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第4章文字处理软件Word人民邮电出版社Word的主要功能(1)文字编辑功能:可以进行输入、修改、删除、移动、复制、查找、替换等操作。(2)文字校对功能:可以进行拼写检查、自动更正、英文语法检查等操作。(3)格式编排功能:可以进行字体格式、段落格式及页面格式的编排操作。人民邮电出版社Word的主要功能(4)图文处理功能:可以绘制和插入图形、图片、艺术字等,可以编排出图文混排的版式,还能设置三维效果。(5)表格绘制功能:可以创建或修改表格,可以将文字转换为表格,也可将表格转换为文本。word概述Word是文字处理软件,所见即所得1、Word的启动与退出(1)启动在桌面上双击Word图标(2)“开始”—“程序”—“MicrosoftWord”(3)双击某个使用Word2003创建的文档,系统会自动启动Word2003,并打开该文档。2.退出word2003(1)双击word2003窗口左上角的控制菜单图标“”。(2)使用【文件】菜单下的【退出】命令。(3)直接单击word2003的标题栏右角的关闭按钮关闭当前文档,Word应用程序仍然运行退出Word应用程序人民邮电出版社4.1.2word2003的窗口组成启动Word2003后的窗口如下图所示,中间的白色区域为正文编辑区,此时鼠标呈“Ⅰ”状称为插入点,说明现在的状态为编辑状态,可以输入文本。人民邮电出版社•工具栏工具栏位于菜单栏的下方,它用图标按钮来代替菜单栏中常用的命令,单击图标按钮可以方便快捷地完成相应的操作。常用的工具栏有三类:“常用”工具栏,“格式”工具栏和“绘图”工具栏。人民邮电出版社4.2文档的基本操作4.2.1建立一个新文档1、建立一个新文档,有三种方法:1)在直接启动Word时,屏幕窗口中总是自动建立一个新的文档(暂命名为“文档1”)2)单击常用工具栏上的“新建空白文档”按钮人民邮电出版社3)单击“文件新建”命令,弹出“新建”对话框,在模板中选“空白文档”图标,单击“确定”按钮。人民邮电出版社2、创建新模板模板:就是预先设置好的固定版面格式的文档(.dot文件)。例如我们新建了多个样式,可以保存到模板文件里。采用“另存为”保存模板。人民邮电出版社文档的排版模板一般文档模板的作用是为了方便你的工作,从模板中选择类型就可以。模板向导人民邮电出版社调入模板•“文件”—“新建”人民邮电出版社3、保存和关闭文档用户在文档中输入或修改的内容是存放在内存中的,一旦关机将全部丢失,因此应注意保存当前工作的文档。将文档保存在磁盘上可以长期保留以备后用。Word2003默认的文档扩展名为.DOC人民邮电出版社1.新文档的保存人民邮电出版社1)保存一个已命名的文档,可以使用保存按钮或者【文件】菜单下的【保存】命令来实现。2)为了防止突然断电和其他故障,可以设置自动保存文档功能:选择【工具】菜单的【选项】命令,在“选项”对话框的“保存”标签中选定自动保存的时间间隔,默认的时间间隔为10分钟。2.已命名的文档的保存4.2.4文字与符号的输入1.文字的输入在文档窗口中,用户可以在插入点“︱”处输入文档的内容。按回车(Enter)键可换行另起一段,回车键表示该段落的结束。按Delete键可删除插入点“︱”右边的字符,按Backspace退格键删除左边的字符。编辑键或光标移动键在Word中的作用见下表。人民邮电出版社移至文尾Ctrl+End下移一屏PgDn下移一行↓移至文首Ctrl+Home上移一屏Pgup上移一行↑右移一个句子Ctrl+→移至行尾End右移一个字符→左移一个句子Ctrl+←移至行首Home左移一个字符←移动结果编辑键移动结果编辑键移动结果编辑键表3.1编辑键或光标移动键在编辑中的作用人民邮电出版社若要插入文字,直接在插入点键入即可。要注意当前应处于插入状态,此时状态栏中的“改写”框字迹暗淡,否则为改写状态。按“Insert”键或双击状态栏中的“改写”框可以在两种状态间切换。