第6章 数据库管理系统Access 2000

大学计算机基础Access部分首页第六章数据库管理系统Access20006.1数据库的概念6.2Access2000的基本操作6.3表6.4查询6.5窗体6.6报表6.7打印大学计算机基础Access部分首页本章要点如何规划数据库如何建立数据库创建查询创建窗体以及报表大学计算机基础Access部分首页6.1数据库的概念6.1.1数据库的基础知识6.1.2Access2000简介大学计算机基础Access部分首页6.1.1数据库的基础知识1．数据库数据库是为了实现一定目的按某种规则和方法组织起来的“数据”的“集合”。2．数据库管理系统数据库管理系统是对数据库进行管理的系统软件，它的职能是有效地组织和存储数据、获取和管理数据，接受和完成用户提出的访问数据的各种请求。数据库管理系统的主要功能有以下几个方面：1）数据定义功能2）数据操纵功能3）数据库运行控制功能4）数据库的建立和维护功能大学计算机基础Access部分首页6.1.1数据库的基础知识3．数据库系统数据库系统是指拥有数据库技术支持的计算机系统，它可以实现有组织地、动态地存储大量相关数据，提供数据处理和信息资源共享服务。4．数据模型数据库中最常见的数据模型有三种：层次模型、网状模型、关系模型。大学计算机基础Access部分首页6.1.1数据库的基础知识5．关系数据库的基本概念关系数据库是由一些相关的表格组成的。表格即日常生活中大量使用的二维表格。每一个表格都描述了某类实体的相关属性。现实中的实体不是相互孤立的，而是存在着某种联系的。对于实体间的这种联系，关系型数据库仍采用二维表的方式来描述。表格的每一列都是一个属性，在关系数据库中称为字段，字段的取值来自于其定义域。表中的每一行都表示了一个实体或某两个实体之间的联系。表中的行和列的次序是无关紧要的。所有的字段都是最基本的，即它们是不可再细分的。所有的表都是规范的，它们都作了某种变化，以尽可能的减少数据冗余。大学计算机基础Access部分首页6.1.2Access2000简介Access2000是一种简单易用的桌面数据库管理软件。是MicrosoftOffice2000套件产品之一。能够与Word、Excel等办公软件进行数据交换与共享，构成了一个集文字处理、图表生成和数据管理于一体的功能强大办公自动化处理系统，提供了许多便捷的可视化操作工具和向导，所见即所的窗体和报表丰富的数据类型和内部函数；强大的查询和筛选功能；存储文件单一，一个数据库文件中包含了该数据库中的全部数据表、窗体、查询及其与之相关的东西。便于计算机硬盘上文件管，具有强大的网络功能。大学计算机基础Access部分首页6.2Access2000的基本操作6.2.1Access2000的启动与退出6.2.2Access数据库的组件6.2.3数据库基本操作大学计算机基础Access部分首页6.2.1Access2000的启动与退出1、启动Access2000的几种常用的启动方法：单击“开始”→“程序”→“MicrosoftAccess”。单击“Office快捷工具栏”中的Access图标，如屏幕上没有，则要运行Office目录下的Office快捷工具栏来打开。单击“开始”→“运行”，打开“运行”对话框。在该对话框的“打开”文本框中输入Access2000的路径和程序名，然后单击“确定”按钮。在“资源管理器”或“我的电脑”窗口中，直接双击Access数据库文件(扩展名为.mdb)。大学计算机基础Access部分首页6.2.1Access2000的启动与退出2、退出Access2000常用的几种方法：从“文件”菜单中选择“退出”命令。单击MicrosoftAccess应用程序窗口右上角的“关闭”按钮。双击MicrosoftAccess应用程序窗口左上角的应用程序控制菜单图标。按“Alt+F4”组合键。大学计算机基础Access部分首页6.2.2Access数据库的组件1．