人事档案管理学习参考

第1章信息和人事档案1.1信息•信息可以看作是世界上一切事物状态及它的特性、关系的表征或标志。信息本身不是事物或事物的属性、关系，而是事物及其属性、关系的标记。1.2档案•1.2.1档案的起源与沿革•甲骨档案•金石档案•金文档案、石刻档案•简牍档案•缣帛档案•纸质档案•现代载体档案1.2.2档案的定义国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案是由形成者或智能的继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值，而保存的经过挑选的非现行文件。1.2.3国家档案全宗归国家所有的、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和。国家档案全宗的分类–时期–级别–地区–专业–部门–制成材料建国后建国前我国国家档案全宗的构成1.3人事档案1.3.1人事档案的基本概念人事档案是组织人事管理活动中直接形成的，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案。人事档案的形成规律•组织人事管理活动的产物•有个人特点•个人经历、德才能绩的信息•人事文件材料的精华•集中管理•具有历史联系性和原始记录性1.3.2相关概念•信息与知识•信息与情报第一章复习思考•关键术语•信息档案人事档案数据知识•思考与练习题•1.你是怎样认识和理解信息概念的？•2.如何理解档案概念？•3.简述人事档案的形成规律。•4.如何从现代信息观念出发理解人事档案的概念？•5.说明信息同数据、知识、情报、人事档案的关系。阅读书目•1.孟广均等.信息资源管理导论.北京：科学出版社•2.甘华鸣，肖忠远主编.管理创新.北京：中国国际广播出版社•3.芮廷先编著.信息科学概论.上海：上海财经大学出版社•5.[美]达文波特.营运知识：工商企业的知识管理.江西：江西教育出版社•6.[美]拉塞尔·M·林登.无缝隙政府.北京：中国人民大学出版社•7.冯惠玲.档案管理学.北京：中国人民大学出版社•8.王英玮．信息时代的人事档案管理.中共党史出版社•9.邹步英主编.专门档案管理问答.北京：中国档案出版社•10.董克用主编.人力资源管理译丛.北京：中国人民大学出版社•11.MBA核心课程编译组编译.人力资源管理.北京：九洲出版社第二章人事档案概述2.1人事档案信息的所属类别社会信息原生信息语法信息微观信息动态信息2.2人事档案的属性•一般：客观性相对性抽象性具体性动态性传递性共享性•特性：•原始性、记录性、回溯性、部分内容的机密性、定向积累性、专门性、现实性、形成目的特殊性、动态性。2.3人事档案与人事文书•处理完毕、有价值、按照一定规律保存的人事文书可以转化为人事档案。2.4人事档案的功能与作用人事档案的功能是指人事档案对组织、社会、及其相对人发挥作用的各种能力，是人事档案信息价值属性的具体体现。一般功能：凭证功能、参考功能特殊功能：反映经历反映德能勤绩和性格特征反映组织的评价了解人员的能力反映成长和职业生涯发展人事档案的作用•管理活动的依据•开发人才的凭证•维护个人权利•反映个人经历及组织评价•科研和撰写史志•维系人类社会发展人事档案发挥作用的规律•与形成时间相关•与管理水平相关•内容真实•利用合法•充分的知情权•服务效用增强第二章复习思考关键术语人事档案的原始记录性人事档案的定向积累性人事档案的功能思考与练习题1.简述人事档案的含义。2.简述人事档案的一般信息属性与特性。3.人事文件转化为人事档案的条件是什么?4.人事档案的特殊功能体现在那些方面?5.人事档案信息的作用主要表现在哪些方面？6.如何发挥人事档案信息的作用？•人事档案管理内容前端控制实体管理信息管理制度建设行政工作教育和培训第三章人事档案管理概述3.1人事档案管理的基础前端控制理论•基于文件生命周期理论和文档一体化管理理论。