在插入状态下键入文字后,原有的文字随之后移;在改写状态下键入的文字将替代原来的文字。人民邮电出版社键盘上不能直接输入的特殊符号:选择“插入”—“符号”或“特殊符号”,在打开的“符号”对话框中找到相应的符号,然后单击“插入”按钮或双击该符号,即可在文本插入点处插入该符号。2.插入符号•在文档中,除了用键盘输入字母、数字、汉字和一些标点符号外,还可以在文档中插入word提供的一些特殊符号或字符。图3-5符号对话框图3-6特殊符号对话框人民邮电出版社4.2.5打开文档1.使用“打开”命令打开文档【文件】→【打开】命令还可以选择“常用”工具栏中的“打开”按钮“”,人民邮电出版社2.打开最近使用过的文档对于最近使用过的文档,可在word窗口中【文件】菜单底部的列表中选择并打开,见下图:人民邮电出版社如果文件菜单中没有显示最近使用的文档列表,可按以下方法添加:单击【工具】菜单→【选项】命令,在“常规”标签中选中“列出最近使用文件数”复选框,并选择要在“文件”底部显示的文件数(0-9个)。使用【开始】菜单中的【文档】命令打开文档:单击【开始】菜单的【文档】命令将显示最近使用过的文件列表(0-15个)。人民邮电出版社4.2.6文档的显示模式Word提供了多种显示文档的模式(视图),每一种模式都具有各自的特点,灵活地应用它们可以更有效地编辑、阅读文档。人民邮电出版社普通视图•注重文字格式,简化页面布局只显示字体、字号大小、字形、段落缩进以及行间距等最基本的文本格式,不显示页眉页脚、图形或其它对象。人民邮电出版社页面视图页面视图是Word中最常用的视图之一。它按照文档的实际效果显示文档,具有“所见即所得”的效果。人民邮电出版社大纲视图的分级控制大纲视图用于显示文档的全部目录,如章、节、标题等。利用大纲视图显示的工具栏,可更方便地调整文档的结构,可以通过折叠和展开文档查看文档。可展开正文人民邮电出版社Web版式视图编辑窗口将显示文档的Web布局视图。此时的显示,与浏览器打开该文档时的画面一样。Web版式视图是在屏幕上显示和阅读文档的最佳效果。人民邮电出版社•切换视图–使用“视图”菜单–单击“视图”按钮比例显示全屏显示4.3文本操作Word沿袭了Windows“先选后做”的操作风格,即先选择操作对象,再执行相应的操作。3.3.1选取文本1、用鼠标选取文本将鼠标移到要选取范围的起始位置,按住鼠标左键不放并拖动到所要选取范围的结束位置为止。用鼠标选定文本的操作方法详见如下:人民邮电出版社表4.2用鼠标选定文本的操作方法文本的选取•用“文档选定区”选取文本将鼠标定位在文档编辑区的最左侧——文档选定区–单击可选取一行文字;–双击可选取一段;–三击则可选取全文。–拖动鼠标可选取连续的若干行。人民邮电出版社2、用键盘选取文本Shift+光标键表3.3用键盘选定文本的方法4.3.2编辑文本选定文本块之后,就可以对它们实施操作了。1.删除文本•按Delete键或使用【编辑】→【清除】命令,可直接删除选定的文本。•若要把删除的文本块放到Windows的剪贴板上,可以使用“剪切”按钮“”,或者【剪切】命令。2.移动与复制方法一(用鼠标):移动:将鼠标指针移向选定的文本块,当指针变为指向左边的箭头时,拖动鼠标至目的地。复制:在移动鼠标时要同时按住Ctrl键。此时鼠标指针处出现一个“+”号,可以形象地理解为该操作对象又被“增加”了一份。方法二:使用“剪切”、“复制”和“粘贴”命令。通过剪切板进行操作。3.撤消与恢复操作过程中,如果对所做的工作不满意,可单击“常用”工具栏上的“撤消”按钮“”恢复到原来的状态,而且可以撤消最近进行的多次操作。撤消最近一步操作–选择“编辑”—“撤消”–或单击“撤消”按扭–也可以使用组合键Ctrl+Z进行撤消•恢复执行完一次撤消操作后,又想恢复“撤消”操作之前的内容–选择“编辑”—“恢复”–或单击“恢复”按钮。–使用组合键Ctrl+Y进行恢复。人民邮电出版社4.3.3查找与替换要对长文档中多次出现的某一字、词甚至特殊字符作修改,使用Word的“查找”、“替换”功能可以化繁为简。