表对象表是数据库中用来存储数据的对象，是有结构的数据的集合，是整个数据库系统的基础。Access允许一个数据库中包含多个表，用户可以在不同的表中存储不同类型的数据。2．查询对象查询是数据库设计目的的体现，查询是用来操作数据库中记录对象的，利用它可以按照一定的条件或准则从一个或多个表中筛选出需要操作的字段，用户可以对查询的结果进行编辑或分析，并可将查询结果作为其他数据库对象的数据源。大学计算机基础Access部分首页6.2.2Access数据库的组件3．窗体对象窗体是用户输入数据和执行查询等操作的界面，是Access数据库对象中最具灵活的一个对象，窗体有多种功能，用户可以通过创建数据输入窗体，以向数据表中输入数据通过在窗体中插入宏，可以把Access的各个对象很方便地联系起来。4．报表对象报表可以将数据库中需要的数据提取出来进行分析、整理和计算，并将数据以格式化的方式发送到打印机。用户可以在报表中增加多级汇总、统计比较以及添加图片等对象，还可以对记录进行分组以便计算出各组数据的汇总结果等。大学计算机基础Access部分首页6.2.2Access数据库的组件5．宏对象在Access2000中，宏对象是一个或多个宏操作的集合，其中的每一个宏操作都能实现特定的功能。6．模块对象模块是将VisualBasicforApplications声明和过程作为一个单元进行保存的集合，是应用程序开发人员的工作环境。7．数据访问页对象数据访问页是Access2000新增的数据库对象，它是一种特殊类型的Web页，用户可以在此Web页中查看、修改Access数据库中的数据。大学计算机基础Access部分首页6.2.3数据库基本操作1．设计数据库在Access中，数据库的设计是很重要的，一个成功的数据库设计方案应该将用户的需求充分融入其中，这样才能创建出一个能够有效完成所需功能的数据库。2．创建数据库Access提供了两种创建数据库的方法。一种是创建一个空白的数据库，然后向该数据库中添加表、查询、窗体、报表以及数据访问页等对象；另一种是利用Access提供的数据库向导快速地创建包含许多对象的数据库，然后向其中输入相关的数据。大学计算机基础Access部分首页1）使用数据库向导创建数据库在Access中，创建数据库最为实用和快捷的方式是使用“数据库向导”，它会按照用户的选择来创建所需的表、查询、报表等数据库对象以及数据库数据的显示风格。操作过程如下：启动Access2000，从启动对话框中选择“Access数据库向导、数据页和项目”单选按钮，然后单击“确定”按钮后即可启动数据库向导。在“数据库向导”的提示下继续操作，以确定各个表中所需的字段、屏幕的显示样式以及打印报表所用的样式。当向导收集了创建数据库所需要的全部信息时，将向新数据库中添加一些表、窗体和报表对象，并要求用户填写信息。此时，如果在“数据库”窗口的“对象”栏中单击“表”、“查询”或“窗体”，则会在对象列表框中看到由向导创建的各个数据库对象。大学计算机基础Access部分首页2）创建空白数据库在Access中，用户既可以使用每次启动时的“启动”对话框创建空白数据库，也可以使用菜单命令创建空白数据库。操作过程如下：启动Access2000，系统将自动显示“启动”对话框。用户可以在“启动”对话框中选择“空Access数据库”单选按钮并单击“确定”按钮，出现“文件新建数据库”对话框。在“文件新建数据库”对话框的“保存位置”、“保存类型”以及“文件名”框中分别选择或输入相应的值，然后单击“创建”按钮，即可在指定位置创建一个空白的Access数据库。大学计算机基础Access部分首页3．打开及关闭数据库当用户要使用已经建立好的数据库时，应首先打开它。当用户完成了对数据库的全部操作并且不再需要使用它时，应将其关闭。1）打开数据库打开数据库的方法有两种：一是在启动Access时使用“MicrosoftAccess”对话框来打开；二是通过“打开”命令打开。