•核心思想是将档案管理起始点前移，对文件的形成、积累、平时整理、鉴定、归档等项活动实行全过程监督控制。网络办公单位文档的前端控制。文件生命周期理论•文件从产生直至因丧失价值而被销毁或者因具有长久价值而被送至档案馆永久保存的整体运动过程。•具体内容：•文件运动阶段、价值形态、服务对象、保管场所。文档一体化管理理论形成工作：拟写、审核、签发、缮印、校对、盖印•处理工作：收发、登记、分办、拟办、批办、承办、传阅、催办、注办•管理工作：收集、保管、利用、整理、归档••人事档案管理的性质专业性服务性管理性政策性相对独立性开发性人事档案管理的作用•对市场经济建设、考察和了解人才、落实待遇与澄清问题；开发人才、使用人才，进行人才预测及制定人才计划方面的作用•针对公务员、求职者、毕业生、社会保险、出国方面的作用。人事档案管理特点•收集归档难度增大•政治性机密性减弱，科学性服务性增强•查阅利用更频繁；利用要求更高•对人事档案管理人员素质要求更高•对人事档案现代化管理要求更高人事档案管理的流程•收集•鉴别•整理•保管•转递•统计•利用•3.2人事档案管理的原则集中统一地管理人事档案，保障人事档案的完整与安全，合理利用人事档案信息资源为社会各项建设事业服务。（详见教材）依据：集中控制理论，分析文档价值实现规律，采取有效的组织形式和管理手段，将分散形成的文档集中控制起来，形成文档的有机体系；有机联系理论，一是人事文件材料的相对集中，一是人们要按照其内在的规律性和特点对它进行科学的组织管理。•3.3人事档案信息管理的体制人事档案管理体制，是党和国家依法确立的人事档案管理根本制度。（详见教材）县（市）一级的人事档案管理体制、流动人员人事档案管理机构传统人事档案管理体制现代人事档案管理体制人事档案封闭式、开放式管理模式•第三章复习思考关键术语事档案管理人事档案管理体制文档一体化管理思考与练习1.人事档案管理的内容是什么？2.人事档案管理的基本原则是什么？3.试述社会信息化环境下人事档案信息管理面临的挑战和机遇是什么？4.人事档案前端控制的理论依据是什么？5.如何完善我国的人事档案管理体制？6．新形势下如何对人事档案信息进行管理？7．通过查阅报刊资料，各找出一个案例说明人事档案的凭证价值、参考价值、第一价值、第二价值。4．1人事档案管理的前端控制形成与积累一般情况、企业、事业、学生、教师、律师等人事文件材料的形成与积累第4章人事档案的收集人事文件目录或清单的编制步骤•了解归档范围及种类•了解来源及以往收集情况•分析存在的问题•分析任务和需求•提出草案•修改印发人事文件的分类大纲就是标列本单位人员人事文件材料分类体系的纲要。人事文件材料的鉴别各个单位的组织人事部门或人力资源管理部门，对平时集中起来准备归档的人事文件材料，根据一定的原则和有关规范性文件的要求，进行必要的鉴别和价值鉴定，以便确认人事文件材料的真伪、保存价值的大小，并决定是否作为人事档案保存。鉴别要求•真实性：记录准确、是非清楚、观点明确、•反映真实历史面貌•完整性：类别联系、个体完整•手续齐备：形成时间、签名、签章、签意见。鉴别文件材料的具体作法•鉴别所属人•鉴别档案属性•鉴别真实、准确与否•鉴别有无冗余•鉴别价值人事文件材料归档归档范围：凡是对当前和日后的人事管理工作具有查考利用价值的文件材料，均属于归档范围。归档方法：形成部门、人事与组织部门归档要求：使用A4规格纸，左边留装订边距；耐久的或比较耐久的书写材料不归档文件的处理：转有关单位妥善保存或处理；退回有关单位，作为资料。4．２人事档案的收集人事档案管理部门根据本单人事管理权限的范围及人事档案的收集归档范围，将有关部门形成的人事档案集中，统一保管的工作。收集范围：个人社会实践活动的材料收集渠道：接收归档、补充收集4.3特殊情况下的人事档案集中管理•现职干部、离退休干部、死亡人员、流动人员、辞(退、离)职、辞退人员、出国不归人员、长期滞留国外又回国工作人员、被开除公职人员。(详见教材P120、P85－88)•第四章复习思考关键术语人事文件分类大纲人事文件材料的鉴别人事档案收集思考与练习1.