收集，能收到哪年到哪年，尽可能地收集齐全。►第三部分为音像资料类。这部分主要包括照片、录音、录像等影音资料。三、音像图片类（纸质、数码）类别标题（主要内容）录摄时间规格数量载体形式图片第29届奥运会开幕式主席台近景.全景2008.8.8每帧3MB以上20张DVD光盘录音采访焦若愚2008.1190分钟3盘磁带►第四部分为其他二轮修志资料。二轮修志资料的整理：1.资料的分类：►年度---组织机构分类法►年度---组织机构分类法，是先将收集的资料按年度分开，然后再按资料的来源进行分类，这种分类方法适用于按部门收集资料的单位►2008年秘书处►人事处……►年度---问题分类法►年度在前，然后将资料按问题分开，也可以按志书篇目的章节内容分开，这种方法适用于按篇目收集资料的单位。►2008年综合类►经济类►文化类……对于音像图片资料，要单独设卷分类。适用于此法。►2.立卷工作：将每一类下的资料按照某种联系分别组成案卷的工作。►也就是将在某些方面具有密切联系的若干件资料经过系统加工装订在一起的工作。►根据文件的组成情况，按照时间的前后顺序填写卷内文件目录。卷内文件目录顺序号文号（发文号）责任者（文件的发文机关）题名（文件标题）日期页号备注►然后进行案卷的外部加工，拟写案卷标题（对卷内所有文件的主要内容与成分所进行的揭示，为卷内文件的查找利用提供检索渠道）；填写案卷封皮；进行案卷的装订。案卷封面：（单位名称）（年度---组织机构分类法）或（年度---问题分类法）（案卷题名）自年月至年月保管期限本卷共件页归档号►3、填写案卷目录：►案卷目录就是对当年整理的所有的案卷进行统一的登记。也就是要求年报时上交的二轮资料目录，登记内容包括：四、其他二轮修志资料案卷号案卷标题卷内文件起止日期卷内文件件数保管期限密级备注001北京市地方志办公室2007年工作简报2007.1-2007.1226份永久002北京市地方志办公室2007年考察报告2007.2-2007.127份10年（定期）关于《资料年度报表》的填写与报送，有几项说明：►（1）本表为各承编单位（含区县志和市志参编单位）向市地方志办汇报年度资料收集情况的报表，请认真仔细填写，2008年度报表应填写首轮志书下限至2008年底的资料情况，自2009年后再逐年填报。►（2）凡在二轮志书中承担编纂任务并单独成篇章的参编单位，如资料不汇总到承编单位的，也需要填报此表。►（3）各单位请于2009年12月20日前将填写好的表格报市地方志办资料信息处。（2009年以后报表时间另行通知）►（4）本表可在《京网》下载使用，提倡网上报送，报送的电子邮箱为：[e-mail]►（5）联系人：韩旭、赵信儒►联系电话：87664635（兼传真）、87665913（兼传真）►13621368370（韩旭）►我们要求在12月20日前各单位要完成报表填写，通过交换或发电子邮件返回市地方志办资料处。我们在收到报表的15个工作日后，将报表反馈回各单位，各单位依据我们需要的资料情况进行准备和报送工作。►报送的资料，除书刊类以外，其它资料要按照档案的整理要求，以年度分卷，填写好卷内文件目录，装订成册后移交。