在数据表视图中进行数据编辑

对表中数据所进行的所有编辑操作都在数据表视图中进行。进入数据表视图的方法是：在数据库设计视图的“表”对象选项卡上选中准备对其数据进行编辑操作的表对象，然后单击“打开”按钮“”。数据表视图形式如图3-20所示。图3-20所示为CMMIS数据库中的“库存数据记录”表的数据表视图。3.5.1、数据表视图下的菜单栏与工具栏图3-20“库存数据记录”数据表视图注意：与数据库设计视图状态下的菜单栏和工具栏相比，在数据表视图状态下的菜单栏和工具栏都有一些变化。事实上，在Access的不同视图状态下，菜单栏和工具栏都存在着一些差别，这是由于在不同视图中所需进行的操作不完全相同的缘故。应该很好地了解各个视图状态下的菜单功能和工具栏中各个按钮的功能，这对于完成Access应用操作是很有用的。按钮的功能1．菜单栏上增加的功能【格式】菜单如图3-21所示。【记录】菜单如图3-22所示。图3-21数据表视图【格式】菜单图3-21数据表视图【格式】菜单2．工具栏上增加的功能工具栏上增加的功能按钮，如图3-23所示。图3-23数据表视图工具栏上新增功能3.5.2、数据记录的增、删、改操作1．增加数据记录2．删除数据记录3．修改记录数据（1）直接添加直接用鼠标将光标点到表的最后一行上，该行行首的标志为“”。然后，键入所需添加的数据。即完成了增加一个新记录的操作。（2）应用“记录指示器”按钮单击“记录指示器”上的“增加新记录”按钮“”，光标自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。1．增加数据记录（3）应用工具栏按钮单击“工具栏”上的“增加新记录”工具按钮“”，光标也会自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。（4）应用菜单栏功能单击“菜单栏”上的【记录】|【数据项】，光标就会自动跳到表的最后一行上，即可键入所需添加的数据。当数据表中的一些数据记录不再有用时，可以从数据表中删除它们，这称为删除记录。可以这样进行操作。首先，必须选中需要删除的那些记录（这些记录必须是连续的，否则，只能分为几次删除）。可以点中欲删除的首记录最左端的记录标志拖曳至欲删除的尾记录最左端的记录标志处放开鼠标左键；也可以单击欲删除的首记录最左端的记录标志，然后再按住键盘上的“Shift”键并单击尾记录最左端的记录标志。被选中的欲删除记录将呈一片反白色。2．删除数据记录接着，可以有两种不同的方法删除被选中的记录：单击工具栏上的删除记录工具按钮“”；或单击鼠标右键，在随着出现的快捷菜单中单击【删除记录】。不论采用哪一种删除记录的方法，Access都会弹出一个删除确认对话框，如图3-24所示。在删除确认对话框中单击“是”按钮“”，即完成了记录数据的删除操作。数据表视图本身就是一个全屏幕编辑器，只需将光标移动到所需修改的数据处，键入新的数据，就可以键入的新数据修改光标所在处的原有数据。3．修改记录数据1．查找字段数据数据库中保存的记录通常都是很多的。若需查找某一个特定数据，靠操纵数据表在屏幕上下滚动来查找数据将非常困难。可以借助Access提供的查找功能来实现快速查找。在数据表视图中，单击菜单栏上的【编辑】|【查找】，或单击工具栏上的查找工具按钮“”，即可弹出“查找和替换”对话框如图3-25所示。3.5.3、查找、查找并替换字段数据图3-25“查找和替换”对话框（“查找”卡）在“查找和替换”对话框的查找卡上，有3个选项将直接影响查找的结果。“搜索范围”列表框可列出当前表的所有字段名，选择一个以确定将在哪一个字段中查找数据；“查找内容”列表框用于输入所需查找的数据；“匹配”列表框可列出各种匹配方式。在图3-25中所填入的三个选项内容表示，希望在“库存数据记录”表中的“货名”字段下找到名为“软盘”的商品数据。确定3个查找选项后，单击“查找下一个”按钮“”，Access将会把光标定位于满足查找条件的第一条记录处。2．查找并替换字段数据时常会有这样的需要，表中的某一字段下的很多数据都需要改为同一个数据。这时就可以使用“查找并替换字段数据”功能。单击菜单栏上的【编辑】|【替换】，或在图3-2-1所示对话框中单击“替换”卡片，即可弹出“查找和替换”对话框如图3-26所示。图3-26“查找和替换”对话框（“替换”卡）与图3-25相比，图3-26所示对话框中多了一个“替换值”列表框。在该列表框中应填入将要替换成的值。图3-26所示数据表示，希望在“库存数据记录”表中的“计量单位”字段下找到其数据为“片”的记录，并将其改为“盒”。确定4个查找和替换选项后，单击“替换”按钮“”，Access将会把光标定位位置处的字符串更改为“替换值”指定的字符串。轮流地单击“查找下一个”按钮“”与“替换”按钮“”，即可实现交互式查找和替换操作。也可以单击“全部替换”按钮“”，以实现将所有满足“查找内容”指定值的字符串全部更改为“替换值”指定的字符串。如同在Excel电子表格软件中一样，Access可以在当前表中复制或移动字段数据。为了复制字段数据，首先选中需要复制的连续记录中的连续字段中的数据，使之形成一块反白色的矩形区域，再单击菜单栏上的【编辑】|【复制】（或单击工具栏上的复制工具按钮“”）；然后选中需要得到复制品的相同大小的区域；最后单击【编辑】|【粘贴】（或单击工具栏上的粘贴工具按钮“”），即完成了字段数据的复制操作。对于移动字段数据，其差别仅在于第二步操作：应单击【编辑】|【剪切】（或单击工具栏上的剪切工具按钮“”）。3.5.4、复制与粘贴字段数据CMMIS中的六个表都是相互有关联的，三个“XX名单”表都是三个“XX数据记录”表的数据源，需先填写三个“XX名单”表中的数据。首先在三个“XX名单”表中添加数据，可以模拟一些数据添加至其中。比如，“供货商名单”表中可以模拟输入几个商品批发企业的名称；“售货人员名单”和“收货人员名单”表中可以模拟输入几个人名。有一点需注意，三个“XX名单”表中的各条记录数据是绝不允许存在任意两个相同记录的。这是因为，这三个表结构中只有一个字段，且都被指定为关键字段，即“有索引（无重复）”的字段。3.5.5、编辑CMMIS数据库中各表数据接着可以在三个“XX数据记录”表中添加数据记录，同样可以模拟一些数据添加至其中。注意，除了“销售数据记录”表中可以在不同记录中存放相同商品信息以外，“库存数据记录”表和“柜存数据记录”表中均不允许有相同货号的记录存在，其原因如上所述。在输入“库存数据记录”表中数据时，建立表结构时设定的相关字段的查阅属性就会起到简化数据输入操作的作用。图3-27所示即为在“库存数据记录”表中“收货人”字段处填入数据时的情况。对此，请回忆第二章中所述关于该字段的查阅属性设置参数。同样，还应该仔细观察“库存数据记录”表中“供货商”字段数据输入时的情况。因为，“库存数据记录”表中“供货商”字段的查阅属性设置参数相同于“库存数据记录”表中“收货人”字段的查阅属性设置参数。如此，方能真正理解第二章中所介绍的字段查阅属性参数设置的意义。图3-27在“库存数据记录”表中“收货人”字段处填入数据主目录