在不同的情况下可以使用不同的方法打开数据库。大学计算机基础Access部分首页2）关闭数据库关闭数据库的方法有以下三种：单击“数据库”窗口右上角的“关闭”按钮。双击“数据库”窗口左上角的“菜单控制图标”；或单击“菜单控制图标”，然后从弹出的下拉菜单中选择“关闭”命令。从“文件”菜单中选择“关闭”命令。大学计算机基础Access部分首页6.3表6.3.1表的概念6.3.2建立表6.3.3编辑数据6.3.4在表间建立关系大学计算机基础Access部分首页6.3.1表的概念表是Access2000数据库的对象之一，是用来存储数据的地方。数据表中的数据构成了数据库的基础，Access中的各种数据对象都建立在数据表的基础之上。一个表是由两部分组成的，一部分反映了表的结构，一部分反映了表中存储的记录。Access2000为表安排了两种显示窗口：设计视图窗口和数据表视图窗口。设计视图窗口用于显示和编辑表的字段名称、数据类型和字段属性。数据表视图用于显示、编辑和输入记录。大学计算机基础Access部分首页6.3.2创建表常用的创建表的方法有：使用向导创建表通过输入数据创建表使用设计器创建表大学计算机基础Access部分首页1．使用设计器创建表使用Access提供的设计器，不但可以创建一个表，而且能够修改表的结构。1）打开数据库，在数据库窗口的“对象”栏中单击“表”。2）在数据库窗口右边的对象列表框中双击“使用设计器创建表”，出现表设计视图。3）在“设计视图”中定义表中的每个字段。4）如果需要，可以在窗口下部的“字段属性”栏内设置字段的属性。5）单击工具栏上的“保存”按钮。大学计算机基础Access部分首页2．使用向导创建表1）在要创建表的“数据库”窗口中选择“表”选项卡。2）单击“新建”按钮，弹出“新建表”对话框。3）在“新建表”对话框中选择“表向导”选项。4）单击“确定”按钮，弹出“表向导”对话框。5）在“表向导”对话框中，确定新表的类别，选择要使用的字段。6）确定表的名称以及是否由表向导设置主键。7）确定新表是否与当前数据库中的表存在关系。8）确定创建好新表以后是打开表的设计视图进一步修改表结构还是直接向表中输入数据。9）最后单击“完成”按钮，即完成新表的创建。大学计算机基础Access部分首页3．通过输入数据创建表Access2000允许用户先不创建表，而是通过输入一组数据，由系统根据输入数据的特点自动确定各个字段的数据类型和长度，从而创建一个新表。1）单击“对象”栏中的“表”。2）双击“通过输入数据创建表”，系统自动打开一个空表，各个字段的默认名称依次是“字段1”、“字段2”、“字段3”等。3）如果要对字段重新命名，双击字段名，然后输入所需的名称。4）将每种数据输入到相应的字段列中。5）输入完数据后，单击工具栏中的“保存”按钮，保存表时，Access将询问是否要创建一个主键。大学计算机基础Access部分首页4.设置主键字段主键（也可称为关键字）是用于惟一标识表中每条记录的一个或一组字段。Access2000建议为每个表设置一个主键，这样在执行查询时用主键作为主索引可以加快查找速度；还可以利用主键定义多个表之间的关系，以便检索存储在不同表中的数据。给表设计了主键后，为了确保惟一性，应该避免任何重复值或Null（空）值进入主键。在Access2000中可以定义3种主键：自动编号、单字段和多字段。大学计算机基础Access部分首页6.3.3编辑数据Access2000数据表中的数据都是以记录的形式保存的。通过对表中记录的操作，可以对数据进行查找、复制、删除以及其他的一些相关操作。常用的操作有：6．查找记录7．替换记录8．排序记录9．筛选记录1．添加记录2．编辑记录3．删除记录4．保存记录5．记录定位大学计算机基础Access部分首页6.3.4在表间建立关系在Access数据库中为每个主题都设置了不同的表后，有时还要将这些表中的信息合并在一起。为了实现这个