人民邮电出版社查找与替换“编辑”菜单→替换人民邮电出版社4.3.4字符的格式化1.使用工具按钮进行格式化(1)“格式”工具栏字体字号(大小)字体修饰“字体”框:默认的字体和大小为:宋体五号“格式”—“字体”,在打开的“字体”对话框中进行设置,并在“预览”框中同步观察到相应的设置效果。预览框“字符间距”标签:用来设置字符之间的间距及位置。间距有:标准、加宽、紧缩;位置有:标准、提升、降低;利用缩放百分比可进行字符的缩放。(2)“其他格式”工具栏突出显示着重号双删除线拼音指南合并字符带圈字符2.使用菜单命令进行格式化(3)使用“格式刷”复制4.4段落操作•段落:编辑时,按下【Enter】键就产生一个段落。•段落标记:段落的结尾处用于表示段落结束的标记。段落标记4.4.1段落的格式化段落的格式化包括对齐与缩进、行距与段距等。如果要对一个段落设置格式,只需将插入点置于该段落之内;倘若要对多个段落操作,首先应该选定这些段落。1.段落的对齐段落的对齐方式有五种:两端对齐、居中、左对齐、右对齐和分散对齐,默认的对齐方式为两端对齐人民邮电出版社2.段落的缩进(1)使用缩进标记在水平标尺上有四个缩进标记:左缩进、悬挂缩进、首行缩进和右缩进★首行缩进:首行相对于左页边距的距离。★悬挂缩进:形状为正三角形,可以控制段落中首行以外的其他行的起始位置。★左缩进:形状为矩形、控制段落左边界缩进的位置。★右缩进:拖动该标记,控制段落右边界缩进的位置。左缩进首行缩进悬挂缩进右缩进缩进设置只对当前段有效左页边距左缩进首行缩进悬挂缩进右缩进右页边距人民邮电出版社3.行间距、段间距设置行间距与段间距•行间距:指行与行之间的距离,•段间距:两个相邻段落之间的距离,分段前与段后两种间距。段前段后段内行距人民邮电出版社首字下沉为了使文章具有突出效果,可以在文章的开始使用首字下沉。使用菜单栏中“格式”→“首字下沉”菜单命令,打开“首字下沉”对话框人民邮电出版社添加边框和底纹通过为段落添加边框和底纹,可以达到一些特殊的效果。人民邮电出版社人民邮电出版社4.4.2分栏分栏是编辑报纸、杂志时常用的方法,将整个或部分文档设置成报刊样式的栏格式,可以使版面更生动、更具有可读性。人民邮电出版社方法:选定要分栏的内容,使用菜单栏中“格式”→“分栏”菜单命令,打开“分栏”对话框进行相关设置。人民邮电出版社2.分隔符的使用Word2003提供的分隔符有3种:分页符、分栏符和分节符。分页符用于分隔页面,分栏符用于多栏排版,分节符用于划分章节。人民邮电出版社(1)分页符自动分页:人工分页:人工分页是一种强制分页的手段,使用在文档没有占满一页,却必须分页的特殊情况。方法:将光标置于要成为新的一页的内容的开头处,按组合键“Ctrl+Enter”或使用菜单“插入”→“分隔符”。人民邮电出版社“分节符”有四种类型:★“下一页”:表示分节符后的文档从新的一页开始显示。★“偶数页”与“奇数页”:表示分节符后的文档从偶数页或奇数页开始显示。★“连续”:表示分节符后的文档与分节符前的文档在同一页上显示,一般选择该选项。若要删除分节符,将插入点定位在分节符处(或选中分节符)。按Delete键即可2.分节符节是文档中可以独立设置某些页面格式选项的部分。4.5表格表格由一系列彼此相连的小方框组成,每一个方框称为“单元格”;单元格中可以填入文字、数字和图形等数据信息。表格以实线(或虚线)表示,约定横为行、纵为列。表格:由能够填入文字、数字及图形的单元格构成的行与列组成。表格处理制作表格的一般步骤:创建和制作空表格编辑表格内容修改表格结构设置表格格式,美化表格打印输出表格创建表格创建表格的常用方法:–“插入表格”–“绘制表格”创建表格前–确定表格的行数和列数–将插入点定位于添加表格的位置图3-31表格模板示例图3-32“插入表格”对话框编辑表格内容•在表格中输入文本,实际上就是在单元格中输入
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