人事档案的收集来源是什么？2.简述人事档案的收集范围3.人事档案的收集要注意哪些问题？4.对一家企业进行调查，分析其人事档案的种类，为其设计一个合理的人事档案分类体系。5．如何进行人事文件的鉴别与归档？•按照一定的方法程序，对收集起来经过鉴别的零散的人事档案，以个人为单位进行分类、组合、排列，使之条理化和组成有序体系的过程。第5章人事档案整理5．1人事档案整理的内容•整理的层面：•系统化整理•基本编目•整理范围：新建档案、补充文件、所管理•人员的人事档案整理工作的基本步骤•鉴别分类•复制•技术加工•排序编号•检查验收•书写卷名•打孔与装订•编制卷内目录5.2人事档案分类根据人事档案的属性和特点，在充分考虑方便保管和利用服务需要的基础上，将有关人员的人事档案划分成各个类别，以便使有关人员的人事档案成为一个有机文件体系的业务活动。分类要求：客观性、逻辑性、实用性、思想性分类标准相对人内容人员性质内容联系文件类型保存价值分类方案•干部档案正本10大类•副本的构成•（详见教材）归类方法：•名称归类•内容归类5．3人事档案的排列与编目•人事档案的排序是指在整理人事档案过程中，对各类中文件材料进行顺序系统排列和编号的活动。人事文件材料排序方法•时间顺序•内容主次、材料间联系•相同性质材料集中人事档案的整理编目•填写人事档案案卷封面•填写人事档案目录•编写页(件)号•填写卷内备考表卷内目录类号文件题名文件材料制成时间份数页数备注•类号：•填写类号和每类中每份材料的顺序号•用汉字数字或阿拉伯数字•顺序号用阿拉伯数字•类与类之间要留出适当空格•文件题名：表示人事文件材料内容特征、中心主题并区别于另一人事文件材料的题目名称。•文件材料形成时间：•最后形成时间•复制件以原件的形成时间•档案证明的摘抄件，摘抄时间或签意见时间•份数•一式一份•页数：•封面、封底计算页数•两面有文字或图表的页面，为两页•空白页不计算页数•备注•解释和补充的事项备考表本卷情况说明：立卷人：检查人：年月日•编制档案号的基本规则•唯一性规则•合理性规则•稳定性规则•简明性规则档号编制•字母编号：姓名的拼音字母次序排列编号•姓氏笔划编号：姓氏分类，再按姓名的笔画编号。•组织编号：根据相对人所在组织或单位进行编号的方法。•职称编号：职称级别和职位高低顺序•拼音字母编号：姓名的拼音字母的次序排列，有全拼和半拼两种。装订要求•厚度为2厘米左右•材料过多，分册装订•登记目录•拆除金属钉•打装订孔•第五章复习思考关键术语人事档案整理人事档案分类字母编号法姓氏笔划编号法思考与练习1.你对信息整理及人事档案信息整理是如何理解的？2.人事档案整理的内容是什么？3．人事档案整理的要求有哪些？4．人事档案分类的标准是什么？5．在人事档案整理中如何保持文件的有机联系?6.1鉴定内容•人事档案管理部门根据人事档案归档范围、要求，对收集归档的文件审查甄别，判定真伪，确定能否归入人事档案的业务工作。第6章人事档案鉴定•鉴定工作内容判断所属人判断是否办理完毕检查是否齐全审核手续判断价值•人们根据人事档案发挥作用的时效性及作用时间的长短，在充分考虑管理成本与管理效益的基础上，确定的人事档案保存时间。6.3保管期限6.2鉴定方法分析内容、来源、需求、可靠性、管理成本和效益等因素保管期限划分的模式三分法：永久、长期、短期两分法：永久、定期•••第六章复习思考关键术语人事档案鉴定人事档案保管期限思考与练习1.人事档案鉴定的原则是什么？2.如何进行人事档案的鉴定？3.如何确定人事档案的保管期限？7.1人事档案的保管•人事档案的保管工作，是根据人事文档的成分和状况，对其实行的安全保护、合理存放、日常维护的一项业务工作。第7章人事档案保管、统计、转递•保管要求进行光盘电子文件安全性检查、登记存储在磁性材料上的每4年转存一次。温度14℃-24℃湿度45%-60%一个档案库房的全部装具统一编号•7.2人事档案的统计•以表册、数字等形式，揭示人事档案和人事档案管理的有关情况的一项业务工作。7.3人事档案的