第七讲：档案的整理

案卷整理程序1、收集把本年度应归档的文件材料收集齐全。确定归档范围，剔除不归档的文件材料2、分类立卷分年度（不同年度的文件要分清）→分类别（按组织机构或问题分类）→分级别（本身、上级、同级、下级不同来源的文件要分开）→党政文件要分别组卷,绝密文件要单独立卷3、组卷按内容特征为主的六个特征进行组卷。组卷过程中要把永久、长期、短期三种保管期限的文件分开立卷。内容特征：是把同一内容的文件组合成卷作者特征：是把同一作者的文件组合成卷名称特征：是把同一名称的文件组合成卷通信者特征：是把本机关在一年内同某一机关为一个或数个问题的来往文书立成案卷地区特征：是把反映某一地区的文件组合成卷时间特征：是把同一个年度或同一个时间的文件组合成卷4、卷内文件排列：系统地反映卷内文件内容↓5、拟定案卷标题：标题要准确、简练、通顺↓6.、复查：案卷立好以后，对组卷、标题、保管期限划分等进行一次全面的复查↓7、编目：1）编页号、按页编号，卷筒页算一张，编在右上角2）填写卷内目录；3）填写备考表8、装订成册：装订一边和下边取齐，纸张不能超出卷皮，用棉线三针法↓9、填写卷皮封面，要用毛笔或钢笔↓10、案卷排列，抄写案卷目录立卷方法的改革2000年12月6日颁布《归档文件整理规则》提出了完全不同于传统立卷方法的文件级整理方法，以“简化整理、深化检索”为宗旨。注意：《归档文件整理规则》是作为国家推荐性的行业标准颁布实施的，不是强制性的行政规章。济南市归档文件整理办法1、分年度：归档文件一般放在形成年度（文件落款时间）。特殊情况的文件，如：请示与批复放在批复年度；跨年度规划、总结放在形成年度；跨年度的会议文件放在闭幕年；非诉讼案件放在结案年。↓2、分件：一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，原件与复制件为一件，转发件与被转发件为一件，会议记录一次会议为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件；介绍信以若干份（不超过8份）作为一件；来文与复文分别作为一件，复文在前，来文在后集中排列。↓3、装订：装订以“件”为单位进行，去掉文件金属装订物后，采用档案专用装订机或三孔一线方法，用棉线在文件左上角或左侧装订。短期保存的文件，装订方式由各单位自行确定。↓4、盖归档章：对每份文件，在首页右上角空白处盖归档章；如首页右上角已被占用，可以将归档章盖在首页上方的其他空白位置，首页确无位置时，可在文件首页前另附一张白纸（采用A4型60克以上纸张，裁成与文件等大），将归档章盖在白纸右上角。↓全宗号年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号归档章5、划分保管期限：按照本单位档案保管期限表及国家档案局机关档案保管期限的规定，给每份文件划定保管期限。↓6、分类：按年度——保管期限进行分类，即先分年度，再分保管期限。分类方案一经确定，应在分类、排列、编目、排架中保持一致。↓7、排列：按照分类方案的分类层次和属类顺序对文件进行排列。排年度：全宗内，按年度排列；排保管期限：年度内，按永久、长期、短期分别排列。同一保管期限内，按综合部门（办公室、秘书处、综合处等）、政工部门（组织处、人事处、劳工处、老干部处等）、法规部门、业务部门的机构顺序排列，同一事由的文件按形成时间排列。机构如有变动，在机构变动年度调整机构顺序、名称。↓8、编号：按照文件的排序编号。同一年度、同一保管期限内跨机构编号，并填写归档章各项目：包括全宗号、年度、保管期限、机构（此项为选择项）、件号、页数等。（1）全宗号：全宗号是档案馆给立档单位的代号。（2）年度：填写文件的归档年度，以四位阿拉伯数字标注。（3）保管期限：填写归档文件的保管期限代码，永久填写“001”、长期填写“002”、短期填写“003”。（4）机构：填写该份文件的承办机构名称。（5）件号：归档文件的排列顺序号，包括室编件号和馆编件号两种，其中室编件号应在同一年度、同一保管期限内从“0001”开始跨机构逐件流水编号，用铅笔填写；馆编件号暂时不填；（6）页数：每一件归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。文件的末张页码数值与实际页数不符的，应以实际页数为准，文件前所附白纸不计入文页数。9、编制归档文件目录：归档文件必须依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录用A4型60克以上白纸打印，一式两份（本单位留存1份，随档案进馆1份），按年度——保管期限装订（进馆目录只装永久、长期两种目录）。目录数据存盘备用。自执行本方法年度起，原来的案卷目录、全引目录、专题目录、文号索引，未满册的装订成册，不再接续。归档文件目录、专题目录、文号索引另起新册。档号责任者文号题名日期页数备注归档文件目录档号：填写格式为：全宗号—年度—保管期限—室编件号，采用阿拉伯数字填写，全宗号为四位，年度为四位，保管期限为三位，室编件号为四位，如0001—2003—001—0001；责任者：制发文件的单位或个人，即文件的发文机关或署名者；文号：文件的发文字号；题名：文件标题，没有标题或标题不规范，需自拟标题，外加[]号；日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20030312；页数：该份归档文件的总页数；备注：文件需要说明的情况。10、装盒：将归档文件按室编件号顺序装放入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。（1）档案盒封面：需标注全宗名称，刻制全宗名称章，用黑色印油盖在档案盒封面双横线上方。档案盒外形尺寸为310X220nmi（长X宽），盒脊厚度为40cm。根据摆放位置的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限（填写保管期限代码）、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（2）备考表：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。原档案盒不再使用。11、上架排列：归档文件整理工作结束后，按照全宗、年度、保管期限顺序集中排列。排列方法应统一，前后保持一致。原来的案卷，按全宗、保管期限、年度顺序集中排列。一、传统立卷方法的优点1、保持了文件之间的有机联系，使之排列有序2、便于对档案实体的管理3、使单份文件不易散失、磨损二、传统立卷方法的缺点1、主观随意性大，案卷质量难以保证2、不适应计算机管理的需要3、对档案的利用、开放、保密、鉴定和销毁工作也有影响三、新方法的优势1、简化了工作程序，避免了人为因素造成组卷的主观随意性2、管理程序设计简单，能够快速、准确地进行文件级检索‘3、能够适应随办随归、文档一体化管理的需要四、新方法的不足之处1、保管单位大幅度增加，整理、清点时工作量加大。2、单份文件的磨损问题比原来突出。3、档案有机联系的特点将淡化。1、档案编号体系的转换全宗号——案卷目录号——案卷号→全宗号——年度——保管期限——件号2、档案目录编制的简化卷内目录、案卷目录、全引目录→归档文件目录只设文件级目录；各门类档案之间编制目录的方法应统一；由原来的手工编制目录转变为计算机编制目录。“一事一件”档案整理中有关具体问题的处理3、应在同一进馆范围内统一使用软件，统一著录项目4、文件信息著录时，要将每一份文件的题名、责任者、文号、日期、页数、件号等准确无误地输入计算机，以便日后查找利用。如果文件标题不能概括文件内容，应在原标题后自拟或补充标题，并加“[]”加以区别。如“xx市档案局关于转发x档[2005]180号文件的通知，应重拟标题并抄录为“xx”市档案局关于转发[xx省档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见]的通知”。有些归档文件的附件独立性强，如正文公布实施意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明，如果只抄录正文题名，可能会造成漏检，可在正文题名后抄录附件题名，附件题名外加“（）”，如“关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）”。如果文件题名过长，超过规定的120个字节（60个汉字），需进行简化，并在备注栏注明。如果是会议材料、报表、内部信息等成套文件，则每一份文件都要作一件输入。5、文件之间的有机联系无法从文件表面的信息反映出来时，要通过深层次著录解决。当利用者需要了解某一活动的全过程或需要以具有密切联系的档案来作证某一单份文件时，如果从文件的名称上反映不出文件之间的联系，计算机就无能为力了。因此，对一些会议、经济项目等重大活动形成的文件归档时，在著录过程中要加以统一的标注，通过计算机的检索形成虚拟的案卷，如xx工作会议文件之一：xxx同志在会议开幕式上的讲话；情况反映第三期：xxx贪污犯罪情况的内部通报。6、文件归档时间的确定印件与定稿、原件与复制件、来文与复文等可作为一件，应以装订时排在前面的文件的日期判定“件”的日期。8、同一事由的文件排放在一起要尽量体现先后顺序或按事情办理过程（时间）顺序排列，或按文件的重要程度排列，反映归档文件之间的历史联系，体现事情的前因后果，这样才能更好地满足利用者的利用需求。7、传真的归档：传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。9、特殊情况下需要把固定格式的多份文件装订在一起视为一件一些具有统一名称、固定格式、相近内容且文件页数很少的表格式的文件，如退休人员审批表、先进人员登记表、工资审批表等，可几件装订在一起视同为一件，但为了减少重复性的工作并同时满足检索准确性的要求，要在“人名、机构索引”著录项中录入文件所确切针对的人名、机构。但此方法不适用于会议记录、纪要等文件。如此类文件实体有排列在一起的需要，可装订在一起，封面加盖起止件号章，并分别输入计算机管理。10、文件在运转过程中一般都附有文件阅办单。有的阅办单有领导的重要批示（或签批条），它真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件，归档章应加盖在阅办单上，编页号也要从阅办单（或签批条）开始。11、在实行“随办随归”制度的机关。如何确保同一事由的归档文件排列在一起？一般情况下，同一事由的归档文件应该在事由办理完毕后收集齐全，再归档保存，以保证排列、编号后同一事由的文件排在一起。但实行“随办随归”时，如在某次会议结束之后，将需要归档的文件按随办随归的要求，进行了排列、编号、编目等工作，从而确定了文件的排列顺序和位置，并移交档案部门。会议结束后间隔一段时间又形成了会议纪要，此时文件归档的补救办法是按自然顺序排序进行编号，并在归档文件目录中该文件条目的备注中标注与前述文件的联系。